Hirdetés
Kezdőlap Menedzser Akadémia Projekt alapú szervezetek: nem új, de korszerű mentőöv
No menu items!

Projekt alapú szervezetek: nem új, de korszerű mentőöv

A lapos szervezet lényege, hogy az a dolgozók helyett az elvégzendő munka köré szervezi a vállalatot. Képek forrása: Bigstock

A világgazdaságot várhatóan rövid időn belül megrengető recesszió, Oroszország háborúja Ukrajna ellen, a Covid-19 járvány nem múló fenyegetései, a kíméletlen piaci verseny, a cégek életben-maradási ösztöne arra kényszeríti és készteti a vállalatokat, hogy újabb és újabb szervezeti formákat vezessenek be. A hagyományos szervezeti formák főleg a közepes- és kisvállalatok körében csökkentik a versenyképességet, de a vállalatbirodalmak is mozdulni kényszerülnek. A szervezeti áramvonalasítás egyik „felkapott”, ugyanakkor nem új formája a projekt alapú szervezet, amely nagyobb hatékonyságot, költségtakarékos megoldásokat, jobb munkaszervezést és ügyfélkiszolgálást kínál. Az előnyöket még hosszan lehet sorolni, annyi azonban bizonyos, hogy ennek, az úgynevezett lapos szervezeti struktúrának a népszerűsége rohamosan növekszik.

Bő 110 éve léteznek és uralják a vállalati struktúrát az úgynevezett magas, hierarchikus szervezetek. Ezeket a struktúrákat a részlegek, a vezetők és helyettesek (valamint a helyettesek helyetteseinek) nagy száma, a centralizáció, a cammogó döntéshozatal, a magas személyi költségek stb. jellemzik. A nagyvállalatok döntő többsége ebben a szervezeti formában működik földrajzi (területi), termék/szolgáltatási, ügyfélcsoport szerinti bontásban. Ezek a cégek is igyekeztek, igyekeznek szervezeti struktúrájukat korszerűsíteni, rugalmasabbá, innovatívabbá, gyorsabban reagálóbbá tenni. Például mátrix szervezeti forma bevezetésével. Érdemes megjegyezni, hogy a világon nincsen olyan nagyvállalat, amely kizárólag mátrix-formában működne, ezt a struktúrát elsősorban belső projektjeik és néhány speciális üzleti konstrukció számára „tartják fent”. Számos tanulmány, nemzetközi konferencia és üzleti gyakorlat mutatja, hogy a nagyvállalatok is mind inkább „rákapnak” erre a szervezeti formára, anélkül, hogy lényegesen megváltoztatnák tagolt, hierarchikus szervezetüket.

Mi a projekt alapú szervezet?

A projekt alapú szervezetek létrejönnek önszerveződésben, illetve egy-egy vállalaton belül. Ma már mind több olyan cég van, amelyben alig van felső vezető, viszont sok a projektmenedzser és a szakember. Ezek a cégek képesek párhuzamosan több projektet is lebonyolítani ügyfeleik számára. A projektvezetők és a szakemberek szigorú hálóterv alapján dolgoznak, egyik projekt végeztével kezdik a másikat. Persze csak akkor, ha van megrendelés.

A lapos szervezet lényege, hogy az a dolgozók helyett az elvégzendő munka köré szervezi a vállalatot. A beosztottak többnyire nem kapnak munkaköröket, hanem meghatározott célú feladatokat osztanak ki számukra. Nem egy adott csapatban dolgoznak, hanem általában több, más-más funkciót betöltő körben, így a vállalat irányításába is nagyobb a beleszólásuk. A lapos szervezetek inkább a dolgozók felhatalmazására, mintsem egy utasítási láncba integrálására összpontosítanak. Az önállóságra ösztönzéssel és az önirányítással az alkalmazottak kreativitását próbálják kiaknázni és elérni annak érdekében, hogy a problémákat közösen oldják meg. Ezeken a munkahelyeken megfordítják a cég felépítését: ahelyett, hogy egymás fölé rendelnék az egyes személyeket, egymás mellett működnek a munkatársak, és mindenki egy-egy részegységként dolgozik a cég sikereiért. A lapos szervezet kevésbé felügyeli a munkavállalókat, miközben elősegíti a megnövekedett részvételüket a döntéshozatali folyamatban.

