Még az otthonról végzett munka (home office) sem tudott jelentős sebet okozni a csak 80-90 éves múltra visszatekintő, ma már természetes , szervezett vállalati tevékenységen, a csapatmunkán. Egy amerikai vezetési tanácsadó, Patrick Lencioni a csapatmunkáról szóló könyvében ezt írta: „nem a pénz, nem a stratégia, nem a technológia a titok nyitja. Továbbra is a csapatmunka a versenyhelyzetek legmeghatározóbb tényezője”. Különösen igaz ez századunkban, amikor az Y generáció jelentős része a szabadúszást, az egyéni munkát részesíti előnyben.
A Microsoft nemrégiben kutatást indított, hogy megtudja, mennyire érzik magukat dolgozói boldognak. Meglepő eredmény született a csoportos munka és a jó érzések kapcsolatát illetően. Mi is az a csapatmunka, amit idehaza is igen sokszor teamwork-nek hívunk? A csapatmunka fogalmát többek között úgy is meghatározzák, mint az egymást kiegészítő készségekkel rendelkező olyan emberek tevékenységét, akik közös cél és közös megközelítés mellett kötelezték el magukat, amelyért egymást tartják – jó értelemben – felelősnek. Egy másik meghatározás szerint a csapatmunkát alapvetően olyan emberek csoportja vlgzi, akik közös felelősséget vállalnak. Más szóval, a csapatmunka az egység érzése. Ez egy olyan lelkesedés, amelyet emberek egy csoportja oszt meg egymással közös érdekeik és felelősségeik miatt. S végül a talán legegyszerűbb definíció: a csapatmunka két vagy több ember együtt-dolgozása.
Csapatmunka jellemzők
A kulcsszó: együtt. Mindenekelőtt azonban kétféle csapatmunkát különböztetünk meg. Az egyiken az általánosságban vett, mindennapokra jellemző csapatmunkát, a másikon pedig egy adott feladat elvégzésére felállított csapat munkáját értjük.
A csapatmunkában a tagok képességei kiegészítik egymást, fenntartják az egyéni és kölcsönös felelősséget, valamint a célok iránti erős, közös elkötelezettséget. Ennek eredményeképpen nagyobb teljesítményt, termelékenységet és személyes elégedettséget érnek el. A csapatmunka alapvető szerepe az, hogy összefogja és összehozza az embereket, és motiválja őket az egymással való kapcsolatra. Ez mindenki számára megkönnyíti a folyamatot, és lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy összefogjanak és leküzdjék azokat az akadályokat, amelyek legyőzése nem lenne könnyű az egyén számára.
Persze ennyivel nem lehet „elintézni” a csapatmunkát, ennek sokkal több vetülete, előnye és hátránya van. A történelem során az emberek sok esetben dolgoztak csapatban, ez azonban többnyire eseti jellegű volt, s a munkát kevés tudatosság és irányítás jellemezte. A csapatmunkával részletesen és mélységében az elmúlt évszázad húszas és harmincas éveiben kezdtek el foglalkozni amerikai pszichológusok és munkavégzés-kutatással foglalkozó menedzsment-szakemberek. A vonatkozó kutatások és az ezeket követő tanulmányok rámutattak, hogy az emberek jobban szeretnek csapatban dolgozni, mint egyénileg, ráadásul a csoportmunka jóval hatékonyabb az egyéninél. A csoport tagjainak egyéni tudásánál a kollektíva tudása sokkal komplexebb. Az egyéni munkavégzéssel ellentétben a team munka során a pozitív interakciók révén az egyes tagok a maximumot tudják kihozni egymásból. A folyamatos ötlethalmaz újabb ötletek megszületéséhez vezethet.
Tömeges átállás
A második világháborút követő évtizedekben kezdődött meg a tömeges átállás a szerelőszalag munkaszervezésről a mai nagy teljesítményű szervezeti struktúrára, amelynek már szerves, elengedhetetlen „tartozéka” a csapatmunka.
A legendás Apple-vezér, Steve Jobs így fogalmazott: „a nagyszerű dolgokat az üzleti életben soha nem egy ember csinálja. Egy csapat ember végzi”. Henry Ford sok évtizeddel korábban pedig azt mondta, hogy „az összefogás a kezdet. Az együtt tartás haladás. A közös munka siker.” Nem kétséges, hogy a csapat teljesítménye nem az egyének teljesítményének összessége, hanem sokkal több. Nagy különbség van egy csoport és egy csapat között, különösen, ha az eredményekről van szó. Egy munkacsoport teljesítménye attól függ, hogy az egyes tagok mit tesznek. Ezzel szemben egy csapat teljesítménye magában foglalja az egyéni eredményeket és a közös munka eredményét. A csapatmunkát mindig a csapat tagjai teszik naggyá, akik együtt szinte mindent el tudnak érni a munkában.
