Home office – Hatékonyabb, de megvannak a veszélyei

Akaratunktól függetlenül egy nagyszabású, globális „kísérletnek”, éles tesztnek vagyunk tanúi és egyben alanyai: a koronavírus-járvány miatt szinte egyik napról a másikra berobbant az üzleti életbe (is) szerte a világon az otthoni munkavégzés, a home office (HO).

A HO története – mint alternatív munkavégzési forma – nem az elmúlt hónapokban, hanem több évtizede kezdődött, de a járvány tette tömegessé. Egyúttal olyan folyamatok is elindultak a HO területén, amelyek jelentős változást hoznak a vállalatok és a szervezetek életében, munkafolyamataiban. Nem kevésbé a dolgozók, elsősorban az úgynevezett irodisták életében.

Távmunka történelem

Már március első felében a nemzeti és a nemzetközi cégek többsége nem a termelésben és nem a szolgáltatási szektorban foglalkoztatott dolgozói számára elrendelte az otthoni munkavégzést, a távmunkát, a HO-t. A Google, a Microsoft, az Apple, a Chevron, a Spotify, az Amazon és szinte megszámlálhatatlan vállalat vezetése Nagy-Britanniától Japánon át Dél-Koreáig pillanatok alatt döntött arról, hogy a céges koronavírus fertőzés elkerülése érdekében irodai dolgozóit kötelezően home office munkavégzésre „küldi”.

A HO, a távmunka nem új jelenség, az úgynevezett atipikus munkavégzési formák közé tartozik: a részmunkaidős, a megosztott munkaidőben történő, a határozott (projekt) időtartamra történő foglalkoztatás, a munkaerő kölcsönzés, az önfoglalkoztatás, stb.  – már a járványt megelőzően az Európai Unióban és idehaza egyaránt a foglalkoztatáspolitika egyik folyamatosan erősödő, a foglalkoztatottságot javító eszközévé vált.

Az Európai Bizottság 2002-ben – a szociális partnerekkel kötött megállapodásban – a távmunkát olyan munkaszervezési és/vagy munkavégzési formaként határozta meg, amely a számítástechnikát munkaviszony keretei között veszi igénybe, illetve ahol a munkát – amely a munkaadó telephelyén is megszervezhető lenne – a munkavállalók attól rendszeresen távol végzik. Távmunka-vállalónak pedig az a személy tekinthető, aki e meghatározásnak megfelelő keretekben információ- és kommunikációs technológiai eszközökkel végzi a munkáját.

Jack Nilles, a távmunka atyjának szellemes megfogalmazása szerint, amikor huzamosabb ideig nem a munkahelyi irodánkban dolgozunk, akkor a „munka utazik”.

A gyáripar megjelenéséig a mezőgazdasági tevékenységen kívül szinte mindenki „otthon” dolgozott, de a HO-t mai formájában először állítólag Los Angelesben vezette be néhány cég. A városban hatalmasak a távolságok (és nem igazán jó a tömegközlekedés), sok cégvezető és alkalmazott naponta több órát autózott oda és vissza lak- és a munkahelye között. A számítógépek, munkaállomások elterjedésével már a nyolcvanas évek második felében több vállalat felajánlotta közép- vezetői és alkalmazottai egy részének a számára az otthoni munkát, amelyet akkor telecommuting-nak hívtak.

A könyveléstől a toborzásig

Kezdetben a könyvelést, a szoftverfejlesztést, a programozást, az informatikai felügyeletet, a bérszámfejtést, majd a marketing tevékenység egy részét, a munkaerőtoborzást a végső kiválasztási beszélgetésekig, a stratégia-készítést, a teljesítményértékelés egy részét, az ügyfél- és diszpécserszolgálat egyes feladatait, a távfelügyeletet, az ügynöki tevékenységet, a tanácsadást, a kutatást, az oktatást, a fordítást, a sajtófigyelést, a honlap-karbantartást „háziasították”, és a sort hosszan lehet folytatni.

A járvány idején pedig szinte minden irodai munka otthonról folyik vezetői és beosztotti szinten egyaránt. Várható, hogy ezeknek a tevékenységeknek egy (nem is kis) része a járvány után is „otthon marad” majd.

