Nemsokára két éve lesz annak, hogy a világ nagy része mintegy három hónapra karanténba vonult a Covid-19 járvány miatt. 2020 márciusában új korszak kezdődött – bizonyos fokig pedig folytatódott – a munka világában, mindenekelőtt a nem gyártást folytató munkahelyeken, a home office (HO), az otthoni munkavégzés korszaka. Az elmúlt csaknem két esztendőben a távmunkával kapcsolatban igen sok tapasztalat halmozódott fel a szervezetek, a munkaadók, a munkavállalók, a családok körében, valamint – többek között – az egészségügy, az oktatás és az informatika (beleértve a digitalizációt) területén is. Érdemes áttekinteni az otthoni munkavégzés eddigi tapasztalatait, tanulságait, hatásait a munkahelyekre, a hatékonyságra, a vezetési stílusokra, az egyes korosztályokra, az emberi kapcsolatokra és a munka világának a jövőjére. Tájkép csata közben.
Az otthoni munkavégzés nem új jelenség, nem a pandémia szülte, hanem egyike az ismert alternatív foglalkoztatási lehetőségeknek. Az Európai Bizottság 2002-ben – a szociális partnerekkel kötött megállapodásban – a távmunkát olyan munkaszervezési és/vagy munkavégzési formaként határozta meg, amely a számítástechnikát munkaviszony keretei között veszi igénybe, illetve ahol a munkát – amely a munkaadó telephelyén is megszervezhető lenne – a munkavállalók attól rendszeresen távol végzik. Távmunkavállalónak pedig az a személy tekinthető, aki e meghatározásnak megfelelő keretekben információ- és kommunikációs technológiai eszközökkel végzi a munkáját. Jack Nilles, a távmunka atyjának szellemes megfogalmazása szerint, amikor huzamosabb ideig nem a munkahelyi irodánkban dolgozunk, akkor a „munka utazik”. (A távmunkával, a HO-val a Menedzser Akadémia először a karantén idején, 2020. május 11-én foglalkozott hosszabb cikkben, mostanra viszont már elég idő telt el a következtetések levonására, a továbbfejlesztési vagy módosítási javaslatok megemlítésére.)
Kényszerű otthonmaradás
A nem fizikai foglalkoztatottak 24 százaléka már a koronavírus-járvány előtt is otthonról dolgozott az Egyesült Államokban, Európában pedig ez az arány meghaladta az 5 százalékot. Reális becslések szerint a fejlett országokban 2020 második felében az irodai alkalmazottak mintegy 90 százaléka dolgozott otthonról. A szervezetek, a cégek, az oktatási intézmények szinte egyik napról a másikra kényszerültek átállni a távmunkára. A két évvel ezelőtti HO-korszak elején minden érintett megtapasztalhatta, milyen kommunikációs, informatikai, vezetési, ügyfélkapcsolati, időbeosztási, elidegenedési, esetleg családi problémákkal járt a kényszerű otthonmaradás.
Az idő múlásával természetesen mind több távmunkával kapcsolatos gond oldódott meg, finomodtak a HO módszerei és igen sok új tapasztalatra tettek szert a munkaadók, a vezetők és az alkalmazottak. Visszatekintve talán a legfontosabb, hogy az új helyzetben a szervezetek, cégek sikere, eredményessége elsősorban azon múlott, milyen gyorsan tudtak válaszolni az új ügyfél-igényekre, milyen gyorsan jelentek meg innovációkkal a piacon. Az irodai munka gyors átállítása HO-ra azt is jelentette, hogy mind a munkaadóknak, mind pedig a munkavállalóknak számottevően kellett fejleszteniük műszaki ismereteiket és tapasztalataikat, miközben igencsak sok és új informatikai tudásra, gyakorlatra is szert kellett tenniük. Arról nem is szólva, hogy csak azok tudtak gyorsan alkalmazkodni a világjárvány okozta munkahelyi, munkavégzési változásokhoz, akik korábban is fogékonyak voltak a változásokra és a változáskezelésre.