Bezos 2 pizza szabálya
Mekkora legyen egy hatékony csapat? Erre a kérdésre nincsen általános „recept-válasz”, de az Amazon tulajdonosa, Jeff Bezos fején találta a szöget az úgynevezett 2 pizza szabály megalkotásával. A szabály értelmében egy csapatnak két darab pizza elegendő kell, hogy legyen az éhségük csillapítására. Amennyiben ennél több pizza kell, a csapat már túl nagy. Ez az egyszerű szabály biztosítja, hogy a csapatok mérete a produktivitást és a közös felelősségvállalást szolgálja.
Igen jelentős és nem könnyű feladat hatékony és eredményes csapatot létrehozni. A vezetőknek meg kell érteniük, hogy ki milyen egyéni erősségeket hoz a csapatba. Ezeket szem előtt tartva kell a vezetőknek kiválasztaniuk a csapattagokat és olyan munkamegosztást kell végezniük, amely megfelel az általuk előnyben részesített stílusoknak. A csapatot támogatni kell, s a vezetőknek folyamatos fejlesztési intézkedésekkel kell irányítaniuk a csapatot.
A hatékony csapat
Hogyan hozzunk létre sikeres és hatékony csapatot?
- Tűzzünk ki világos és érthető célokat minden tag számára. Mindenkinek tudnia kell, hogy mit várnak el tőle
- Hozzáértő dolgozókból építsük fel a csapatot. Hasznos képességekkel rendelkező tagokra lesz szükség, akik rendelkeznek a kívánt készségekkel és ismerettel
- Kölcsönös bizalom kiépítése és fenntartása a tagok között
- A csapattagok közötti jó belső kommunikáció ösztönzése. Gyorsan és hatékonyan kell megosztaniuk egymással az ötleteiket és érzéseiket
- Tárgyalási lehetőség. A tagoknak képesnek kell lenniük arra, hogy szembenézzenek egymással és rendezzék a nézeteltéréseiket
- Tartsuk fenn a megfelelő és megújult vezetést: irányítsuk és támogassuk a csapatot. Segítenünk kell őket abban, hogy felismerjék erejüket, növeljék az önbizalmukat és a lehető legtöbbet hozzák ki a képességeikből
- Biztosítsunk támogató munkakörnyezetet a szervezet minden részéből. Kínáljunk megfelelő képzést, adjuk meg a szükséges erőforrásokat, a csapat tevékenységét elismerő és jutalmazó ösztönző programokat.
A csapatmunka előnyei tagadhatatlanok. A jól összetartó csapatban végzett munka mind az egyének, mind a szervezetek számára fontos előnyökkel és munka-élményekkel jár. Meg kell azonban jegyezni, ahhoz, hogy egy csapat élvezhesse ezeket, jól szervezettnek kell lennie. Ezenkívül a kitűzött céloknak valóban közösnek kell lenniük, azokat minden tagnak meg kell értenie és el kell fogadnia.
Csapatmunka a home office-ban
A pandémia igen nagy kihívás elé állította még a legösszeszokottabb csapatokat is. A krízishelyzetben ugyanis igencsak megnövekedett azon munkahelyek száma, melyek a home office-ra, vagyis az otthoni munkavégzésre álltak át. Hogyan lehetett, lehet hatékony ebben a helyzetben is a csapatmunka?
Az első és legfontosabb, hogy a vezetők az otthoni munkavégzésre is felállítsanak fontos, betartható szabályokat. Legyen például kerete a napnak: a napindító és -záró megbeszéléseket a személyes jelenlét helyett online térben kellett megtartani.
Fontos továbbá, hogy nem szabad szabadjára engedni az információmorzsákat a kör-e-mailek, telefonok és ide-oda válaszolgatások tengerében! Ma már számos olyan program és platform létezik, amely segít a feladatok és a határidők egyeztetésében. Így a csapatmunka ugyanolyan hatékonyan lehet home office-ban is, mintha a csapattagok csak az irodában lennének.
A sikeres csapatmunka aranyszabályai
Érdemes áttekinteni a sikeres csapatmunka néhány aranyszabályát:
- Ne legyenek kivételek, mindenkin egyenlő teher legyen
- A vezetők legyenek nyitottak, legyen természetes a kölcsönös számonkérhetőség
- Folyamatos legyen a vezetői és a csapat kontroll
- Legyen ösztönző, innovatív a környezet
- Elkötelezettség, csapatösszetartás és szakmai kompetencia
- A csapatmunka sikereit, a részsikereket is meg kell ünnepelni
- Folyamatos koordináció a vezetés részéről és a csapaton belül is
- Ha valami nem működik, azon gyorsan változtatni kell
- Egészséges kockázatvállalás
- A „tekintsünk ki a dobozból” (out of the box) gondolkodás és megközelítés támogatása
- Közös döntések, reális elvárások
- Az eredmények szem előtt tartása
- Egészséges konfliktusok, békés, előremutató megoldással
A hiányos csapatmunka néhány jele
A felsorolást még hosszan lehet folytatni, de azt is észre kell venni, ha a csapattal valami baj van, valami nem „stimmel”. Erre a helyzetre több jel utalhat. Érdemes közülük megemlíteni a kommunikáció hiányát, a maximalista vezetési stílust, a bizalmatlanságot, az elkötelezettség hiányát, a számonkérés kerülését, a konfliktusoktól való félelmet és a csapatviszályt. Természetesen törekedni kell arra, hogy ilyen helyzet ne alakulhasson ki, de a rossz csapatmunka nem előzhető meg minden esetben. Nem véletlen, hogy a szervezetek, különösen a cégek igen nagy figyelmet fordítanak az elmúlt évszázad kilencvenes évei óta a csapatépítésre.