Statisztikák a járvány előttről

Ez a munkavégzési forma annyira „felkapott” lett az Egyesült Államokban, hogy a nem fizikai foglalkoztatottak 24 százaléka már a koronavírus-járvány előtt otthonról végezte a munkáját. Európában is mind népszerűbb a HO: az Eurostat adatai szerint két éve a 16-64 éves munkavállalók 5,2 százaléka volt „távmunkás”.

A rendszeresen otthonról dolgozók aránya Hollandiában volt a legmagasabb 14 százalékkal, Finnországban 13, Luxemburgban 11 százalék volt az arány. Magyarországon pedig 2,3 százalék, jóval magasabb mint például Bulgáriában (0,4 százalék) és Romániában (0,3 százalék). Régiós összehasonlítás: Szlovénia 6,9 Lengyelország 4,6, Csehország 4,0, Szlovákia 3,6, Ausztria pedig 10 százalék.

Nem kétséges, hogy a mostani világjárvány idején ezek az arányok minden fejlett országban számottevően felfelé módosultak, egyes becslések szerint az irodai alkalmazottak körében a 90 százalékot is meghaladják. Annyi ugyancsak bizonyos, hogy a globális járvány – remélhetően mielőbbi – leküzdése után a korábbi mérteknél jóval magasabb lesz a cégeknél a HO munkavégzési arány. (Erről még a későbbiekben lesz szó.)

A bizalmatlanságtól az elfogadásig

A HO azon, viszonylag kevés munkatevékenység körébe tartozik, amely mind a munkáltató, mind pedig a munkavállaló számára számos előnnyel jár. Nem volt ez mindig így, mert kezdetben a munkáltatók nagy része (ma a felmérések szerint csak egyharmada) bizalmatlan volt az otthonról dolgozók teljesítményével és ellenőrzésével kapcsolatban. Ez a bizalmatlanság azért is csökkent, mert mind több olyan szoftveres megoldás áll rendelkezésre, amely alkalmas az otthoni munka mérésére, ellenőrzésére, sőt, szervezésére is. Végső soron a főnökök részére teljesen mindegy, hogy a távmunkás munkatársak a nap melyik szakaszában dolgoznak, a lényeg az, hogy a megjelölt időre, pontosan elkészüljön a kiadott munka.

Az informatikai és a távközlési forradalom egyik nagy hozadéka, hogy a HO igen sok vállalatnál a cégkultúra része lett. A 30 év alatti, úgynevezett Y generációs munkavállalók esetében megfigyelhető az az irányzat, hogy számukra kiemelten fontos, sok esetben döntő kérdés a HO lehetősége és a rugalmas munkavégzés.

Előnyök a munkáltató számára

A munkaadó számára jelentkező előnyök (a teljesség igénye nélkül):

• kevesebb irodai területre, bútorra van szükség
• csökkennek a működési költségek (ára, takarítás, stb.)
• a „hivatalos munkaidő” egy része nem vész kárba magán beszélgetésekkel, -telefonálással, emailezéssel, folyosói pletykákkal, stb., otthonról tehát jobban végig dolgozzák a munkaidőt
• számos felmérés igazolja, hogy a munkavállalók gyorsabban dolgoznak otthonról és órában kimutatható többletmunkára is készek (a kaliforniai Stanford egyetem két éven át tartó kutatása szerint a HO hatékonysága 13 százalékkal magasabb, mint a „benti” munkáé)
• az elvégzett munka elektronikusan biztonságosan, védetten és gyorsan érkezik meg
• egyszerűbbé, rugalmasabbá válik a szervezeti felépítés
• a munkavállalók kevesebb szabadnapot vesznek ki
• jutalomként is adható a távmunka

  

Infrastruktúra és munkakörülmények otthon

Az otthon dolgozók számára az egyik központi kérdés a HO infrastruktúrájának kialakítása. A cégek személyi számítógépet, laptopot, szoftvereket biztosítanak az otthoni munkához. Általában fizetik az internetet, biztosítják a védett kapcsolatot a munkahelyi szerverekkel és adatbázisokkal, s minden olyan technikai eszközt, segítséget megadnak, amelyekkel zökkenőmentesen végezhetők el otthonról a feladatok. A felmérések szerint a fejlett országokban egy otthoni munkaállomás létesítése átlagosan kétezer dollárjába kerül a munkaadónak.

