Időgazdálkodás – Rohan az idő

Nincs rá időm, be vagyok havazva, 24 óra is kevés a feladataim ellátásához, nem érem utol magam, elsodornak a határidők, időzavarban vagyok stb. Gyakran kényszerülünk a magán és az üzleti életben ilyen és hasonló magyarázatokra, mentség-keresésre.

A felgyorsult, globalizálódó világban a korábbinál is nagyobb kincs életünk egyik meg nem újuló erőforrása, az idő. Nem véletlen, hogy az elmúlt 20-30 esztendőben az időgazdálkodás a menedzser tudományokban és a gyakorlati üzleti életben kiemelt jelentőséget és szerepet kapott, s talán alig van olyan üzletember, valamint más területeken dolgozó vezető és beosztott, aki ne vett volna részt időgazdálkodási tanfolyamon, tréningen. Ez az a „gyakorlat”, amelyet sohasem lehet teljesen elsajátítani, befejezni, inkább mindig javításra, csiszolásra szorul.

Az idő elvont fogalom, meghatározásával sokan kísérleteztek már. Einstein szerint „az időnek egyetlen oka van: minden nem történhet egyszerre.” Az idő alapeleme az esemény, tehát – számunkra – az események egymásutánja. Mindezek adott ütemben és sorrendben követik egymást életünkben. Sok esetben persze arra kényszerülünk, hogy egyszerre, párhuzamosan több tevékenységet is végezzünk, ezt nevezzük egyidejű, többes feladatoknak (multitasking), amelynek során szinte lehetetlen minden feladatot százszázalékosan teljesíteni.

Mi az időgazdálkodás?

Az időgazdálkodás az életminőség javítását célzó alapelvek, gyakorlatok, készségek, eszközök és rendszerek egy olyan csoportja, amelynek összetevői együttműködve segítenek abban, hogy több értéket hozzunk ki időnkből. Egyszerűbben fogalmazva az időgazdálkodás önmagunk jobb menedzselését jelenti.

Megadja annak az esélyét, hogy eldönthessük mire fordítjuk ezt az értékes erőforrást, és segít abban, hogy megszervezzük és megtanuljuk, hogyan töltsük el időnket.

Az időmenedzseléssel összefüggő néhány fontosabb készségbe beletartozik a tervezés, a fontossági sorrend megállapítása, a célok megállapítása, ütemterv kialakítása és a munka mennyiségének irányítása.

A hatékony időgazdálkodás lényege az, hogy minél több olyan tevékenységet végezzünk, amelyek bár nem sürgősek, hosszú távú céljaink szempontjából fontosak. Mivel ezek gyakran olyan” befektetésként” jelentkeznek, amelynek nincs azonnali megtérülése (szakmai fejlesztés, tanulás, fizikai vagy testi erőnlét karbantartása, üzleti kapcsolatok fejlesztése stb.), általában „nincs rá időnk”.

Prioritás. Ami a legfontosabb

Mérhetően túl sok időt fordítunk mellékes, „fontostalan” tevékenységekre, melyek hatása a sikerre igen csekély. Mindenekelőtt próbáljuk meghatározni, melyek azok a – céljaink elérése szempontjából legfontosabbnak ítélt, de nem feltétlen sürgős – feladatok, amelyekre mindenképp időt kell majd fordítanunk, mert a céljaink elérése szempontjából kulcsfontosságúak.

Mindnyájunknak van valamiféle éves, havi, heti, napi időbeosztása, időterve, de távolról sem biztos, hogy jól gazdálkodunk az időnkkel. Sokan készítenek heti, napi teendő listát (to do list), s azután meglepődve tapasztalják, hogy a kitűzött feladatoknak, teendőknek csak egy töredékét sikerült megvalósítani. S a teendők csak halmozódnak, hasonlóan az időhiány vagy a rossz időgazdálkodás miatt el nem végzett feladatokhoz. Hozzá kell szokni ahhoz, hogy bármennyire is hatékonyan szervezzük meg a munkánkat, akkor sem lesz elég időnk minden feladatot végrehajtani.

Miután egy nap mindenki számára (sajnos) csak 24 órából áll, s illene valahogy megteremteni a munka és a magánélet egyensúlyát is, érdekes áttekinteni és alkalmazni néhány időgazdálkodási módszert és technikát. Nincs más megoldás, mint az elsőbbséget, prioritást élvező és igénylő teendők folyamatos meghatározása.

A prioritások meghatározásánál a következő lépéseket célszerű követni:

1. a célok definiálása
2. a feladatok összegyűjtése
3. fontosság szerint sorba rendezés
4. sürgősség szerint sorba rendezés
5. a prioritások végső meghatározása
6. az időigény meghatározása
7. az időkeret meghatározása

Sürgős és/vagy fontos?

