Hirdetés
Hirdetés
Kezdőlap Menedzser Akadémia Időgazdálkodás - Rohan az idő

Időgazdálkodás – Rohan az idő

Nincs rá időm, be vagyok havazva, 24 óra is kevés a feladataim ellátásához, nem érem utol magam, elsodornak a határidők, időzavarban vagyok stb. Gyakran kényszerülünk a magán és az üzleti életben ilyen és hasonló magyarázatokra, mentség-keresésre.

A felgyorsult, globalizálódó világban a korábbinál is nagyobb kincs életünk egyik meg nem újuló erőforrása, az idő. Nem véletlen, hogy az elmúlt 20-30 esztendőben az időgazdálkodás a menedzser tudományokban és a gyakorlati üzleti életben kiemelt jelentőséget és szerepet kapott, s talán alig van olyan üzletember, valamint más területeken dolgozó vezető és beosztott, aki ne vett volna részt időgazdálkodási tanfolyamon, tréningen. Ez az a „gyakorlat”, amelyet sohasem lehet teljesen elsajátítani, befejezni, inkább mindig javításra, csiszolásra szorul.

Egyszerre nem megy

Az idő elvont fogalom, meghatározásával sokan kísérleteztek már. Einstein szerint „az időnek egyetlen oka van: minden nem történhet egyszerre.” Az idő alapeleme az esemény, tehát – számunkra – az események egymásutánja. Mindezek adott ütemben és sorrendben követik egymást életünkben. Sok esetben persze arra kényszerülünk, hogy egyszerre, párhuzamosan több tevékenységet is végezzünk, ezt nevezzük egyidejű, többes feladatoknak (multitasking), amelynek során szinte lehetetlen minden feladatot százszázalékosan teljesíteni.

Mi az időgazdálkodás?

Az időgazdálkodás az életminőség javítását célzó alapelvek, gyakorlatok, készségek, eszközök és rendszerek egy olyan csoportja, amelynek összetevői együttműködve segítenek abban, hogy több értéket hozzunk ki időnkből. Egyszerűbben fogalmazva az időgazdálkodás önmagunk jobb menedzselését jelenti.

Megadja annak az esélyét, hogy eldönthessük mire fordítjuk ezt az értékes erőforrást, és segít abban, hogy megszervezzük és megtanuljuk, hogyan töltsük el időnket.

Az időmenedzseléssel összefüggő néhány fontosabb készségbe beletartozik a tervezés, a fontossági sorrend megállapítása, a célok megállapítása, ütemterv kialakítása és a munka mennyiségének irányítása.

A hatékony időgazdálkodás lényege az, hogy minél több olyan tevékenységet végezzünk, amelyek bár nem sürgősek, hosszú távú céljaink szempontjából fontosak. Mivel ezek gyakran olyan” befektetésként” jelentkeznek, amelynek nincs azonnali megtérülése (szakmai fejlesztés, tanulás, fizikai vagy testi erőnlét karbantartása, üzleti kapcsolatok fejlesztése stb.), általában „nincs rá időnk”.

Prioritás. Ami a legfontosabb

Mérhetően túl sok időt fordítunk mellékes, „fontostalan” tevékenységekre, melyek hatása a sikerre igen csekély. Mindenekelőtt próbáljuk meghatározni, melyek azok a – céljaink elérése szempontjából legfontosabbnak ítélt, de nem feltétlen sürgős – feladatok, amelyekre mindenképp időt kell majd fordítanunk, mert a céljaink elérése szempontjából kulcsfontosságúak.

Mindnyájunknak van valamiféle éves, havi, heti, napi időbeosztása, időterve, de távolról sem biztos, hogy jól gazdálkodunk az időnkkel. Sokan készítenek heti, napi teendő listát (to do list), s azután meglepődve tapasztalják, hogy a kitűzött feladatoknak, teendőknek csak egy töredékét sikerült megvalósítani. S a teendők csak halmozódnak, hasonlóan az időhiány vagy a rossz időgazdálkodás miatt el nem végzett feladatokhoz. Hozzá kell szokni ahhoz, hogy bármennyire is hatékonyan szervezzük meg a munkánkat, akkor sem lesz elég időnk minden feladatot végrehajtani.