Érdemes megjegyezni, hogy a koronavírus-járvány amerikai megjelenése után a nem kis számú távmunkás mindegyike 1000-1500 dollárt kapott cégétől a szükséges informatikai többlet beruházásokhoz

Kuckó, családnevelés

Az otthoni munkavégzéshez nyugodt körülmények kellenek, ezért a szakemberek azt javasolják, hogy minden távmunkás alakítson ki odahaza egy csendes sarkot, „kuckót”, ahonnan zavartalanul dolgozhat.

(Nem árt egyébként a családot is „ránevelni”, ha HO munkát végzünk: a kisebb gyerekekkel egy ideig párunk és a nagyobb testvérek is foglalkozhatnak, lehetőleg ne kelljen minden öt percben valamiért felállni a számítógéptől, stb…)

Érdemes (nem fontossági sorrendben) áttekinteni, hogy a HO milyen fontosabb előnyökkel jár a munkavállalók számára:

• rugalmasabb, saját időbeosztás, hatékonyabb időmenedzsment
• munkával kapcsolatos utazással, ingázással nem kell időt tölteni
• nincs a munkaidőben helyhez-kötöttség
• kreativitás kibontakozása
• van lehetőség az elmélyedésre csendes közegben, nem zökkentik ki a dolgozót a feladatból mindenféle irodai zavaró tényezők
• egyes felmérések szerint 25 százalékkal kevesebb stressz-hatás
• könnyebben megteremthető a munka és a magánélet közötti egyensúly
• több idő a család, a hobbik, a barátok számára

Természetesen a HO hátrányokkal is járhat az abban résztvevők számára. Szakemberek véleménye szerint az otthoni munka lezserebbé, kissé fegyelmezetlenebbé is tehet, ezért azt javasolják, hogy tartsuk meg a napi rutinunkat, szokásainkat odahaza is: keljünk fel időben, öltözzünk fel célszerűen (lehetőleg ne pizsamában legyünk egész nap), ne majszoljuk át az egész napot, tartsunk szüneteket a munkában, mozogjunk és lehetőleg kommunikáljunk bent és az otthon dolgozó kollégákkal, vezetőkkel. Ugyanakkor ne böngésszük folyamatosan a közösségi médiát, ne telefonáljuk át az egész napot, ne idegenedjünk el a közösségtől.

Az elidegenedés veszélye

Ez utóbbi tényező sok gondot okozhat a távmunkában. Az USA-ban hamar észrevették a munkapszichológusok, hogy az otthoni munkavégzés egyre nagyobb elidegenedéssel jár a munkahelytől és a kollégáktól. Nem véletlen, hogy az amerikai cégek döntő többsége bevezette, hogy a HO-ban dolgozóknak minden vagy minden második pénteken meg kell jelenniük a vállalati irodában. Ilyenkor értekezletek, közös ebédek vannak, természetesen nem maradnak ki a folyosói pletykák sem; a beszélgetések, az együttlét erősítik a csapatszellemet és a vállalathoz való tartozás, a lojalitás érzését.

A tömeges távmunkával kapcsolatban fontos, hogy legalább naponta egyszer legyen online értekezlet a főnök és az otthon dolgozók között, de nem szabad „túlértekezni” a napot. Ugyancsak szükséges a rendszeres telefon és/vagy írásos kommunikáció az azonos vagy hasonló munkát végzők között mind otthoni, mind benti viszonylatban. A vezetőknek kötelességük közölni a távmunkásokkal elvárásaikat, a kapcsolattartás módjait és nem utolsó sorban az ellenőrzések módszereit.