Mindenek előtt a feladatok és a teendők közül szét kell választani a sürgőset és a fontosat. A különbség a kettő között, hogy a sürgős azonnali figyelmet követel. A fontos dolgok is nélkülözhetetlen feladatok, és komoly következményük lehet, ha nem végzik el, azonban nem kell rögtön megcsinálni őket.

Szakértők szerint az időgazdálkodás első számú ellensége a sürgősség, mert az egyrészről a fontosság érzetét kelti, másrésztről elhomályosítja az itélőképességet.

Az úgynevezett Eisenhower mátrix (amelyet az USA egykori elnökéről neveztek el, aki foglalkozott ezekkel a kérdésekkel) azt javasolja, hogy ami valóban sürgős és fontos (válság, hatáidős feladatok, nyomasztó ügyek, halaszthatatlan megbeszélések, stb.), azt amint lehet, végezzük el. Ami fontos, de nem sürgős (például üzleti kapcsolatok ápolása, tervezés, felkészülés), azt tervezzük be.

A sürgős, de nem fontos teendőket (például bizonyos jelentések elolvasása, beérkező üzenetek azonnali megválaszolása) lehetőleg csökkentsük, a végrehajtást pedig az ésszerűség határain belül delegáljuk munkatársainknak. Ebbe a körbe tartoznak a megszokáson alapuló feladatok.Végül pedig a nem sürgős és a nem fontos teendőket hagyjuk el. Ne töltsünk időt pletykák meghallgatásával, felesleges tévézéssel vagy éppen a céltalan kóborlással az interneten.

Kulcsszerepben a tervezés

A hatékony időgazdálkodás a jó tervezésen alapul, amely napi elemzéssel kezdődik, s megmutatja, melyik intézkedés mennyi időt vett igénybe, s ez lehetővé teszi a legmegfelelőbb terv kidolgozását. A tervezés során érdemes kiemelni a sürgősségük által kitűzött célokat.

Akkor hatékony a tervezés, ha csak azokat a feladatokat foglalja magában, amelyekkel egy személy valóban képes megbirkózni. Érdemes megjegyezni, hogy nem csak személyes, egyéni, hanem szervezeti, vállalati időgazdálkodás is létezik. Ez utóbbi sokkal bonyolultabb, mint az egyéni időtervezés és nem azonos egyéni időgazdálkodási tervek „összegével”.

E-mail praktikák

A hatékony időtervezéssel és az időgazdálkodással kapcsolatban érdemes külön is foglalkozni az emailek olvasásával és írásával. Sok időgazdálkodási szakember szerint reggeli időszakunk egyik legrosszabb időtöltése az email olvasás. Több felmérés jutott arra a következtetésre, hogy a hatékony vezetők soha nem olvasnak reggel emailt! Miért?

• mert átveszik az irányítást. A legtöbb email valamilyen feladatot generál. Még akkor is, ha nem a főnöktől, vagy nem az ügyféltől kapjuk. Ha a reggeli időszakunkat (amikor egyébként aktivitásunk magas fokon áll) átadjuk a mások által kijelölt feladatoknak, akkor döntően azzal fogunk foglalkozni, ami másnak fontos, nem pedig azzal ami nekünk.
• mert felbosszanthatnak. Bármikor kaphatunk olyan levelet, amelyet hazugnak, igazságtalannak tartunk. Ez azonnal felbosszantja a legtöbbünket. Mivel a hangulatunk hatással van a teljesítményünkre (ráadásul az egész napi hangulatunkat a reggelünk befolyásolja a leginkább), ezért könnyű belátni, hogy miért” veszélyes” reggelente email olvasással kezdeni a munkanapot
• mert elviszik az időt. Még ha hatékony időgazdálkodási módszereket követünk is, akkor is igen sok időt vehet el a jelentéktelen emailek olvasása.

Az emailekkel egyébként célszerű óvatosan bánni, nem csak reggel. Az elektronikus levelek olvasása egyes kutatások szerint az alkoholhoz és a cigarettához hasonló függőséget okozhat. Ha ebbe beleesünk, akkor állandóan megszakítjuk a munkánkat, jelentősen csökkentjük hatékonyságunkat. Mikor olvassunk akkor emaileket? Lehetőleg délelőtt, kora délután és a munkavégzés befejezése előtt. Érdemes azonban megjegyezni, hogy ezen a területen sincsenek “aranyszabályok”, csak javasolni lehet, hogy mindenki alakítsa ki egyéni email olvasási szokásait, időrendjét.