Projekt, projektmenedzsment, célok

Napjaink üzleti életében a projektek száma és fontossága nagy ütemben növekedik. A Project Management Institute szerint a projektet egy egyedi termék vagy szolgáltatás létrehozására irányuló ideiglenes törekvésként, a projektmenedzsmentet pedig a tevékenységek összehangolásának művészeteként határozhatjuk meg, amelynek célja az érdekelt felek elvárásainak teljesítése. A projektek általános célja pedig innovatív termékek és szolgáltatások létrehozása, továbbá a szervezeti változások és átalakítások végrehajtása. Természetesen szinte minden üzleti és vállalati funkció elvégezhető projekt-keretek között. Az üzleti világ ma egyre inkább projektekkel dolgozik. A legjelentősebb alkalmazási területeken az új termékek és szolgáltatások projektek révén jönnek létre, amit a projektmenedzsment módszertanát alkalmazó vállalatok növekvő száma is bizonyít.

Ma már egyértelmű, hogy a projektek jelentősen befolyásolják a szervezeti kultúrát, az üzleti és a támogató tevékenységeket (HR, kutatás és fejlesztés stb.) valamint a szervezeti felépítést. Példák tízezrei bizonyítják, hogy a projekt-munka igen hatékony, jól szervezett, ugyanakkor sok esetben stresszes a résztvevők számára. A projekt alapú szervezet, a projektek a mátrix-szervezetből nőttek ki, viszont annál sokkal eredményesebbek és jobban optimalizáltak.

A PASZ „rejtelmei”

A projekt alapú szervezetekben (angol rövidítése PBO, magyarul PASZ) a tevékenységek projektekbe szervezettek, például a tanácsadó cégeknél, a filmstúdiókban, a mérnöki- és ügyvédi irodákban, a marketing és a hirdetési szakmában. A támogató tevékenységek – HR, kutatás és fejlesztés stb. – segítik a projekteket, de nem jelentenek vállalati hatalmi centrumot. A projektek saját költségvetéssel rendelkeznek, ebből az összegből fedezik a szükséges beszerzéseket, beleértve az új munkaerő felvételét is. Az ügyfelek számára dolgozó projektek „karmestere” a projekt-vezető, aki a munkához hagyományos és korszerű módszereket, technikákat és eszközöket vesz igénybe. A PASZ-kultúra egyértelműen projektbarát és ügyfélközpontú, valamint összekapcsolja a hatékonyságot az eredményességgel.

A PASZ ideiglenesen össze is tud kapcsolni számos projekt-konzorciumot vagy éppen hálózatos formában működő cégeket, és így biztosítja a rugalmasságot és az alkalmazkodást a több vállalatot átívelő különleges projektek és az együttműködő partnerek számára. A tervezés és a kontrolling nem igazán szerves része a projekt menedzsmentnek, annál inkább az a változások és az átalakulások irányítása. A projekt-működés kritikus sikertényezője a minden szempontból rátermett projektvezető kiválasztása, akinek többek között rendelkeznie kell kreativitási képességgel, kezdeményezői, vállalkozói és együttműködési készségekkel.

Minél inkább előrehalad a fejlett országokban az átállás a termelésről a szolgáltatásra és a tömegtermelésről az egyedi gyártásra, annál inkább tölt be a PASZ modell-szerepet. A projekt alapú szervezetek ma olyan irányzatot képviselnek, amely megváltoztatja a szervezést és az átalakulást a vállalatoknál. Szakértők véleménye szerint ez a folyamat fontos része a jelennek és a jövőnek és meghatározza a céges változások hajtóerőit. A PASZ erőteljes hatást fejt ki a hagyományos vállalati szervezetekre is, ugyanakkor találkozik a munkába álló új generációk elvárásaival is. Mindkét folyamat izgalmas és várhatóan kedvező meglepetéseket tartogat a következő esztendőkre.

A PASZ nagy figyelmet fordít a projekt tudatosságára, illetve gondolkodás-módjára. Ezek közé tartozik:

  • hogy néz ki az egész projekt végcélja?
  • milyen különböző feladatokra van szükség az odajutáshoz?
  • melyik feladatnak van jelenleg a legfontosabb prioritása?
  • mi a következő feladat a cél elérése érdekében?

Projektmenedzsment iroda és struktúrák

A projektmenedzsmentet interdiszciplináris tevékenységek vezetői koncepciójaként dolgozták ki egy átmeneti probléma megoldására. Ez a tulajdonság lehetővé teszi, hogy a projektmenedzsment nagyfokú innovációt érjen el az összetettebb munkák megoldásában. A projektmenedzsment koncepciók szervezeten belüli alkalmazására három alapvető struktúra létezik: a funkcionális struktúra, a mátrixstruktúra és a projektalapú struktúra. A PMO (Projektmenedzsment Iroda) egy olyan struktúra, amely a projektmenedzsment koncepció szervezeten belüli alkalmazására szolgál. A PMO különböző funkciókat is betölthet a vállalaton belül: a projektek ellenőrzését segítő egyszerű csoporttól egészen a szervezet által irányított, összes projektet ellenőrző vállalati osztályig.