Miután egy nap mindenki számára (sajnos) csak 24 órából áll, s illene valahogy megteremteni a munka és a magánélet egyensúlyát is, érdekes áttekinteni és alkalmazni néhány időgazdálkodási módszert és technikát. Nincs más megoldás, mint az elsőbbséget, prioritást élvező és igénylő teendők folyamatos meghatározása.

A prioritások meghatározásánál a következő lépéseket célszerű követni:
  1. a célok definiálása
  2. a feladatok összegyűjtése
  3. fontosság szerint sorba rendezés
  4. sürgősség szerint sorba rendezés
  5. a prioritások végső meghatározása
  6. az időigény meghatározása
  7. az időkeret meghatározása

Sürgős és/vagy fontos?

Mindenek előtt a feladatok és a teendők közül szét kell választani a sürgőset és a fontosat. A különbség a kettő között, hogy a sürgős azonnali figyelmet követel. A fontos dolgok is nélkülözhetetlen feladatok, és komoly következményük lehet, ha nem végzik el, azonban nem kell rögtön megcsinálni őket.

Szakértők szerint az időgazdálkodás első számú ellensége a sürgősség, mert az egyrészről a fontosság érzetét kelti, másrésztről elhomályosítja az itélőképességet.

Az úgynevezett Eisenhower mátrix (amelyet az USA egykori elnökéről neveztek el, aki foglalkozott ezekkel a kérdésekkel) azt javasolja, hogy ami valóban sürgős és fontos (válság, hatáidős feladatok, nyomasztó ügyek, halaszthatatlan megbeszélések, stb.), azt amint lehet, végezzük el. Ami fontos, de nem sürgős (például üzleti kapcsolatok ápolása, tervezés, felkészülés), azt tervezzük be.

A sürgős, de nem fontos teendőket (például bizonyos jelentések elolvasása, beérkező üzenetek azonnali megválaszolása) lehetőleg csökkentsük, a végrehajtást pedig az ésszerűség határain belül delegáljuk munkatársainknak. Ebbe a körbe tartoznak a megszokáson alapuló feladatok.Végül pedig a nem sürgős és a nem fontos teendőket hagyjuk el. Ne töltsünk időt pletykák meghallgatásával, felesleges tévézéssel vagy éppen a céltalan kóborlással az interneten.

Kulcsszerepben a tervezés

A hatékony időgazdálkodás a jó tervezésen alapul, amely napi elemzéssel kezdődik, s megmutatja, melyik intézkedés mennyi időt vett igénybe, s ez lehetővé teszi a legmegfelelőbb terv kidolgozását. A tervezés során érdemes kiemelni a sürgősségük által kitűzött célokat.

Akkor hatékony a tervezés, ha csak azokat a feladatokat foglalja magában, amelyekkel egy személy valóban képes megbirkózni. Érdemes megjegyezni, hogy nem csak személyes, egyéni, hanem szervezeti, vállalati időgazdálkodás is létezik. Ez utóbbi sokkal bonyolultabb, mint az egyéni időtervezés és nem azonos egyéni időgazdálkodási tervek „összegével”.

E-mail praktikák

A hatékony időtervezéssel és az időgazdálkodással kapcsolatban érdemes külön is foglalkozni az emailek olvasásával és írásával. Sok időgazdálkodási szakember szerint reggeli időszakunk egyik legrosszabb időtöltése az email olvasás. Több felmérés jutott arra a következtetésre, hogy a hatékony vezetők soha nem olvasnak reggel emailt! Miért?

  • mert átveszik az irányítást. A legtöbb email valamilyen feladatot generál. Még akkor is, ha nem a főnöktől, vagy nem az ügyféltől kapjuk. Ha a reggeli időszakunkat (amikor egyébként aktivitásunk magas fokon áll) átadjuk a mások által kijelölt feladatoknak, akkor döntően azzal fogunk foglalkozni, ami másnak fontos, nem pedig azzal ami nekünk.
  • mert felbosszanthatnak. Bármikor kaphatunk olyan levelet, amelyet hazugnak, igazságtalannak tartunk. Ez azonnal felbosszantja a legtöbbünket. Mivel a hangulatunk hatással van a teljesítményünkre (ráadásul az egész napi hangulatunkat a reggelünk befolyásolja a leginkább), ezért könnyű belátni, hogy miért” veszélyes” reggelente email olvasással kezdeni a munkanapot
  • mert elviszik az időt. Még ha hatékony időgazdálkodási módszereket követünk is, akkor is igen sok időt vehet el a jelentéktelen emailek olvasása.

