Hirdetés
Hirdetés
Kezdőlap Menedzser Akadémia Időgazdálkodás - Rohan az idő

Időgazdálkodás – Rohan az idő

Nincs rá időm, be vagyok havazva, 24 óra is kevés a feladataim ellátásához, nem érem utol magam, elsodornak a határidők, időzavarban vagyok stb. Gyakran kényszerülünk a magán és az üzleti életben ilyen és hasonló magyarázatokra, mentség-keresésre.

A felgyorsult, globalizálódó világban a korábbinál is nagyobb kincs életünk egyik meg nem újuló erőforrása, az idő. Nem véletlen, hogy az elmúlt 20-30 esztendőben az időgazdálkodás a menedzser tudományokban és a gyakorlati üzleti életben kiemelt jelentőséget és szerepet kapott, s talán alig van olyan üzletember, valamint más területeken dolgozó vezető és beosztott, aki ne vett volna részt időgazdálkodási tanfolyamon, tréningen. Ez az a „gyakorlat”, amelyet sohasem lehet teljesen elsajátítani, befejezni, inkább mindig javításra, csiszolásra szorul.

Egyszerre nem megy

Az idő elvont fogalom, meghatározásával sokan kísérleteztek már. Einstein szerint „az időnek egyetlen oka van: minden nem történhet egyszerre.” Az idő alapeleme az esemény, tehát – számunkra – az események egymásutánja. Mindezek adott ütemben és sorrendben követik egymást életünkben. Sok esetben persze arra kényszerülünk, hogy egyszerre, párhuzamosan több tevékenységet is végezzünk, ezt nevezzük egyidejű, többes feladatoknak (multitasking), amelynek során szinte lehetetlen minden feladatot százszázalékosan teljesíteni.

Mi az időgazdálkodás?

Az időgazdálkodás az életminőség javítását célzó alapelvek, gyakorlatok, készségek, eszközök és rendszerek egy olyan csoportja, amelynek összetevői együttműködve segítenek abban, hogy több értéket hozzunk ki időnkből. Egyszerűbben fogalmazva az időgazdálkodás önmagunk jobb menedzselését jelenti.

Megadja annak az esélyét, hogy eldönthessük mire fordítjuk ezt az értékes erőforrást, és segít abban, hogy megszervezzük és megtanuljuk, hogyan töltsük el időnket.

Az időmenedzseléssel összefüggő néhány fontosabb készségbe beletartozik a tervezés, a fontossági sorrend megállapítása, a célok megállapítása, ütemterv kialakítása és a munka mennyiségének irányítása.

A hatékony időgazdálkodás lényege az, hogy minél több olyan tevékenységet végezzünk, amelyek bár nem sürgősek, hosszú távú céljaink szempontjából fontosak. Mivel ezek gyakran olyan” befektetésként” jelentkeznek, amelynek nincs azonnali megtérülése (szakmai fejlesztés, tanulás, fizikai vagy testi erőnlét karbantartása, üzleti kapcsolatok fejlesztése stb.), általában „nincs rá időnk”.

Prioritás. Ami a legfontosabb

Mérhetően túl sok időt fordítunk mellékes, „fontostalan” tevékenységekre, melyek hatása a sikerre igen csekély. Mindenekelőtt próbáljuk meghatározni, melyek azok a – céljaink elérése szempontjából legfontosabbnak ítélt, de nem feltétlen sürgős – feladatok, amelyekre mindenképp időt kell majd fordítanunk, mert a céljaink elérése szempontjából kulcsfontosságúak.

Mindnyájunknak van valamiféle éves, havi, heti, napi időbeosztása, időterve, de távolról sem biztos, hogy jól gazdálkodunk az időnkkel. Sokan készítenek heti, napi teendő listát (to do list), s azután meglepődve tapasztalják, hogy a kitűzött feladatoknak, teendőknek csak egy töredékét sikerült megvalósítani. S a teendők csak halmozódnak, hasonlóan az időhiány vagy a rossz időgazdálkodás miatt el nem végzett feladatokhoz. Hozzá kell szokni ahhoz, hogy bármennyire is hatékonyan szervezzük meg a munkánkat, akkor sem lesz elég időnk minden feladatot végrehajtani.