A csapatépítés „rejtelmei”
A csapatépítés egy gyűjtőfogalom olyan különféle tevékenységekre, amelyek célja, hogy javítsák a társadalmi kapcsolatokat, valamint a csapaton belüli szerepek kialakulását, leggyakrabban együttműködést követelő feladatokon keresztül. A csapatépítés nem egyenlő a tréninggel, amelyet főleg egy vállalat felsővezetése, szervezetfejlesztő részlege, üzleti partnerei stb. szerveznek a hatékonyság növelése érdekében, tehát nem a személyközi kapcsolatok fejlesztésére. Sok csapatépítő tevékenység célja, hogy a felszínre hozza és beszédtémává tegye a csoporton belüli interperszonális problémákat.
A csapatépítés tehát gyakori eszköz a teljesítmény javítására a szervezetekben. A szórakozás fontos eleme a csapatépítésnek, de a cél az, hogy a tagok hatékonyabbá, koncentráltabbakká váljanak, valamint, hogy a teamtagok jobban össze legyenek hangolódva. A tisztán szabadidős tevékenységek hasznosak lehetnek, de meg kell találni hozzájuk a megfelelő időt, és figyelembe kell venni a csapat tagjainak képességeit is (például a sport nem mindenki számára megfelelő). A csapatépítésben jelen kell lenniük a tanulási környezet megteremtésére és az alkalmazottak bevonására irányuló egyéb tevékenységeknek is.
A vállalatok az egész világon igen nagy összegeket fordítanak csapatépítésre, amely nem csak „éles” tréningeket, hanem rengeteg, a csapatszellemet erősítő, összekovácsoló rendezvényt, eseményt is jelent. Nem kevés rendezvényszervező és tréning-cég kínálja csapatépítő szolgáltatásait a szabaduló szobáktól, a roncsderbin keresztül a csapatsportokig. Szinte korlátlan a szabadtéri csapatépítési aktivitások száma, s a vállalatok mind több napot fordítanak egy esztendőben a cégfalakon kívüli csapatépítésre. Mert kifizetődik.
A csapatmunka előnyei
A csapatmunka számos előnnyel jár mind a szervezetek, mind a beszállítók, az alvállalkozók, az ügyfelek stb., vagyis az érintettek (stakeholderek) számára. Az előnyök közül feltétlenül érdemes kiemelni, nem fontossági sorrendben:
- javul a felelősségtudat
- költséghatékony működés
- a szervezeti célok az egyéni célok fölé emelkednek
- a tudásmenedzsment és a tanulószervezet-célok elérésének elősegítése
- javul az információk áramlása
- a termelékenység és az üzleti eredmények javulása
- növeli a csapattagok morálját, kreativitását, innovációs kedvét és motiváltságát
- oldja a stresszt
- növeli a munka és a szervezet rugalmasságát
- bizalmat épít
- javul a problémamegoldó képesség
- biztonságérzetet nyújt
- könnyebben lehet tanulni
- erősíti a kollektív szellemet, a hovatartozást és a szervezet iránti elkötelezettséget
- elősegíti a többi csapattag nézőpontjának jobb megismerését és elfogadását
- egyenlőbb munka- és felelősség elosztást biztosít
A felsorolást ebben az esetben is sokáig lehetne folytatni. Annyi azonban bizonyos, hatékony csapatmunka meglétét, illetve kialakulásának sebességét a szervezeti feltételek is nagyban meghatározzák. Szervezeti feltételek alatt értendő az egyértelmű, minden csapattag számára világos stratégiai célkitűzések megléte, a nyitott és jó légkörű szervezeti kultúra, a felsővezetői támogatás, továbbá a munkavégzéshez szükséges erőforrások biztosítása (például a munkavégzés technikai, anyagi stb. feltételei). További szervezeti tényező az egymás hibáiból történő tanulás, aminek előfeltétele az egymás iránti empátia, tolerancia, tisztelet.
Meccs és bajnokság
A projektmunka és még számos tevékenység is csapatban történik, jelezvén, hogy az állandóan fejlődő teamwork-nél még nemigen találtak ki hatékonyabbat, jobbat a menedzsment tudományok és a gyakorlat szakemberei. Michael Jordan sporthasonlatával élve: „a tehetség nyeri a meccseket, de a csapatmunka és az intelligencia nyeri a bajnokságot.”
Dr. Gonda György CMC
vezetési tanácsadó
Certified Management Consultant