Egy nemzetközi felmérés tanúsága szerint az irodai dolgozók 45 százaléka dolgozna szívesen továbbra is otthonról. Mindösszesen 80-85 százalékra tehető azok aránya, akik egyrészről HO-ban, másrészről úgynevezett hibrid „üzemmódban” szeretnének dolgozni. Ez utóbbi azt jelenti, hogy a járvány jelentős csökkenés vagy befejeződése után a munkavállalók döntő többsége szeretne 2 napot otthonról dolgozni, három napot pedig az irodában tölteni, vagy fordítva. Erre a munkavégzésre a hibrid mellett új szakkifejezés is született, smart working, azaz okos munkaidő-beosztás. Az Egyesült Államokban a nem fizikai munkavállalóknak csak 16 százaléka szeretne a pandémia „lecsengése” után kizárólag a munkahelyi irodájában dolgozni. (Pszichológusok véleménye szerint sokan azért szeretnének mielőbb visszatérni a megszokott irodába, mert az elkülönített munkaállomás számukra státusz-szimbólumot és vélt vagy valós, erőt, hatalmat, biztonságot jelent.)
Hatékonyság, előnyök, hátrányok
A kutatások bebizonyították, hogy a HO-ban dolgozók munkavégzési hatékonysága jelentősen növekedett, sok esetben a bővülés még a 30 százalékot is meghaladta. Szakemberek szerint ennek az az oka, hogy odahaza kevesebb a zavaró, a munkavégzést megszakító körülmény, mint az irodában, ráadásul a távmunkában egyénileg vagy csapatban dolgozók bizonyítani akarnak cégüknek, főnökeiknek. Az is bebizonyosodott, hogy az online megbeszélések, tárgyalások, konferenciák hatékonysága nem marad el a személyes kapcsolattartásétól.
Érdemes – nem fontossági sorrendben – kiemelni néhány, az otthoni munkával kapcsolatos előnyt és hátrányt az elmúlt két esztendő nemzetközi tapasztalatai alapján.
Előnyök:
- időt lehet megtakarítani – itt leginkább arról van szó, hogy a napi munkába járás idejét mindenképpen meg lehet takarítani. Ez a munkahely-lakhely távolság és megközelíthetőség függvényében akár napi 1-1,5 óra is lehet.
- pénzt is lehet spórolni – a napi munkába járás költsége megtakarítható
- kisebb ökológiai lábnyom – egyre több cég fordít kiemelt figyelmet arra, hogy a lehető legkisebb környezeti terhelést okozza. A rendszeres munkába járás mellőzésével jelentős mértékben csökkenthető az úgynevezett ökológia lábnyom.
- a közös munkahely hátrányai kiküszöbölhetők – vagyis mindenki maga alakítja a saját munkakörnyezetét, nem kell a kollégákhoz igazodni. Ez jelentősen csökkentheti a feszültséget, a stresszt.
- a munkavállalók jelentős része hatékonyabban tud odahaza dolgozni.
- a felszabaduló időt lehet egyéb dolgokra, például sportolásra, kultúrára, s nem utolsó sorban családra fordítani.
- a személyes időbeosztás jobban menedzselhető
Néhány hátrány:
a munka-magánélet egyensúly megbillenése; a home office egyik fő hátrányaként szokták emlegetni, hogy sokak számára sokkal nehezebb elválasztani a magánéletet és a munkát. Hiányzik a munkába járás “zsilipelő” funkciója, amikor fel lehet készülni fejben a feladatokra, illetve kellően el lehet távolodni tőlük: a hálószobától a nappaliig vagy dolgozószobáig történő néhány lépés erre bizony nem elég.- nem mindenki tudja egyedül munkára szoktatni, szorítani magát. Vannak vezetők és dolgozók, akiknek a teljesítménye csak akkor jó, ha folyamatos külső kontroll alatt vannak. Számukra semmiképpen sem ideális a nagyobb önállóságot igénylő távmunka.
- a közösségtől való elszokás, elidegenedés is komoly veszély, főleg a tartós home office esetében. A vezetőknek mindenképpen fel kell készülniük e probléma megelőzésére, illetve kezelésére. Elengedhetetlen személyes vagy virtuális közös programok szervezése.
- a személyes kommunikáció hiánya, hiszen HO-ban a kapcsolattartás (kollégákkal, vezetőkkel, ügyfelekkel stb.) különféle digitális csatornákon keresztül zajlik. Ez az adott helyzetben ugyan technikailag, üzletileg nagyon jó, ugyanakkor sokan panaszkodnak a személyes kommunikáció hiányára.
