Hirdetés
Hirdetés
Kezdőlap Menedzser Akadémia Időgazdálkodás - Rohan az idő

Időgazdálkodás – Rohan az idő

Nincs rá időm, be vagyok havazva, 24 óra is kevés a feladataim ellátásához, nem érem utol magam, elsodornak a határidők, időzavarban vagyok stb. Gyakran kényszerülünk a magán és az üzleti életben ilyen és hasonló magyarázatokra, mentség-keresésre.

A felgyorsult, globalizálódó világban a korábbinál is nagyobb kincs életünk egyik meg nem újuló erőforrása, az idő. Nem véletlen, hogy az elmúlt 20-30 esztendőben az időgazdálkodás a menedzser tudományokban és a gyakorlati üzleti életben kiemelt jelentőséget és szerepet kapott, s talán alig van olyan üzletember, valamint más területeken dolgozó vezető és beosztott, aki ne vett volna részt időgazdálkodási tanfolyamon, tréningen. Ez az a „gyakorlat”, amelyet sohasem lehet teljesen elsajátítani, befejezni, inkább mindig javításra, csiszolásra szorul.

Egyszerre nem megy

Az idő elvont fogalom, meghatározásával sokan kísérleteztek már. Einstein szerint „az időnek egyetlen oka van: minden nem történhet egyszerre.” Az idő alapeleme az esemény, tehát – számunkra – az események egymásutánja. Mindezek adott ütemben és sorrendben követik egymást életünkben. Sok esetben persze arra kényszerülünk, hogy egyszerre, párhuzamosan több tevékenységet is végezzünk, ezt nevezzük egyidejű, többes feladatoknak (multitasking), amelynek során szinte lehetetlen minden feladatot százszázalékosan teljesíteni.

Mi az időgazdálkodás?

Az időgazdálkodás az életminőség javítását célzó alapelvek, gyakorlatok, készségek, eszközök és rendszerek egy olyan csoportja, amelynek összetevői együttműködve segítenek abban, hogy több értéket hozzunk ki időnkből. Egyszerűbben fogalmazva az időgazdálkodás önmagunk jobb menedzselését jelenti.

Megadja annak az esélyét, hogy eldönthessük mire fordítjuk ezt az értékes erőforrást, és segít abban, hogy megszervezzük és megtanuljuk, hogyan töltsük el időnket.

Az időmenedzseléssel összefüggő néhány fontosabb készségbe beletartozik a tervezés, a fontossági sorrend megállapítása, a célok megállapítása, ütemterv kialakítása és a munka mennyiségének irányítása.

A hatékony időgazdálkodás lényege az, hogy minél több olyan tevékenységet végezzünk, amelyek bár nem sürgősek, hosszú távú céljaink szempontjából fontosak. Mivel ezek gyakran olyan” befektetésként” jelentkeznek, amelynek nincs azonnali megtérülése (szakmai fejlesztés, tanulás, fizikai vagy testi erőnlét karbantartása, üzleti kapcsolatok fejlesztése stb.), általában „nincs rá időnk”.

Prioritás. Ami a legfontosabb

Mérhetően túl sok időt fordítunk mellékes, „fontostalan” tevékenységekre, melyek hatása a sikerre igen csekély. Mindenekelőtt próbáljuk meghatározni, melyek azok a – céljaink elérése szempontjából legfontosabbnak ítélt, de nem feltétlen sürgős – feladatok, amelyekre mindenképp időt kell majd fordítanunk, mert a céljaink elérése szempontjából kulcsfontosságúak.

Mindnyájunknak van valamiféle éves, havi, heti, napi időbeosztása, időterve, de távolról sem biztos, hogy jól gazdálkodunk az időnkkel. Sokan készítenek heti, napi teendő listát (to do list), s azután meglepődve tapasztalják, hogy a kitűzött feladatoknak, teendőknek csak egy töredékét sikerült megvalósítani. S a teendők csak halmozódnak, hasonlóan az időhiány vagy a rossz időgazdálkodás miatt el nem végzett feladatokhoz. Hozzá kell szokni ahhoz, hogy bármennyire is hatékonyan szervezzük meg a munkánkat, akkor sem lesz elég időnk minden feladatot végrehajtani.