Miután egy nap mindenki számára (sajnos) csak 24 órából áll, s illene valahogy megteremteni a munka és a magánélet egyensúlyát is, érdekes áttekinteni és alkalmazni néhány időgazdálkodási módszert és technikát. Nincs más megoldás, mint az elsőbbséget, prioritást élvező és igénylő teendők folyamatos meghatározása.

A prioritások meghatározásánál a következő lépéseket célszerű követni:
  1. a célok definiálása
  2. a feladatok összegyűjtése
  3. fontosság szerint sorba rendezés
  4. sürgősség szerint sorba rendezés
  5. a prioritások végső meghatározása
  6. az időigény meghatározása
  7. az időkeret meghatározása

Sürgős és/vagy fontos?

Mindenek előtt a feladatok és a teendők közül szét kell választani a sürgőset és a fontosat. A különbség a kettő között, hogy a sürgős azonnali figyelmet követel. A fontos dolgok is nélkülözhetetlen feladatok, és komoly következményük lehet, ha nem végzik el, azonban nem kell rögtön megcsinálni őket.

Szakértők szerint az időgazdálkodás első számú ellensége a sürgősség, mert az egyrészről a fontosság érzetét kelti, másrésztről elhomályosítja az itélőképességet.

Az úgynevezett Eisenhower mátrix (amelyet az USA egykori elnökéről neveztek el, aki foglalkozott ezekkel a kérdésekkel) azt javasolja, hogy ami valóban sürgős és fontos (válság, hatáidős feladatok, nyomasztó ügyek, halaszthatatlan megbeszélések, stb.), azt amint lehet, végezzük el. Ami fontos, de nem sürgős (például üzleti kapcsolatok ápolása, tervezés, felkészülés), azt tervezzük be.

A sürgős, de nem fontos teendőket (például bizonyos jelentések elolvasása, beérkező üzenetek azonnali megválaszolása) lehetőleg csökkentsük, a végrehajtást pedig az ésszerűség határain belül delegáljuk munkatársainknak. Ebbe a körbe tartoznak a megszokáson alapuló feladatok.Végül pedig a nem sürgős és a nem fontos teendőket hagyjuk el. Ne töltsünk időt pletykák meghallgatásával, felesleges tévézéssel vagy éppen a céltalan kóborlással az interneten.

Kulcsszerepben a tervezés

A hatékony időgazdálkodás a jó tervezésen alapul, amely napi elemzéssel kezdődik, s megmutatja, melyik intézkedés mennyi időt vett igénybe, s ez lehetővé teszi a legmegfelelőbb terv kidolgozását. A tervezés során érdemes kiemelni a sürgősségük által kitűzött célokat.

Akkor hatékony a tervezés, ha csak azokat a feladatokat foglalja magában, amelyekkel egy személy valóban képes megbirkózni. Érdemes megjegyezni, hogy nem csak személyes, egyéni, hanem szervezeti, vállalati időgazdálkodás is létezik. Ez utóbbi sokkal bonyolultabb, mint az egyéni időtervezés és nem azonos egyéni időgazdálkodási tervek „összegével”.

E-mail praktikák

A hatékony időtervezéssel és az időgazdálkodással kapcsolatban érdemes külön is foglalkozni az emailek olvasásával és írásával. Sok időgazdálkodási szakember szerint reggeli időszakunk egyik legrosszabb időtöltése az email olvasás. Több felmérés jutott arra a következtetésre, hogy a hatékony vezetők soha nem olvasnak reggel emailt! Miért?