A projektek irányítására manapság használt számos projektmenedzsment struktúra közül talán a legsikeresebb a PMO. A Projektmenedzsment Iroda fogalma az 50-es évek végén és a 60-as évek elején jelent meg. Ez egy olyan struktúra, amely a projektmenedzsment koncepciók szervezeten belüli alkalmazásával foglalkozik. A PMO-t olyan szervezeti egységként lehet meghatározni, amelyet azért hoztak létre, hogy segítse a projektvezetőket és a projekt-csapatokat a projektmenedzsment elveinek, gyakorlatainak, módszertanainak, eszközeinek és technikáinak megvalósításában. Az, hogy egy szervezeten belül hogyan épülnek fel a projektirodák, és mit csinálnak, vállalatonként eltérő. A projektirodák funkciói között azonban három fő területet különböztethetünk meg: fejlesztés, támogatás és ellenőrzés. A PMO bevezetése kihívást, de nem új terület jelent. Sok szervezet, kicsik és nagyok egyaránt, felismerik az előnyöket, amelyeket a projektek következetes ellenőrzése nyújthat. Fontos szempont: nagyon kell vigyázni arra, hogy egy vállalat PMO-ja ne alakuljon át pusztán bürokratikus részleggé. A projektmenedzsmenttel foglalkozó szakemberek javaslata szerint öt féle PMO-ból lehet egyet választani: autonóm projekt-csapat, projekt támogató iroda, projektmenedzsment kiválósági központ, programmenedzsment iroda és projektvezető. Ma már a mérnökök és az úgynevezett tudásmunkások (knowledge workers) igen jelentős része projektszervezetben dolgozik, tevékenységüket általában csak egy vezető irányítja, ellenőrzi.

A projektek eredményességének javításával számos vezetési tanácsadó cég foglalkozik, egyikük például működési megoldások kialakítását kínálja az alábbi területeken:

  • projektmenedzsment folyamatok(hagyományos, agilis és hibrid megoldások), projekt-irányítás fejlesztése
  • projektportfólió-menedzsmentfolyamatok, work-flow és támogató informatikai megoldás szállítása
  • projektek kiválasztási, rangsorolási és kategorizálási szempontrendszerénekkialakítása
  • különböző területek együttműködésénekfejlesztése a projektek sikere érdekében
  • projekt-, program- és portfólióirodák, PMO-k fejlesztése
  • projektkontrollingfolyamatok és kulcsfontosságú teljesítmény-jelzők meghatározása
  • felelősségek, hatáskörökés feladatok tisztázása
  • programok, projektektámogatása, igény esetén vezetése

A Tetra Pak példája

Már volt szó arról, hogy az elmúlt évtized közepe óta mind több vállalat veszi igénybe a PASZ-t és annak „szolgáltatásait”. Közéjük tartozik a mintegy 30 ezer dolgozót foglalkoztató és 30 országban jelenlévő Tetra Pak. Az óriáscég fő profilja csomagolóanyagok gyártása, valamint csomagoló gépek előállítása. A globális cég több kontinensen folytat gyártást, kutatást és fejlesztést. A Tatra Pak felső vezetése elégedetlen volt az egyik európai gyár projektjeinek eredményeivel: szerintük a projektek túl sokáig húzódtak és nem hozták a várt eredményeket. A cégvezetés véleménye szerint a megoldást a hagyományos hierarchikus szervezet „eltolása” a PASZ irányába jelentheti. Megtörtént a szervezet átalakítása, amelynek nyomán nem csak a technológia és az üzleti folyamatok magasabb szintű integrációja valósult meg, hanem számottevően javult a csapatmunka minősége és a projekteken dolgozó szakemberek professzionális támogatása.

A Tetra Pak említett európai részlegének vezérigazgatója szerint a struktúraváltás nyomán javult az integráció a cégen belül, kedvezőbbek lettek a feltételek mind a vállalatvezetés, mind pedig a projektmenedzserek számára. Az átalakítás azt is eredményezte, hogy tovább javult a termékek minősége, a vállalat teljesítménye, sikerült hatékonyabban ki- és felhasználni a cég forrásait, valamint felgyorsult és elmélyült a tudásmegosztás az egyes részlegek között. A PASZ azt is lehetővé tette, hogy „ütősebb”, célorientáltabb munkacsapatok jöjjenek létre, amelyekben nőtt az egyéni felelősség a tudásmegosztás területén és javult az anyagi, az emberi és egyéb erőforrások allokációja. A vezérigazgató szerint a projektcsapatok élénkebbek, hatékonyabbak lettek és sikerült megvalósítani a projektmunkát színesítő tevékenység-rotációt is.