Miután egy nap mindenki számára (sajnos) csak 24 órából áll, s illene valahogy megteremteni a munka és a magánélet egyensúlyát is, érdekes áttekinteni és alkalmazni néhány időgazdálkodási módszert és technikát. Nincs más megoldás, mint az elsőbbséget, prioritást élvező és igénylő teendők folyamatos meghatározása.

A prioritások meghatározásánál a következő lépéseket célszerű követni:
  1. a célok definiálása
  2. a feladatok összegyűjtése
  3. fontosság szerint sorba rendezés
  4. sürgősség szerint sorba rendezés
  5. a prioritások végső meghatározása
  6. az időigény meghatározása
  7. az időkeret meghatározása

Sürgős és/vagy fontos?

Mindenek előtt a feladatok és a teendők közül szét kell választani a sürgőset és a fontosat. A különbség a kettő között, hogy a sürgős azonnali figyelmet követel. A fontos dolgok is nélkülözhetetlen feladatok, és komoly következményük lehet, ha nem végzik el, azonban nem kell rögtön megcsinálni őket.

Szakértők szerint az időgazdálkodás első számú ellensége a sürgősség, mert az egyrészről a fontosság érzetét kelti, másrésztről elhomályosítja az itélőképességet.

Az úgynevezett Eisenhower mátrix (amelyet az USA egykori elnökéről neveztek el, aki foglalkozott ezekkel a kérdésekkel) azt javasolja, hogy ami valóban sürgős és fontos (válság, hatáidős feladatok, nyomasztó ügyek, halaszthatatlan megbeszélések, stb.), azt amint lehet, végezzük el. Ami fontos, de nem sürgős (például üzleti kapcsolatok ápolása, tervezés, felkészülés), azt tervezzük be.

A sürgős, de nem fontos teendőket (például bizonyos jelentések elolvasása, beérkező üzenetek azonnali megválaszolása) lehetőleg csökkentsük, a végrehajtást pedig az ésszerűség határain belül delegáljuk munkatársainknak. Ebbe a körbe tartoznak a megszokáson alapuló feladatok.Végül pedig a nem sürgős és a nem fontos teendőket hagyjuk el. Ne töltsünk időt pletykák meghallgatásával, felesleges tévézéssel vagy éppen a céltalan kóborlással az interneten.

Kulcsszerepben a tervezés

A hatékony időgazdálkodás a jó tervezésen alapul, amely napi elemzéssel kezdődik, s megmutatja, melyik intézkedés mennyi időt vett igénybe, s ez lehetővé teszi a legmegfelelőbb terv kidolgozását. A tervezés során érdemes kiemelni a sürgősségük által kitűzött célokat.

Akkor hatékony a tervezés, ha csak azokat a feladatokat foglalja magában, amelyekkel egy személy valóban képes megbirkózni. Érdemes megjegyezni, hogy nem csak személyes, egyéni, hanem szervezeti, vállalati időgazdálkodás is létezik. Ez utóbbi sokkal bonyolultabb, mint az egyéni időtervezés és nem azonos egyéni időgazdálkodási tervek „összegével”.

E-mail praktikák

A hatékony időtervezéssel és az időgazdálkodással kapcsolatban érdemes külön is foglalkozni az emailek olvasásával és írásával. Sok időgazdálkodási szakember szerint reggeli időszakunk egyik legrosszabb időtöltése az email olvasás. Több felmérés jutott arra a következtetésre, hogy a hatékony vezetők soha nem olvasnak reggel emailt! Miért?