Az emailekkel egyébként célszerű óvatosan bánni, nem csak reggel. Az elektronikus levelek olvasása egyes kutatások szerint az alkoholhoz és a cigarettához hasonló függőséget okozhat. Ha ebbe beleesünk, akkor állandóan megszakítjuk a munkánkat, jelentősen csökkentjük hatékonyságunkat. Mikor olvassunk akkor emaileket? Lehetőleg délelőtt, kora délután és a munkavégzés befejezése előtt. Érdemes azonban megjegyezni, hogy ezen a területen sincsenek “aranyszabályok”, csak javasolni lehet, hogy mindenki alakítsa ki egyéni email olvasási szokásait, időrendjét.

Időrabló tevékenységek

Figyeljünk oda a munka közbeni az úgynevezett időrabló tevékenységekre is. Ezek közül csak példaként említhetőek az sms-ek, a a magántelefonok fogadása és kezdeményezése, a facebook böngészése, a parttalan értekezletek, a mások helyett elvégzett munkák, munkatársaink váratlan betoppanása csevegési céllal, otthoni dolgok és problémák munkahelyről történő megbeszélése, és a sort mindenki hosszan tudná még folytatni.

Az időrablók és az időrabló tevékenységek azért jelentenek gondot az időgazdálkodásban, mert megakasztják gondolkodásunkat, a munkánk folyamatát.

A “rablótámadás” után újra fel kell építenünk gondolatmenetünket, cselekvéseinket. Mit tehetünk az időrablókkal? Mindenek előtt építsük le, zárjuk ki a felesleges kommunikációt, a munkahelyi pletyka-csevegést és tudjunk nemet is mondani az “időrablóknak”. S amennyiben nem feltétlenül szükséges, ne hívjunk össze értekezletet. Ha ez mégis szükséges, akkor határozzuk meg minden napirendi pont tárgyalási idejét, nemkülönben az egyes hosszászólások percben kifejezett hosszát.

Vezetői célok

Patrick Forsyth

A hatékony időgazdálkodási téma egyik nemzetközileg elismert szakembere, Patrick Forsyth szerint, jó időgazdálkodás révén egy vezető a következő célokat érheti el:

  • képes lesz nagyobb hatékonysággal, hatásfokkal és eredményességgel működni
  • könnyebben tud összpontosítani
  • nagyobb valószínűséggel éri el kitűzött céljait
  • nagyobb valószínűséggel tud hosszú távon fejlődést elérni a munkában
  • több örömre és megelégedésre tesz szert a tevékenységeiben
  • jobban tudja összeegyeztetni az otthont, a családot, és a munkahelyi kötelezettségeit

Néhány „fogás”. Igen, fontos a nem!

Mindenkinek megvannak a jó és kevésbé jó szokásai, módszerei az időgazdálkodásra, van azonban számos általános, a gyakorlat által visszaigazolt jó tanács, amelyeket nem felesleges figyelembe venni. Ezek közül érdemes kiemelni:

  1. feladatlista rendszeres készítése tematikusan és fontossági sorrendben
  2. a naptárat naprakészen kell tartani, megjelölve az egyes feladatok becsült időszükségletét is
  3. a kétperces szabály alkalmazása (ha 1 másodperc mérlegelés alatt kiderül, hogy 2 percnél kevesebb ideig tart elvégezni az adott feladatot, akkor azt azonnal meg kell csinálni)
  4. a heti teendők átgondolása vasárnaponként
  5. napi feladat-tervezés. Bevált módszer, hogy a következő napi feladatokat, időbeosztást előző este tervezzük meg.
  6. minden megbeszélésre célirányosan tudatosan kell felkészülni
  7. a reggel és a délelőtt frissességének kihasználása. A tapasztalatok alapján a reggeli és a délelőtti időszak az egyik legértékesebb szellemi szempontból, ekkor tudunk a leghatékonyabban dolgozni. Munkapszichológusok szerint az ébredést követő második órától kezdve két és fél órán át teljesítünk a legjobban. Ebből következik, hogy a legnehezebb és a legfontosabb elintéznivalókat érdemes ezekre az órákra hagyni.
  8. kevesebb emailezés napközben
  9. holtidők kihasználása (például könyvolvasás vagy zenehallgatás autóbuszon, villamoson)
  10. 80-90 percenként kisebb munkaszünetek beiktatása
  11. ne vesszünk el a részletekben
  12. tanuljunk meg nemet mondani
  13. rendszeres mozgás, lehetőleg napi nyolc óra alvás
  14. a célok és a feladatok újragondolása, ha az eredményesség és a hatékonyság csökken