A PASZ előnyei és hátrányai

A projekt alapú szervezetek számos előnnyel és hátránnyal is járnak. Ezek közül érdemes megemlíteni néhányat.

Előnyök:

  • lehetőség a szervezet stratégiájának és projekt-feladatainak a közelebb hozására a termékek és a szolgáltatások fejlesztése érdekében. Ennek nyomán javulnak az innováció és a fejlesztés lehetőségei is, s végső soron növekszik az üzleti érték is
  • új kihívások, vagyis a projektek új ismereteket és képességeket biztosíthatnak a résztvevők számára
  • tudás-menedzsment és az ismeretek szinte határtalan áramlása és átadása a projektmunka során
  • rugalmasság az erőforrások allokációjában a projektcélok megvalósításának ideje alatt
  • egyenlőség biztosítása a csapattagok között
  • a teljesítmény-értékelés egyénileg történik a projektvezető részéről, így a csapattagok elkötelezettsége növekedhet
  • rugalmasság a válaszidő alakításában, hiszen a projektmenedzser a döntéshozó

Hátrányok:

  • a projektcsapat elszigetelten dolgozhat más csapatoktól, kevés a külső kontroll
  • ha kevés a kommunikáció a projektcsapatok között, akadozhat a tudástranszfer
  • ha a szakembereket gyakran „teszik át” egyik projektből a másikba, megakadhat, lelassulhat, sérülhet szakmai fejlődésük és előrehaladásuk a ranglétrán

Új idők, új struktúra-követelmények

Elméleti és gyakorlati menedzsment szakemberek több éve vitatkoznak arról, hogy a PASZ-nak a részvényesek, vagy a szélesebb kör, az úgynevezett érintettek (stakeholder) érdekeit kell-e képviselnie, szolgálnia. Mindkét irányzat mellett és ellen sok érv szól, annyi azonban bizonyos: a pandémiával „beköszöntött” és azóta sem javuló gazdasági, üzleti helyzet és környezet a szervezetektől új struktúrákat követel, kényszerít ki a talpon maradás, a versenyképesség megtartása és nem utolsó sorban a nyereségesség megtartása érdekében. Ezeknek a céloknak lehet és lett egyik eszköze a PASZ.

Dr. Gonda György vezetési tanácsadó Certified Management Consultant (CMC) változáskezelés, kommunikáció AzÜzlet.huDr. Gonda György, CMC

vezetési tanácsadó

Certified Management Consultant

Kövesse AzÜzletet a facebookon is!Tetszik

Friss

A déli féltekére pályázhatnak már a Kőrösi Csoma Sándor-program ösztöndíjasai

Újra lehet jelentkezni a Kőrösi Csoma Sándor-program déli féltekére szóló pályázatára. Potápi Árpád János, a Miniszterelnökség nemzetpolitikáért felelős államtitkára ezzel kapcsolatban kifejtette: a déli félteke országaira vonatkozó pályázatot a helyi tanévhez igazítva, az északi féltekétől eltérő időpontban hirdetik meg, és a kiutazás is ehhez igazodva történik meg.

Az EU ajánlást fogadott el a minimáljövedelem bevezetésére

A szegénység és a társadalmi kirekesztés csökkentése érdekében az Európai Unió Tanácsa ajánlást fogadott el a megfelelő minimumjövedelem tagállami bevezetésére.

Nehezen indul a síszezon, de nagy veszélyeket rejt

Az elmúlt napok havazása lendületet adhat a nehezen induló síszezonnak. De már az idei év eddigi menete is megszívlelendő tanulságokkal szolgál a tekintetben, hogy a külföldi utazás megkezdése előtt nem elég csak arra figyelnünk: legyen valamilyen utasbiztosításunk. Annak tartalmával, limitjeivel is tisztában kell lennünk, hívja fel a figyelmet a Magyar Biztosítók Szövetsége (MABISZ).

Norvégia is ritka kincsre lelt. A szó szoros értelmében

Néhány hete Svédországban felfedezték Európa eddigi legnagyobb ritkaföldfém-lelőhelyét. Most egy norvég kutatás is új kincseket talált. A környezetvédőknek azonban vannak aggályaik.