- nem mindenki otthonában van megfelelő munkatér, kényelmes, munkához való bútor, informatikai felszereltség (főleg, ha esetleg többen is otthonról dolgoznak), ami szintén ronthatja a távmunkában nyújtott teljesítményt
- a csapatmunka megszervezése sok esetben távolról nehéz, illetve igényel némi plusz gyakorlatot a közös munka online menedzselése
Az előnyöket és a hátrányokat még hosszan lehet sorolni, de a Covid-19 tipikusan az a helyzet, amikor a szükség törvényt bont. Annyira, hogy ma már egyértelmű: a HO kedvező tapasztalatai és a hátrányok kiküszöbölése nyomán a munka és a munkavégzés világa már nem lesz az, ami a pandémia előtt volt. Sokkal szélesebb, színesebb, technikailag diverzifikáltabb lesz; azt viszont még nem lehet tudni pontosan, hogy az „új világ” mit hoz majd a munkahelyi és a virtuális munkavégzési emberi kapcsolatokban.
Körkép a hazai HO-tapasztalatokról
Sok tapasztalatot sikerült gyűjteni idehaza is a HO elmúlt két évéről. A notebook.hu az elmúlt esztendőben reprezentatív kutatást végzett csaknem ötezer távmunkában dolgozó munkavállaló körében, s az eredmények többnyire nem térnek el a nemzetközi irányzatoktól. A megkérdezett magyar munkavállalók 69 százaléka dolgozott otthonról 2020-ban és 84 százaléka a jövőben is szívesen végezné a munkáját csak home office-ban vagy hibrid megoldásban. Érdekes adata a felmérésnek, hogy míg a főiskolát, egyetemet végzettek 90 százaléka dolgozott otthonról, addig az általános iskolát végzetteknél ez csupán 38 százalékot tett ki.
Az is kiderült a kutatásból, hogy a munkáltatók többsége nem segített a munkavállalóknak a home officehoz szükséges eszközök beszerzésében. A válaszadók 90 százaléka saját maga fizette a munkához szükséges fejlesztést, és csak tíz százalék mondhatta magát szerencsésnek, hogy cége állta a technika költségeit (internet előfizetés, laptop, nyomtató, szkennelő, másoló stb.). Ez a szervezeti hozzáállás nem tartható, hiszen az irodában sem a dolgozó fizeti az informatikai eszköz és az egyéb IT-költségeket, s a HO-ban az otthon a munkahely, az „iroda”. Sokan panaszkodtak egyébként az akadozó internet kapcsolatra, a gyenge wi-fi jelre, a munkahelyi szerverek átmeneti elérhetetlenségére, a gyenge technikai minőségű videokonferenciákra, a régi, idős otthoni számítógépekre, illetve az eszközök hiányára. A megkérdezettek 34 százalékának nem volt semmilyen informatikai kifogása a távmunkával kapcsolatban.
A személyes találkozót felváltotta a Facebook Messenger, mivel FB- fiókja szinte mindenkinek van, így egyértelmű, hogy ki is használják a Messenger funkciót. A megkérdezettek 82 százaléka tartja így a kapcsolatot barátaival, kollégáival. 25,5 százalékkal második legnépszerűbb alkalmazás a Viber, a válaszadók 17-17 százaléka használja a Skype és Microsoft Teams alkalmazást.
Egy hazai informatikai szakértő szerint a pandémia, a szinte azonnali cselekvés igényelt a digitális átállásra, s a járvány igencsak felértékelte az informatikai és digitális fejlesztéseket. A szervezeteknek és a vállalatoknak már a 2020-as költségvetésükben kiemelten sok pénzt kellett fordítaniuk informatikai fejlesztésekre, hiszen egyrészről ez a jövő, másrészről nem tudható, hogy meddig tart a járvány. A szinte mindenki által javasolt covid-utáni hibrid munkavégzés is ezt az igényt erősíti.
A megkérdezettek döntő többsége szerint a HO növelte munkájuk hatékonyságát. Ami a távmunkával eltöltött napi időt illeti: a válaszadók 11 százaléka 1-2, 35 százaléka 3-5, 41 százaléka 6-8, 13 százaléka pedig ennél is több órát töltött munkával otthonában. Már volt szó korábban a HO előnyeiről, ezek közül érdemes néhányat számszerűsíteni a kutatás eredményeiből. Az otthoni munkavégzés tehát számtalan előnnyel jár, például igen sok utazásra szánt időt és ebből adódóan benzin vagy bérlet árat spóroltak meg a dolgozók. (A közlekedéssel járó stressz elmaradásának jótékony hatásairól nem is beszélve.) A megkérdezettek negyedének ez tetszett a legjobban, míg 24 százalékuk azt élvezte, hogy magának osztja be az idejét, és bármikor dolgozhat. A válaszadók 17 százaléka (döntően a hölgyek) örült, hogy nem „szalad a háztartás”, mert HO közben a házimunka is viszonylag könnyedén elvégezhető. Közel ugyanannyian (11-12 százalék) említették a legjobb előnynek a kényelmes, otthoni ruházatot és a későbbi felkelés lehetőségét. A válaszadók mintegy 5 százaléka azt értékelte a legjobbnak, hogy senki nem zökkentette ki a munkából. Viszont tudvalevő, hogy mindig vannak örök elégedetlenek: a megkérdezettek közel 6 százaléka semmit nem tudott értékelni az otthoni munkavégzésben.