Vannak olyan elméletek és gyakorlatok is, hogy a hibrid megoldás a legkedvezőbb a munkavégzés szempontjából, vagyis a HO és az irodai jelenlét „keverése” munkavállalói és munkáltatói igények szerint. Természetesen erre nincsen lehetőség a járvány idején. (A Dreamjo.bs és Az Év Irodája nemrégiben készített közös felmérése szerint a megkérdezett hazai vállalati vezetők arra a kérdésre, hogy HR-szempontból mi a legnagyobb kihívás a járványügyi helyzetben, legtöbben – 46 százalék -a folyamatos változáskezelést válaszolták. A második legfontosabb kérdés a vezetők szerint a dolgozói elégedettség fenntartása és a pánik eloszlatása, harmadik legfontosabb feladatként pedig az otthoni munkavégzés körülményeinek biztosítását, kialakítását nevezték meg. Az előbbi tényező a válaszokban 32, az utóbbi 17 százalékot képviselt.)

A vírus közbeszólt

A HO-val kapcsolatos korábbi kutatásokat, felméréseket, arányokat, lehetőségeket a koronavírus-járvány drámai gyorsasággal felülírta. A történelemben még soha nem volt

példa ilyen mértékű távmunkára, a világ irodistáinak nagy része ma már otthonról látja el feladatait. Bár ahogy arra az IWG 2019-es kutatása rámutat, a rugalmas munkavégzés évről évre elfogadottabbá vált, aminek köszönhetően a home office is egyre általánosabb vállalati gyakorlat lett. Ilyen mértékű és gyorsaságú változásra azonban sem a munkavállalók, sem a munkaadók nagy része nem volt, nem lehetett felkészülve. Ennek ellenére úgy tűnik, hogy a kényszerhelyzetben nem sikerült rosszul a hirtelen átállás, a váltás a HO-ra.

Nem hagyható figyelmen kívül majd a jövőben, hogy a távmunka technikai, informatikai, kommunikációs kérdéseit viszonylag gyorsan meg lehet oldani, számos vállalatnál azonban a szükséges kultúraváltás már hosszabb időt vesz igénybe, nehezebb feladatnak ígérkezik.

A HO jövője, a jövő irodája

Noha még nem látni a fényt a járvány-alagút végén, mind több szakértői cikk és tanulmány jelenik meg a HO jövőjéről. Abban teljes az egyetértés, hogy a járvány után a „felpattanás” folytatódik, de – érthető módon – nem maradnak meg a jelenlegi arányok. A vállalatok jelentős része „ráharapott” a HO-ra, a kényszerű kísérlet pedig az előnyök és a hátrányok mérlegelésére készteti, kényszeríti a cégeket. Szinte biztos, hogy a COVID-19 járvány után az irodai munka sokban fog különbözni attól, ami például a tavalyi esztendő végén volt.

A New York Times gazdasági rovata május elején felmérést végzett a „jövő irodájáról” reprezentatív alapon kiválasztott vállalati vezetők körében. A legtöbben azt mondták, hogy a járvány elmúltával irodai dolgozóikra bízzák a választást: otthonról akarnak továbbra is dolgozni, vagy vissza akarnak térni korábbi irodai helyükre. Ez utóbbi azonban nem lesz ugyanolyan, mint amilyen volt: a munkaállásokat a nyitott terű irodákban plexi lapok veszik majd körül, még „békeidőben” is be kell majd tartani a kétméteres távolságot, gyakori lesz a fertőtlenítés, sőt maszk-viselésére is kötelezhetik a dolgozókat értekezleteken, tanfolyamokon, csoportos rendezvényeken.

Változás idehaza is

Magyarországon a Profession.hu tavaly ősszel felmérést készített a távmunkáról száz vállalat megkérdezésével. A beérkezett válaszok alapján a munkavállalók 80, a cégvezetők 65 százaléka támogatta az otthoni munkavégzést. Egy, a járvány kitörése előtti felmérésen alapuló előrejelzés szerint tíz éven belül minden harmadik irodai, informatikai dolgozó távmunkás lesz. Nem kizárt, hogy egy friss felmérés rövidebb időtávot és kisebb arányt állapítana meg. Annyi bizonyos, hogy idehaza is sok változás várható az irodákban. Ezek a változások természetesen nem lesznek függetlenek a technikai feltételektől és a költséggazdálkodástól sem. Nem kétséges, hogy iroda valahol mindig lesz.

Dr. Gonda György, CMC

vezetési tanácsadó

Certified Management Consultant