  • mert átveszik az irányítást. A legtöbb email valamilyen feladatot generál. Még akkor is, ha nem a főnöktől, vagy nem az ügyféltől kapjuk. Ha a reggeli időszakunkat (amikor egyébként aktivitásunk magas fokon áll) átadjuk a mások által kijelölt feladatoknak, akkor döntően azzal fogunk foglalkozni, ami másnak fontos, nem pedig azzal ami nekünk.
  • mert felbosszanthatnak. Bármikor kaphatunk olyan levelet, amelyet hazugnak, igazságtalannak tartunk. Ez azonnal felbosszantja a legtöbbünket. Mivel a hangulatunk hatással van a teljesítményünkre (ráadásul az egész napi hangulatunkat a reggelünk befolyásolja a leginkább), ezért könnyű belátni, hogy miért” veszélyes” reggelente email olvasással kezdeni a munkanapot
  • mert elviszik az időt. Még ha hatékony időgazdálkodási módszereket követünk is, akkor is igen sok időt vehet el a jelentéktelen emailek olvasása.

Az emailekkel egyébként célszerű óvatosan bánni, nem csak reggel. Az elektronikus levelek olvasása egyes kutatások szerint az alkoholhoz és a cigarettához hasonló függőséget okozhat. Ha ebbe beleesünk, akkor állandóan megszakítjuk a munkánkat, jelentősen csökkentjük hatékonyságunkat. Mikor olvassunk akkor emaileket? Lehetőleg délelőtt, kora délután és a munkavégzés befejezése előtt. Érdemes azonban megjegyezni, hogy ezen a területen sincsenek “aranyszabályok”, csak javasolni lehet, hogy mindenki alakítsa ki egyéni email olvasási szokásait, időrendjét.

Időrabló tevékenységek

Figyeljünk oda a munka közbeni az úgynevezett időrabló tevékenységekre is. Ezek közül csak példaként említhetőek az sms-ek, a a magántelefonok fogadása és kezdeményezése, a facebook böngészése, a parttalan értekezletek, a mások helyett elvégzett munkák, munkatársaink váratlan betoppanása csevegési céllal, otthoni dolgok és problémák munkahelyről történő megbeszélése, és a sort mindenki hosszan tudná még folytatni.

Az időrablók és az időrabló tevékenységek azért jelentenek gondot az időgazdálkodásban, mert megakasztják gondolkodásunkat, a munkánk folyamatát.

A “rablótámadás” után újra fel kell építenünk gondolatmenetünket, cselekvéseinket. Mit tehetünk az időrablókkal? Mindenek előtt építsük le, zárjuk ki a felesleges kommunikációt, a munkahelyi pletyka-csevegést és tudjunk nemet is mondani az “időrablóknak”. S amennyiben nem feltétlenül szükséges, ne hívjunk össze értekezletet. Ha ez mégis szükséges, akkor határozzuk meg minden napirendi pont tárgyalási idejét, nemkülönben az egyes hosszászólások percben kifejezett hosszát.

Vezetői célok

Patrick Forsyth

A hatékony időgazdálkodási téma egyik nemzetközileg elismert szakembere, Patrick Forsyth szerint, jó időgazdálkodás révén egy vezető a következő célokat érheti el:

  • képes lesz nagyobb hatékonysággal, hatásfokkal és eredményességgel működni
  • könnyebben tud összpontosítani
  • nagyobb valószínűséggel éri el kitűzött céljait
  • nagyobb valószínűséggel tud hosszú távon fejlődést elérni a munkában
  • több örömre és megelégedésre tesz szert a tevékenységeiben
  • jobban tudja összeegyeztetni az otthont, a családot, és a munkahelyi kötelezettségeit

Néhány „fogás”. Igen, fontos a nem!

Mindenkinek megvannak a jó és kevésbé jó szokásai, módszerei az időgazdálkodásra, van azonban számos általános, a gyakorlat által visszaigazolt jó tanács, amelyeket nem felesleges figyelembe venni. Ezek közül érdemes kiemelni:

  1. feladatlista rendszeres készítése tematikusan és fontossági sorrendben
  2. a naptárat naprakészen kell tartani, megjelölve az egyes feladatok becsült időszükségletét is
  3. a kétperces szabály alkalmazása (ha 1 másodperc mérlegelés alatt kiderül, hogy 2 percnél kevesebb ideig tart elvégezni az adott feladatot, akkor azt azonnal meg kell csinálni)
  4. a heti teendők átgondolása vasárnaponként
  5. napi feladat-tervezés. Bevált módszer, hogy a következő napi feladatokat, időbeosztást előző este tervezzük meg.
  6. minden megbeszélésre célirányosan tudatosan kell felkészülni
  7. a reggel és a délelőtt frissességének kihasználása. A tapasztalatok alapján a reggeli és a délelőtti időszak az egyik legértékesebb szellemi szempontból, ekkor tudunk a leghatékonyabban dolgozni. Munkapszichológusok szerint az ébredést követő második órától kezdve két és fél órán át teljesítünk a legjobban. Ebből következik, hogy a legnehezebb és a legfontosabb elintéznivalókat érdemes ezekre az órákra hagyni.
  8. kevesebb emailezés napközben
  9. holtidők kihasználása (például könyvolvasás vagy zenehallgatás autóbuszon, villamoson)
  10. 80-90 percenként kisebb munkaszünetek beiktatása
  11. ne vesszünk el a részletekben
  12. tanuljunk meg nemet mondani
  13. rendszeres mozgás, lehetőleg napi nyolc óra alvás
  14. a célok és a feladatok újragondolása, ha az eredményesség és a hatékonyság csökken

Dr. Gonda György vezetési tanácsadó Certified Management Consultant (CMC) változáskezelés, kommunikáció AzÜzlet.hu
dr. Gonda György

Az időgazdálkodás természetesen nem csodaszer, de arra igencsak jó eszköz, hogy határidőre elkészüljünk a feladatainkkal, csökkentse a munkával kapcsolatos stresszt, növelje a célorientáltságot, rendszerezett gondolkodásra, önfegyelemre és hatékonyságra szorítson, és esetleg kevesebbet túlórázzunk munkahelyi és magán életünk jobb megszervezése nyomán. Az sem mellékes, hogy megtanuljuk a hasznos és a felesleges tevékenységeket elválasztani, így életünkre kisebb hatást gyakorol az idő nyomása. Ezen keresztül pedig hatással lehetünk a szervezeti, a vállalati időgazdálkodásra, ami viszont külön „tudomány”.

Dr. Gonda György, CMC

vezetési tanácsadó

Certified Management Consultant

Friss

Fel a felhőbe – új vállalatirányítási rendszerrel

A vállalatirányítási rendszerekre is kihatással van a hazai felhőinformatikai piac dinamikus bővülése. A rendszerek cseréjénél ugyanis több mint érdemes megfontolni az üzleti folyamatok felhőbe költöztetését. A folyamatról Balogh Pétert, az SAP Hungary szakértőjét kérdeztük.  

Borteszt: Irsai Olivérek – van, amelyik csak névrokon

Harsány muskotályos illatával az Irsai Olivér a nyár egyik kedvenc bora. A Magyar Ár-Érték Arány Kutató Egyesület* tesztelői 23 félét kóstoltak meg, és állítottak rangsorba. Érzékszervi vizsgálatukból kitűnt, számos Irsai Olivér elvesztette fajtajellegét, inkább csak névrokona társainak. Azaz csalódást okozhat a könnyed, de ízdús borok kedvelőinek.  Íme az eredmény. (Táblázat a cikk végén)

Újabb állami ingatlanok árverése

Újabb befektetési célú ingatlanokat tartalmazó, nagy értékű ingatlancsomagokat hirdetett meg a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt..

Kajszi lett a legpálinka – Márton mester életműdíja

A valószínűség számítás módszerét is alkalmazta az "Agrárminisztérium Pálinkája 2019" címmel jutalmazott pálinkafőző mester, Márton János, aki "Pálinka Életműdíj" elismerést is átvehetett nemrégiben.

Hírek

Földrengés rázta meg Athént

Rövid ideig tartó földrengés rázta meg pénteken kora délután Athén környékét - közölte az euromediterrán szeizmológiai központ.

Hőhullám. Itthon perzsel, nyugaton majd éget is

A jövő héten ismét hőhullám éri el Nyugat-Európát. Itthon a hét közepétől számíthatunk 30 fok feletti hőségre.

Vietnám. Oroszok vizsgálták a bebalzsamozott vezetőt

Közel ötven évvel a halála után orosz és vietnámi szakértők vizsgálták meg az egykori kommunista vezető, Ho Si Minh bebalzsamozott testét.