A hátrányokra vonatkozó kérdések közül a válaszadók csaknem harmada szerint a bezártság volt igen kellemetlen, sokan nagyon hiányolták a külső ingereket. Míg a kollégák hiánya a válaszadók 17 százalékát viselte meg, addig 13 százalék a körülötte sertepertélő családra panaszkodott. Generációs különbségek is megfigyelhetők a home office hátrányaiban: fiatalok csaknem fele a bezártságot viseli nehezen, míg az idősebbeknek a kollégák hiányoznak erősebben. A 30-49 éveseknek értelemszerűen a gyermek/család okoz nagyobb gondot, s a HO-ban sokszorosan bebizonyosodott, hogy nem egyszerű egyszerre megbeszélésen ülni és a gyerek(ek)kel is tanulni.
Érdekes válaszok érkeztek a HO és az egészségi állapot összefügéseire. A kutatásban résztvevők szerencsésnek mondhatják magukat, persze az is lehet, hogy tudatosan figyeltek az egészségükre, ugyanis 40 százalékuk semmilyen egészségügyi gondot nem észlelt magán. Viszont a válaszokból kiderült, hogy 26 százalék a plusz kilók miatt aggódhat, 22 százalék a hátfájástól és 12 százalék a depresszió hatásaitól szenvedett. A megkérdezettek 15 százalékának pedig romlott a szeme az otthoni munka alatt. Arra is oda kell figyelniük a munkáltatóknak, hogy sokan otthon nem rendelkeznek olyan felszereltséggel, amely megfelelő műszaki, kényelmi lehetőségeket biztosít a munkavégzéshez. Sok dolgozó számára az is gondot jelent, hogy az odahaza nem tud olyan tereket kialakítani, amely alkalmas a munkavégzésre. A kanapén görnyedni egész nap a laptoppal valóban sokkal kényelmetlenebb (és hosszú távon ennek negatív egészségi hatásai vannak), mint egy ergonomikus irodai székben végezni a munkát. Ha tehát hosszú távon gondolkodik egy szervezet HO-ban, figyelembe kell vennie azt is, hogy akinek az otthoni tere nem alkalmas egy megfelelő munkaállomás kialakítására, annak az otthoni munkavégzés nem igazán vonzó. Felmerülhet viszont kérdésként, hogy a megfelelő felszereltség, tehát például egy irodai szék beszerzése az alkalmazott számára, lehet-e a munkaadó feladata.
Érdekes képet mutatnak a jövővel kapcsolatos válaszok. A hogyan dolgoznál a jövőben kérdésre a válaszadók mintegy egyharmada „többnyire otthon”, 31 százaléka „többnyire irodában”, 21 százaléka „mindig otthon”, 16 százaléka pedig „csak irodában” preferenciát jelölt meg. A pandémia egy újszerű és elhúzódó teszt mind a munkaadók, mind pedig a munkavállalók számára. Szakértők egybehangzó véleménye szerint a teszt sikere döntően négy tényezőtől függ: a munka jellegétől, a szervezet támogatásának mértékétől, az otthontól (család, munkatér, felszereltség), s nem utolsó sorban a dolgozó személyiségétől.
Át kell gondolni a megszokott folyamatokat
A távmunka idején, valamint a hibrid-rendszer elterjedésével megkülönböztetetten fontos feladatok várnak a vezetőkre. Kis túlzással állítható, hogy a HO sikere igen nagy mértékben tőlük függ. Dave Ulrich, egyetemi professzor és menedzsment tanácsadó a LinkedIn-en közzétett posztjában arra hívja fel a figyelmet, hogy a kényszerű HO, valamint az azt követő visszatérés lehetőséget nyújt a korábban megszokott folyamatok újragondolására. Hasonlóan ahhoz, mint amikor hosszabb szabadság vagy vezetői tréning után újra munkába állva feltűnik, hogy bizonyos dolgok, amelyek korábban megkérdőjelezhetetlennek tűntek, friss szemmel nézve már rászolgálnak a megújulásra.