Dr. Gonda György vezetési tanácsadó Certified Management Consultant (CMC) változáskezelés, kommunikáció AzÜzlet.hu
dr. Gonda György

Az időgazdálkodás természetesen nem csodaszer, de arra igencsak jó eszköz, hogy határidőre elkészüljünk a feladatainkkal, csökkentse a munkával kapcsolatos stresszt, növelje a célorientáltságot, rendszerezett gondolkodásra, önfegyelemre és hatékonyságra szorítson, és esetleg kevesebbet túlórázzunk munkahelyi és magán életünk jobb megszervezése nyomán. Az sem mellékes, hogy megtanuljuk a hasznos és a felesleges tevékenységeket elválasztani, így életünkre kisebb hatást gyakorol az idő nyomása. Ezen keresztül pedig hatással lehetünk a szervezeti, a vállalati időgazdálkodásra, ami viszont külön „tudomány”.

Dr. Gonda György, CMC

vezetési tanácsadó

Certified Management Consultant

Friss

Utazási irodai csőd – több százezren rekedtek külföldön

Több százezer turista rekedt a világ különböző üdülőhelyein, miután csődbe ment és azonnali hatállyal beszüntette tevékenységét a legrégibb brit utazási iroda, a Thomas Cook. A hazaszállítási művelet már elkezdődött, de csak a brit utasokra terjed ki.

MÁP Plusz. Százmilliárdok vándoroltak ki a bankokból

Júliusban is folytatódott a lakossági betétállomány csökkenése, a zsugorodás hátterében a Magyar Állampapír Plusz megjelenése áll. Elsősorban a látra szóló és a folyószámlabetéteket érintette a pénzkivonás.

GKI: három éves mélyponton az üzleti hangulat

Szeptemberben két és fél éve nem látott szintre esett a GKI konjunktúraindexe, az üzleti várakozások három éves mélypontjukra zuhantak. A fogyasztói várakozások viszont kissé javultak, utoljára 2002 nyarán voltak ennél kedvezőbbek.

BÉT – Iránykereséssel indulhat a hét

Iránykereséssel indulhat a kereskedés a Budapesti Értéktőzsdén hétfőn az Equilor Befektetési Zrt. senior elemzője szerint.

Hírek

Túlzott húsfogyasztás. Amikor az antibiotikum is csődöt mond

Különösen azokban a fejlődő és gyorsan fejlődő országokban növekszik a haszonállatok gyógyszerekkel szembeni ellenálló-képessége, ahol robbanásszerűen nőtt a húsfogyasztás mértéke - állapították meg zürichi kutatók.

Ezreknél kopogtat a KSH – megkérdezik, mit eszünk

Öt év elteltével újra felmérik a magyarok táplálkozási szokásait az európai lakossági egészségfelmérés részeként - közölte az Országos Gyógyszerészeti és Élelmezés-egészségügyi Intézet (OGYÉI) főosztályvezetője.

Országos sztrájkot tartanak a közszolgák

Október 10-én folytatja a márciusban felfüggesztett országos sztrájkot a köztisztviselők és a szociális dolgozók szakszervezete, mondván a kormány nem tartotta be ígéreteit és becsapta a szociális ágazatban dolgozókat.

Az internetről tárgyalt Trump és Zuckerberg

Donald Trump amerikai elnök és a Facebook első embere, Mark Zuckerberg a Fehér Házban találkozott. Megbeszélésük egyik fő témája az internet szabályozása volt.