  • mert átveszik az irányítást. A legtöbb email valamilyen feladatot generál. Még akkor is, ha nem a főnöktől, vagy nem az ügyféltől kapjuk. Ha a reggeli időszakunkat (amikor egyébként aktivitásunk magas fokon áll) átadjuk a mások által kijelölt feladatoknak, akkor döntően azzal fogunk foglalkozni, ami másnak fontos, nem pedig azzal ami nekünk.
  • mert felbosszanthatnak. Bármikor kaphatunk olyan levelet, amelyet hazugnak, igazságtalannak tartunk. Ez azonnal felbosszantja a legtöbbünket. Mivel a hangulatunk hatással van a teljesítményünkre (ráadásul az egész napi hangulatunkat a reggelünk befolyásolja a leginkább), ezért könnyű belátni, hogy miért” veszélyes” reggelente email olvasással kezdeni a munkanapot
  • mert elviszik az időt. Még ha hatékony időgazdálkodási módszereket követünk is, akkor is igen sok időt vehet el a jelentéktelen emailek olvasása.

Az emailekkel egyébként célszerű óvatosan bánni, nem csak reggel. Az elektronikus levelek olvasása egyes kutatások szerint az alkoholhoz és a cigarettához hasonló függőséget okozhat. Ha ebbe beleesünk, akkor állandóan megszakítjuk a munkánkat, jelentősen csökkentjük hatékonyságunkat. Mikor olvassunk akkor emaileket? Lehetőleg délelőtt, kora délután és a munkavégzés befejezése előtt. Érdemes azonban megjegyezni, hogy ezen a területen sincsenek “aranyszabályok”, csak javasolni lehet, hogy mindenki alakítsa ki egyéni email olvasási szokásait, időrendjét.

Időrabló tevékenységek

Figyeljünk oda a munka közbeni az úgynevezett időrabló tevékenységekre is. Ezek közül csak példaként említhetőek az sms-ek, a a magántelefonok fogadása és kezdeményezése, a facebook böngészése, a parttalan értekezletek, a mások helyett elvégzett munkák, munkatársaink váratlan betoppanása csevegési céllal, otthoni dolgok és problémák munkahelyről történő megbeszélése, és a sort mindenki hosszan tudná még folytatni.

Az időrablók és az időrabló tevékenységek azért jelentenek gondot az időgazdálkodásban, mert megakasztják gondolkodásunkat, a munkánk folyamatát.

A “rablótámadás” után újra fel kell építenünk gondolatmenetünket, cselekvéseinket. Mit tehetünk az időrablókkal? Mindenek előtt építsük le, zárjuk ki a felesleges kommunikációt, a munkahelyi pletyka-csevegést és tudjunk nemet is mondani az “időrablóknak”. S amennyiben nem feltétlenül szükséges, ne hívjunk össze értekezletet. Ha ez mégis szükséges, akkor határozzuk meg minden napirendi pont tárgyalási idejét, nemkülönben az egyes hosszászólások percben kifejezett hosszát.

Vezetői célok

Patrick Forsyth

A hatékony időgazdálkodási téma egyik nemzetközileg elismert szakembere, Patrick Forsyth szerint, jó időgazdálkodás révén egy vezető a következő célokat érheti el:

  • képes lesz nagyobb hatékonysággal, hatásfokkal és eredményességgel működni
  • könnyebben tud összpontosítani
  • nagyobb valószínűséggel éri el kitűzött céljait
  • nagyobb valószínűséggel tud hosszú távon fejlődést elérni a munkában
  • több örömre és megelégedésre tesz szert a tevékenységeiben
  • jobban tudja összeegyeztetni az otthont, a családot, és a munkahelyi kötelezettségeit

Néhány „fogás”. Igen, fontos a nem!

Mindenkinek megvannak a jó és kevésbé jó szokásai, módszerei az időgazdálkodásra, van azonban számos általános, a gyakorlat által visszaigazolt jó tanács, amelyeket nem felesleges figyelembe venni. Ezek közül érdemes kiemelni:

  1. feladatlista rendszeres készítése tematikusan és fontossági sorrendben
  2. a naptárat naprakészen kell tartani, megjelölve az egyes feladatok becsült időszükségletét is
  3. a kétperces szabály alkalmazása (ha 1 másodperc mérlegelés alatt kiderül, hogy 2 percnél kevesebb ideig tart elvégezni az adott feladatot, akkor azt azonnal meg kell csinálni)
  4. a heti teendők átgondolása vasárnaponként
  5. napi feladat-tervezés. Bevált módszer, hogy a következő napi feladatokat, időbeosztást előző este tervezzük meg.
  6. minden megbeszélésre célirányosan tudatosan kell felkészülni
  7. a reggel és a délelőtt frissességének kihasználása. A tapasztalatok alapján a reggeli és a délelőtti időszak az egyik legértékesebb szellemi szempontból, ekkor tudunk a leghatékonyabban dolgozni. Munkapszichológusok szerint az ébredést követő második órától kezdve két és fél órán át teljesítünk a legjobban. Ebből következik, hogy a legnehezebb és a legfontosabb elintéznivalókat érdemes ezekre az órákra hagyni.
  8. kevesebb emailezés napközben
  9. holtidők kihasználása (például könyvolvasás vagy zenehallgatás autóbuszon, villamoson)
  10. 80-90 percenként kisebb munkaszünetek beiktatása
  11. ne vesszünk el a részletekben
  12. tanuljunk meg nemet mondani
  13. rendszeres mozgás, lehetőleg napi nyolc óra alvás
  14. a célok és a feladatok újragondolása, ha az eredményesség és a hatékonyság csökken

Dr. Gonda György vezetési tanácsadó Certified Management Consultant (CMC) változáskezelés, kommunikáció AzÜzlet.hu
dr. Gonda György

Az időgazdálkodás természetesen nem csodaszer, de arra igencsak jó eszköz, hogy határidőre elkészüljünk a feladatainkkal, csökkentse a munkával kapcsolatos stresszt, növelje a célorientáltságot, rendszerezett gondolkodásra, önfegyelemre és hatékonyságra szorítson, és esetleg kevesebbet túlórázzunk munkahelyi és magán életünk jobb megszervezése nyomán. Az sem mellékes, hogy megtanuljuk a hasznos és a felesleges tevékenységeket elválasztani, így életünkre kisebb hatást gyakorol az idő nyomása. Ezen keresztül pedig hatással lehetünk a szervezeti, a vállalati időgazdálkodásra, ami viszont külön „tudomány”.

Dr. Gonda György, CMC

vezetési tanácsadó

Certified Management Consultant

Friss

Puskás Aréna: készpénz helyett kártya vagy okostelefon

A Puskás Arénában nem lesz lehetőség készpénzzel fizetni már a pénteki nyitómérkőzésen sem, amikor a magyar labdarúgó-válogatott Uruguay ellen lép pályára.

Tőzsde – Veszteséges kezdés New Yorkban

Indexcsökkenéssel reagáltak az amerikai tőzsdeindexek az amerikai-kínai kereskedelmi ellentétek rendeződésének kétesebbé vált kilátásaira a szerdai piaci nyitáskor.

Amerika. Nőtt az infláció – befejeződhet a lazítás

Októberben a vártnál nagyobb lett az infláció az Egyesült Államokban, így a Fed minden bizonnyal befejezi a monetáris lazítást, és idén már nem nyúl az irányadó dollárkamathoz.

Emelte profitvárakozását a Wizz Air

A kedvező piaci helyzet miatt emelte a pénzügyi év végén várható profit-előrejelzésének alsó határát a magyar hátterű Wizz Air.

Hírek

Puskás Aréna: készpénz helyett kártya vagy okostelefon

A Puskás Arénában nem lesz lehetőség készpénzzel fizetni már a pénteki nyitómérkőzésen sem, amikor a magyar labdarúgó-válogatott Uruguay ellen lép pályára.

Hókáosz Ausztriában – áramkimaradás, járhatatlan utak, bezárt üzletek

Áramkimaradást okozott a havazás Ausztria több részében, így Karintiában, Tirol keleti részében, valamint Salzburg tartományban. Az üzemzavarokat elektromos vezetékekre dőlt fák okozták.

Csalók támadják a Tesco vásárlóit

Ismeretlenek a Tesco nevével visszaélve, hamis nyereményjátékot hirdetve próbálnak adatokat megszerezni a vásárlóktól. 

Ötven éve nem látott árvíz Velencében – ketten meghaltak

Két idős ember életét vesztette az olaszországi Velence városában, amelyet szerdára virradó éjszaka rekord magasságú tengervíz öntött el a heves esőzések nyomán.