Időrabló tevékenységek

Figyeljünk oda a munka közbeni az úgynevezett időrabló tevékenységekre is. Ezek közül csak példaként említhetőek az sms-ek, a a magántelefonok fogadása és kezdeményezése, a facebook böngészése, a parttalan értekezletek, a mások helyett elvégzett munkák, munkatársaink váratlan betoppanása csevegési céllal, otthoni dolgok és problémák munkahelyről történő megbeszélése, és a sort mindenki hosszan tudná még folytatni.

Az időrablók és az időrabló tevékenységek azért jelentenek gondot az időgazdálkodásban, mert megakasztják gondolkodásunkat, a munkánk folyamatát.

A “rablótámadás” után újra fel kell építenünk gondolatmenetünket, cselekvéseinket. Mit tehetünk az időrablókkal? Mindenek előtt építsük le, zárjuk ki a felesleges kommunikációt, a munkahelyi pletyka-csevegést és tudjunk nemet is mondani az “időrablóknak”. S amennyiben nem feltétlenül szükséges, ne hívjunk össze értekezletet. Ha ez mégis szükséges, akkor határozzuk meg minden napirendi pont tárgyalási idejét, nemkülönben az egyes hosszászólások percben kifejezett hosszát.

Vezetői célok

A hatékony időgazdálkodási téma egyik nemzetközileg elismert szakembere, Patrick Forsyth szerint, jó időgazdálkodás révén egy vezető a következő célokat érheti el:

• képes lesz nagyobb hatékonysággal, hatásfokkal és eredményességgel működni
• könnyebben tud összpontosítani
• nagyobb valószínűséggel éri el kitűzött céljait
• nagyobb valószínűséggel tud hosszú távon fejlődést elérni a munkában
• több örömre és megelégedésre tesz szert a tevékenységeiben
• jobban tudja összeegyeztetni az otthont, a családot, és a munkahelyi kötelezettségeit

Néhány „fogás”. Igen, fontos a nem!

Mindenkinek megvannak a jó és kevésbé jó szokásai, módszerei az időgazdálkodásra, van azonban számos általános, a gyakorlat által visszaigazolt jó tanács, amelyeket nem felesleges figyelembe venni. Ezek közül érdemes kiemelni:

1. feladatlista rendszeres készítése tematikusan és fontossági sorrendben
2. a naptárat naprakészen kell tartani, megjelölve az egyes feladatok becsült időszükségletét is
3. a kétperces szabály alkalmazása (ha 1 másodperc mérlegelés alatt kiderül, hogy 2 percnél kevesebb ideig tart elvégezni az adott feladatot, akkor azt azonnal meg kell csinálni)
4. a heti teendők átgondolása vasárnaponként
5. napi feladat-tervezés. Bevált módszer, hogy a következő napi feladatokat, időbeosztást előző este tervezzük meg.
6. minden megbeszélésre célirányosan tudatosan kell felkészülni
7. a reggel és a délelőtt frissességének kihasználása. A tapasztalatok alapján a reggeli és a délelőtti időszak az egyik legértékesebb szellemi szempontból, ekkor tudunk a leghatékonyabban dolgozni. Munkapszichológusok szerint az ébredést követő második órától kezdve két és fél órán át teljesítünk a legjobban. Ebből következik, hogy a legnehezebb és a legfontosabb elintéznivalókat érdemes ezekre az órákra hagyni.
8. kevesebb emailezés napközben
9. holtidők kihasználása (például könyvolvasás vagy zenehallgatás autóbuszon, villamoson)
10. 80-90 percenként kisebb munkaszünetek beiktatása
11. ne vesszünk el a részletekben
12. tanuljunk meg nemet mondani
13. rendszeres mozgás, lehetőleg napi nyolc óra alvás
14. a célok és a feladatok újragondolása, ha az eredményesség és a hatékonyság csökken

Az időgazdálkodás természetesen nem csodaszer, de arra igencsak jó eszköz, hogy határidőre elkészüljünk a feladatainkkal, csökkentse a munkával kapcsolatos stresszt, növelje a célorientáltságot, rendszerezett gondolkodásra, önfegyelemre és hatékonyságra szorítson, és esetleg kevesebbet túlórázzunk munkahelyi és magán életünk jobb megszervezése nyomán. Az sem mellékes, hogy megtanuljuk a hasznos és a felesleges tevékenységeket elválasztani, így életünkre kisebb hatást gyakorol az idő nyomása. Ezen keresztül pedig hatással lehetünk a szervezeti, a vállalati időgazdálkodásra, ami viszont külön „tudomány”.

Dr. Gonda György, CMC

vezetési tanácsadó

Certified Management Consultant