A globális világjárvány következtében az otthonokba áttelepült munka megváltoztatta szemléletünket az infokommunikáció, a költséggazdálkodás, a növekedési kényszerek és más hasonló fogalmak tekintetében is. A munkahely, a munkahelyről kialakult normák, beidegződések átalakulnak. Bizonyos dolgok felértékelődtek, míg mások friss szemmel nézve sokat vesztettek jelentőségükből. A visszatérés a régi munkamenetre tehát nagy lehetőség és egyúttal késztetés is a folyamatok újrafogalmazására. A professzor a következő lépéseket ajánlja:
- a szervezeti kultúra megerősítése. Érdemes megvitatni, például, hogy az ügyfelek, partnerek oldaláról a különleges körülmények között is visszaigazolódott-e az a szemlélet, magatartás, amelyet eddig célravezetőnek tartottak.
- a munkatevékenységek kritikus áttekintése. Mely jelentések, értekezletek, irányelvek bizonyultak feleslegesnek, amelyek nem járnak hozzáadott értékkel?
- priorizálás. Ez talán a legnehezebb feladat. Meghatározni a munkatevékenységek rangsorát abból a szempontból, hogy melyek a legjelentősebb értékteremtők az üzleti eredmény, a partnerek és a munkatársak szempontjából.
- a bizonytalansággal való együttélés megtanulása. Ne törekedjünk az előző hónapok, évek bizonytalanságának azonnali felszámolására. A megfellebbezhetetlen utasítások helyett kis lépésekkel próbáljuk a szokásos üzletmenetet helyreállítani, vagy éppenmódosítani.
Gondoljuk át tehát a munkavégzés módját, például milyen megbeszéléseket tudunk elhagyni, hogyan csökkentsük napi kötelező feladataink számát? Kulcsfontosságúvá válik az empátia, legyünk türelmesek saját magunkkal és csapatunkkal! Ha szükséges, módosítsuk az elvárásainkat: hány találkozó szükséges, milyen teljesítményt várunk el másoktól? Az érzéseket és a hangulatot értékeljük, ne a számokat!
Kulcsszerepben a vezetők
A vezetői beleérző-képesség, az empátia a sikeres HO egyik kulcstényezője. A távmunka idején is együtt kell „élnie” a vezetőnek munkatársaival, persze változtatni kell azokon az arányokon és módszereken, amelyeket a személyes jelenlét követelt meg korábban. Nem szabad túlzásba vinni az online értekezleteket, az ellenőrzést és az „igehirdetést”. Ugyanakkor még online is sok lehetőség van a csapatépítésre, a közösségi szellem erősítésére, a csapat egyben-tartására. Az otthoni munkavégzés idején is szükségesek a tréningek, továbbképzések, megkülönböztetett figyelemmel az informatikára és a digitalizációra. Természetesen szervezhetőek online is szabadidős közösségi programok: vetélkedők, könyv- és filmklubok, kártya- és sakkbajnokság, családbemutatás, születésnapi és névnap köszöntők, a kreativitásnak szinte nincsen határa.
A Covid-19 egymást követő hullámai bebizonyították és bebizonyítják, hogy szinte mindenki képes távmunkában dolgozni. Ma még nem lehet tudni, meddig is tart a jelenlegi pandémia, de az elmúlt csaknem két esztendő HO tapasztalatai, „leckéi” elegendőnek tűnnek ahhoz, hogy ezen a területen ne érjék a szervezeteket már nagyobb meglepetések. Kritikus sikertényező marad a folyamatos és tartalmas belső kommunikáció, a működőképes és megerősített IT-rendszer, az IT-biztonsági képzés, az áthatolhatatlan biztonság a belső kommunikációban, az önállóság és az egyéni felelősség növelése, a csapatszellem, valamint a vezetői empátia. Miután a munka világa, a foglalkoztatási formák a pandémiától függetlenül is átalakulóban vannak, nem véletlen, hogy ma már folyamatosan új feladatok és módszerek kerülnek bevezetésre, alkalmazásra a HR részlegek, a vezetők, az informatikusok, a változás- és tudásmenedzserek, s nem utolsó sorban a dolgozók részéről.
Dr. Gonda György, CMC
vezetési tanácsadó
Certified Management Consultant