Ökológiai lábnyomot mér a finn mobilapp

A felhasználók által választott közlekedési módok ökológiai lábnyomát méri, a jól teljesítőket pedig virtuális kreditekkel jutalmazza a finnországi Lahtiban kifejlesztett mobilalkalmazás.

Fokozott rendőri ellenőrzés lesz a vonatokon

Szerda reggeltől csütörtök reggelig országszerte fokozott vasúti ellenőrzést tart a rendőrség.

Óránként kilencven gyerek hal meg tüdőgyulladásban

Az elmúlt évben több mint 800 ezer csecsemő és kisgyerek halt meg a betegségben annak ellenére, hogy az gyógyítható és többnyire megelőzhető.

Történelmi fotó bizonyítja: nem halt ki a ritka faj

Csaknem harminc év után először kaptak lencsevégre vietnami kancsilt (Tragulus versicolor). Az apró termetű, őzszerű állat a délkelet-ázsiai ország dzsungeleiben él.

Vonatkatasztrófa Bangladesben – legalább tizenöt halott

Összeütközött két személyszállító vonat Bangladesben, a balesetben legkevesebb tizenöten meghaltak és mintegy hatvanan megsérültek - közölte a rendőrség és a mentőszolgálat.

Az év új-zélandi madara: a sárgaszemű pingvin

A sárgaszemű pingvin, maori nevén a hoiho lett idén az év madara Új-Zélandon, miután szoros versenyben maga mögé utasította a szintén veszélyeztetett kakapót.

Drágább lesz a gázolaj szerdától

Szerdán literenként bruttó 3 forinttal emelkedik a gázolaj ára, a 95-ös benziné nem változik.

Fogyni vágyókat vert át az újpesti kuruzsló – elítélték

Jogosulatlanul végzett zsírbontó kezelések miatt pénzbüntetésre ítélt a bíróság nem jogerősen egy nőt és élettársát - közölte a Fővárosi Főügyészség.
Hirdetés

Gazdaság

Egyszerűsödik az adórendszer – egybeolvad négy járulék

Négy járulékfajta olvad a társadalombiztosítási járulékba jövő július 1-jétől a Pénzügyminisztérium törvényjavaslata szerint. Emellett minden dolgozó nyugdíjast megillet majd a járulékmentesség és kedvezőbbé válik a gyermekek után járó családi kedvezmény is.

Kriptovalutába fektette ügyfelei pénzét a Novis Biztosító

Szinte szerencsejátéknak tekinthető, hogy a befektetési életbiztosítást kötő ügyfelek pénzét kriptovalutába fektette a Novis Biztosító - mondta Binder István, a Magyar Nemzeti Bank felügyeleti szóvivője.

A kápé ellen csomagot ajánl a Bankszövetség

A Magyar Bankszövetség 22 pontból álló digitalizációs javaslatcsomagot dolgozott ki: digitális fizetési megoldásokkal szorítanák vissza a készpénzhasználatot és csökkentenék a banki működés adminisztrációs költségeit is.

Infláció – MNB: meg kell reformálni a mérési módszert

A Magyar Nemzeti Bank vezetői szerint a fejlett országok jegybankjai közel egy évtizede jelentős erőfeszítéseik ellenére sem képesek elérni inflációs céljaikat. Matolcsy Györgyék tanulmányukban arra jutnak, ideje újragondolni az infláció mérését.

Csökkent az állampapír-állomány szeptemberben

A központi kormányzat által kibocsátott értékpapírok állománya 90 milliárd forinttal csökkent szeptemberben. A 30 890 milliárd forintnyi összeg 2223 milliárd forinttal nőtt az idei első kilenc hónapban és 2384 milliárd forinttal egy év alatt - derült ki a Magyar Nemzeti Bank adataiból.

Megduplázzák a bankadót Szlovákiában

Kivezetés helyett megtartják, sőt meg is duplázzák a bankadót Szlovákiában. Az erről szóló törvénymódosítást már jóváhagyta a szlovák kormány.
Hirdetés
Hirdetés
Az adatkezelési tájékoztatót elolvastam és elfogadom