Pályázatírók hoztak milliárdokat a bűnbandának

Különösen jelentős vagyoni hátrányt okozó költségvetési csalás és pénzmosás miatt vádat emeltek egy bűnszervezet kilenc tagja ellen, akik 2,1 milliárd forintnyi jogosulatlan támogatást szereztek meg.

Kiotói gyújtogatás. Ellopták a novelláját – harminchárom halott

Ellopták a tettes novelláját, és ezért gyújthatta fel azt a kiotói filmstúdiót, amelynek lángoló épületében 33 ember lelte halálát, tíz pedig súlyosan megsérült - írta pénteken a japán sajtó.

Összefirkálták Prága jelképét

Feltételes szabadságvesztésre és pénzbírságra ítélték, továbbá ideiglenesen kitiltották Csehországból azt a két német turistát, akik graffitit fújtak a prágai Károly híd egyik pillérére.

Energiaitalok. Veszélyesek, de isszák

Évről évre jobban fogynak a cukros energiaitalok. Különösen a fiatalok körében népszerűek, noha túlzott fogyasztásuk komoly veszélyekkel jár.

Olimpiai felkészülés – Japán halálos vírusokat vizsgál

Ebolavírus-törzseket és négy másik halálos betegség vírusát importálja kutatási célokra Japán, hogy diagnosztikai eljárást dolgozzanak ki a jövő évi tokiói olimpiára és paralimpiára való felkészülés jegyében - jelentette be hétfőn a japán egészségügyi minisztérium.

Gyújtogatás. Sokan meghaltak a japán filmstúdióban

Harmincra emelkedett azoknak az áldozatoknak a száma, akik meghaltak...

Új kikötőépületet kap Szeged

Negyvennyolc férőhelyes kishajókikötőt alakítanak ki a Tiszán Szeged belvárosában, a beruházás a Partfürdő 300 millió forintból megvalósuló fejlesztésének része - közölte a város gazdasági alpolgármestere csütörtökön.

Falusi csok – fővárosi árak a vonzóbb településeken

Fővárosi lakásárak jellemzők azokon a településeken, ahol a legnagyobb az érdeklődés a falusi csok iránt.

Németország: mindenkit be kell oltani

Kötelező lesz a kanyaró elleni védőoltás Németországban, miután a kormány szerdai ülésén jóváhagyta az erre vonatkozó törvényjavaslatot - jelentette az ARD német közszolgálati televízió.
Hirdetés

Gazdaság

A G7-ek a facebookos valutáról

A G7-ek pénzügyminiszterei szerint destabilizációs veszélyt jelent a nemzeti devizákra és több más kockázatot is rejt a Facebook tervezett kriptovalutája, a Libra.

Szaúd-Arábia. Magyar segítséggel hajtanák be az áfát

Az áfacsalás elleni magyar találmányokat tanulmányozták a szaúd-arábiai adóhivatal vezetői Budapesten. A közel-keleti országban tavaly vezették be az általános forgalmi adót.

Hatvanmillió eurórért vesz OTP-kötvényeket az EBRD

Az OTP 500 millió eurós kibocsátásából 60 millió euró értékben vásárol kötvényeket az Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bank (EBRD).

Újra felragyoghat az arany

Év eleje óta szűk sávban mozog az arany árfolyama, jelenleg unciája 1415 dollárt ér, de hónapokon belül egészen 1600 dollárig drágulhat.

Lemondott az IMF éléről Christine Lagarde

Benyújtotta lemondását Christine Lagarde, a Nemzetközi Valutaalap (IMF) vezérigazgatója, mert az Európai Unió tagállamainak állam-, és kormányfői őt jelölték az Európai Központi Bank élére.

Tovább apadt a befektetési alapok vagyona

Júniusban 2,2 százalékkal, 137 milliárd forinttal csökkent a befektetési alapokban kezelt vagyon, a hónap végén a BAMOSZ-tagok együttesen 6213 milliárd forintot kezeltek - közölte a Befektetési Alapkezelők és Vagyonkezelők Magyarországi Szövetsége (BAMOSZ).
Hirdetés
Hirdetés