Hírek

Nehezen indul a síszezon, de nagy veszélyeket rejt

Az elmúlt napok havazása lendületet adhat a nehezen induló síszezonnak. De már az idei év eddigi menete is megszívlelendő tanulságokkal szolgál a tekintetben, hogy a külföldi utazás megkezdése előtt nem elég csak arra figyelnünk: legyen valamilyen utasbiztosításunk. Annak tartalmával, limitjeivel is tisztában kell lennünk, hívja fel a figyelmet a Magyar Biztosítók Szövetsége (MABISZ).

Február első napjától olcsóbb lesz a gázolaj

Február 1-jén, szerdán a gázolaj nagykereskedelmi ára bruttó 10 forinttal csökken, ami hatással lehet majd a kutakon megjelenő árakra is. A benzin árában nem lesz változás.

A TEK kommandósai fogták el a milliárdos áfacsalókat – videó

Több mint 5 milliárd forint áfát csalt el egy sajtkereskedelemmel foglalkozó bűnszervezet, a 15 emberből álló bandával és az azt segítő 14 emberrel szemben vádat emelt a Győr-Moson-Sopron Vármegyei Főügyészség - közölte a Nemzeti Adó- és Vámhivatal.

Soha nem látott közelségben suhan el a Föld mellett egy aszteroida pénteken

Egy teherautó-méretű aszteroida fog elhaladni a Föld mellett pénteken kora hajnalban. A 2023 BU várhatóan olyan közel kerül a Földhöz, hogy ez lesz a valaha észlelt legszorosabb találkozás, azonban az égitest becsapódásától a szakemberek szerint nem kell tartani.

Hatósági áras marad a taxis személyszállítás

A taxis szakma kérését összefogó kamarai javaslatra a kormány rendeletben rögzítette a fix tarifa megtartását, a személytaxi-szolgáltatás hatósági ára nem vezethető ki - hívta fel a figyelmet a Budapesti Kereskedelemi és Iparkamara (BKIK).

Duplájára emelik a munkába járás kedvezményes költségtérítését

Duplájára emeli a kormány a munkába járás kedvezményes költségtérítését, ez több százezer munkavállalónak komoly anyagi támogatás, és megkönnyíti a munkába járást - mondta Palkovics Imre, a Munkástanácsok Országos Szövetségének (MOSZ) elnöke az M1 aktuális csatornán.

Fix béremelést kapnak az Auchan teljes munkaidős dolgozói

Az Auchan Magyarország januártól valamennyi teljes munkaidőben foglalkoztatott munkatársának bruttó 32 000 forintos béremelést ad - jelentette be az áruházlánc.

Új gázszállítási szerződést kötött Lengyelország

Lengyelország húsz évre és összesen 20 millió tonna cseppfolyósított földgáz (LNG) szállításáról szóló szerződést kötött az amerikai Sempra Infrastructure vállalattal - közölte Daniel Obajtek, a PKN Orlen lengyel állami energetikai nagyvállalat vezérigazgatója.

Gazdaság

Februártól jelentősen emelkedik a Babakötvény éves kamata

Jó hír a gyermeket nevelő családoknak: február 1-től 17,5 százalékra emeljük a Babakötvény éves kamatát - jelentette be a pénzügyminiszter a Facebook oldalán.

MNB: csak szigorú törvényi keretek közt változtathatják a számladíjakat a bankok

Az MNB kiemelt figyelmet fordít a hitelintézetek számladíj-módosításaira, és jogsértés esetén azonnal intézkedik - figyelmeztetett a Magyart Nemzeti Bank azzal összefüggésben, hogy január végéig valamennyi lakossági folyószámlával rendelkező ügyfelet tájékoztatja bankja a tavalyi bankszámla- és kártyaköltségeiről.

Tömeges díjemelés a nyugdíj- és egészségpénztáraknál

Sorozatban kapják a felszólításokat a nyugdíjpénztárak és egészségpénztárak tagjai, hogy 2023-tól magasabb minimális havi tagdíjat várnak az intézmények. Az így megtakarítók örülhetnek, ha az inflációval megússzák a tagdíjemelést, mert vannak annál jóval nagyobbak is – derül ki a Bank360.hu elemzéséből. 

Mától indulhat a roham az új szuperállampapírokért

Indul az akár 16 százalékos kamatot fizető új Prémium Magyar Állampapírok (PMÁP) jegyzése. Az Államadósság Kezelő Központ (ÁKK) két új lakossági sorozatot bocsát ki 500-500 milliárd forint értékben, ezeket január 19-től lehet jegyezni – írja a Bank360.hu. 
Az adatkezelési tájékoztatót elolvastam és elfogadom