Horrorkaravánok. A bírság sem visszatartó erő

Átlagosan havonta száz horrorkaravánt, vagyis szabálytalan járműszerelvényt fogtak el idén az utakon. A szabálytalan sofőrökre kiszabható helyszíni bírság legmagasabb összege 150 ezer forint.

Kanyaró – hét megbetegedés Horvátországban

Két hét alatt hét kanyarós megbetegedést regisztráltak Zágrábban. Szakemberek szerint aggasztó, hogy a betegek nem voltak semmilyen kapcsolatban egymással.

Felfegyverzik az űrhajósokat Oroszországban

Űrhajósoknak szánt fegyvert tesztelnek Oroszországban: az asztronauták vadállattámadások kivédésére használhatják, ha eldugott térségben érnek földet.

Fukusima. Felmentették az atomerőmű üzemeltetőit

Felmentették a fukusimai atomerőművet működtető vállalat, a TEPCO három volt igazgatóját. Azzal vádolták őket, hogy nem tettek meg mindent a nukleáris katasztrófa elkerüléséért.

Hőség Japánban – ezrek kerültek kórházba

Japánban négyezer ember került kórházba a nagy hőség miatt, többségük idős - közölte a katasztrófavédelem és a mentők feladatait is ellátó tűzoltóság.

Új-Zélandon forog a Gyűrűk Ura-sorozat

Akárcsak a filmtrilógiában, az Amazon új Gyűrűk Ura-sorozatában is Új-Zéland lesz Középfölde - erősítette meg a filmstúdió a produkcióról, amely a valaha készült legdrágább tévészéria lesz.

Pécs. Másfél milliárdot csaltak el munkaerő-közvetítéssel

Több száz dolgozó után nem fizette be a közterheket és a forgalmi adóval is trükközött egy pécsi központú munkaerő-kölcsönző cégháló. A költségvetésnek okozott kár meghaladja a másfél milliárd forintot.

A mentolos e-cigaretta a legrákkeltőbb

Nagy mennyiségű rákkeltő anyagot tartalmaznak a mentolos és a mentás ízesítésű elektromos cigaretták - derült ki egy amerikai kutatásból.
Hirdetés

Gazdaság

MÁP Plusz. Százmilliárdok vándoroltak ki a bankokból

Júliusban is folytatódott a lakossági betétállomány csökkenése, a zsugorodás hátterében a Magyar Állampapír Plusz megjelenése áll. Elsősorban a látra szóló és a folyószámlabetéteket érintette a pénzkivonás.

Lagarde: a politikai beavatkozás káros a jegybankokra

A globális gazdaság törékeny és veszélyben van - jelentette ki egy interjúban az Európai Központi Bank soron következő elnöke, aki szerint káros, ha a politikusok beavatkoznak a jegybankok működésébe.

Tiltott széfezés miatt fizet a Hársfa Gold

Engedély nélküli széfszolgáltatás miatt újabb, 15 millió forintos bírságot szabott ki a fővárosi Hársfa Gold Szolgáltató Kft.-re a Magyar Nemzeti Bank.

Folyó fizetési mérleg – deficit a második negyedévben

Az idei második negyedévben 121,5 millió euró hiányt mutatott a folyó fizetési mérleg, ezzel az elmúlt egy évben harmadszor zárt deficittel. Az idei első negyedévben 56 millió euró, a tavalyi második negyedévben 298,7 millió euró volt a folyó fizetési mérleg többlete.

Cseh vita az NBB-ről: orosz érdekeket szolgál?

A cseh parlamenti felsőház külügyi bizottsága azt javasolja, Csehország lépjen ki a Nemzetközi Beruházási Bankból (NBB), amelyet 1970-ben hoztak létre Moszkvában. A testület zárt ülésen foglalkozott az NBB Budapestre települését ismertető kormányjelentéssel.

Növekedési kötvényprogram – elkezdte a vásárlást az MNB

A Magyar Nemzeti Bank megvásárolta az első vállalati kötvényt a növekedési kötvényprogramban (nkp), amelybe eddig közel százötven hazai székhellyel rendelkező vállalat regisztrált.
Hirdetés
Hirdetés
Az adatkezelési tájékoztatót elolvastam és elfogadom