Kezdőlap Menedzser Akadémia A változáskezelés művészete 4. - Kulcsszerepben a változáskommunikáció
No menu items!

A változáskezelés művészete 4. – Kulcsszerepben a változáskommunikáció

Érdemes emlékeztetni arra a korábbi döbbenetes statisztikára, amely szerint a változási projektek 80 százaléka elbukik a rossz, nem hatékony, nem elégséges kommunikáció miatt. Ez is aláhúzza annak a jelentőségét, hogy a változással kapcsolatos kommunikációs „műfajra” megkülönböztetett figyelmet és szakértelmet kell fordítani.

dr. Gonda György

Egyértelmű, hogy a változáskommunikáció tartalma és formája, valamint a kommunikációs csapat az egyik legfontosabb kulcs-sikertényezője minden változáskezelésnek. A változások helyes kommunikálása megkönnyíti az emberek és a szervezetek (az érintettek) számára a negatív változások megértését, elfogadását és támogatását.

A változáskommunikáció külön szakmát képvisel, különleges kommunikációs ismereteket és képességeket igényel. Ugyanakkor szerves részét képviseli a változásmenedzselésnek. A változáskommunikátor azonban nem csak kommunikációs szakember, hanem jelentős változáskezelési gyakorlati ismeretekkel is kell rendelkeznie, ő maga is ügynöke a változásoknak.

A változáskommunikátor tehát vezetési tanácsadó, aki a változások elfogadását elősegítő, hatékony közlésre szakosodott. Ne tévesszük azonban soha szem elől, hogy a változások első számú kommunikátora minden esetben a szervezet első embere, s ettől a kötelessége elől nem „bújhat el“.

A változások napi, gyakorlati kommunikálását a szervezetnél soha ne a külső szakértő tanácsadó végezze! Az ő, illetve a tanácsadó kommunikációs szakemberek feladata a folyamatos háttértanácsadás a változási csapat és a szervezet dolgozói számára. A változáskommunikátorok lehetőleg ne jelenjenek meg a szervezet nyilvánossága előtt, mert változási témákban a „külsősök“ általában nem elég hitelesek. Ugyanakkor készítse, készítsék el és fel a változások kommunikálását és az erre kijelölt, alkalmas szervezeti tagokat.

Célok és célcsoportok

Összefoglalóan az alábbi célokat szolgálja a változáskommunikáció:

      • a változási projekt és a változási folyamat, a részeredmények és a végeredmény részletes bemutatása
      • a vezetők és a dolgozók legyenek cselekvő szereplői a változásnak
      • a változással szembeni ellenállás leküzdése
      • a változáshoz szükséges támogatás megszerzése
      • az érintettek motiválása
      • az esetleges sokkhatások elkerülése
      • a pletykák, a folyosói híresztelések megelőzése
      • a szervezeti, egyéni hatékonyság és teljesítmény növelése a változási folyamat időszakában is

A felsorolásból is jól látszik, hogy a változáskommunikáció a változási projektben egyenrangú „szereplő”. Nem véletlen, hogy mind a változási folyamatra, mind pedig az ezzel szoros kapcsolatban lévő kommunikációra külön-külön, de összehangolt, integrált projektterveket szoktak a szakemberek kidolgozni.

Kiknek szól a változások kommunikálása? A célcsoport az összes külső és belső érintett a szervezet belső és külső környezetében. Ebből a meglehetősen nagy körből érdemes kiemelten kezelni a szervezet (például a vállalat) tulajdonosait, az igazgatóságát, a felső vezetését (az ügyvezetést), a középvezetőit és dolgozóit. Kihagyhatatlan a változások kommunikálása az ügyfelek, a beszállítók, az alvállalkozók és természetesen a vásárlók, sok esetben a sajtó, a tőzsde, stb. felé.

Minden kommunikációs célcsoport más jellegű és más mennyiségű tájékoztatást kíván és „érdemel“, tehát a kommunikációt időben, tartalomban és mélységében is szegmentálni ajánlatos. Ha például két vállalat összeolvad a tulajdonosok, a vezetők és a dolgozók felé kell a legrészletesebben kommunikálni a változásokat. Amennyiben az új cég a tőzsdére kerül, oda is sok, részletes információt kell adni a változásról és annak részleteiről.

Természetesen az „utca embere” számára is más híradást kell nyújtani, amennyiben szükséges: rövidet, tényszerűt, szakmai részletek nélkül. A változáskommunikátorok fontos feladata a „kommunikációs cseppek” arányos adagolása az egyes érintetti körök számára. Szükséges a különféle változáskommunikációs eszközök és „műfajok” váltogatása. Itt is sokat számít a rutin, a korábbi projektek gyakorlata, tanulságai.

Készítsünk tervet, de ne legyünk szűkmarkúak!

A hatékony és sikeres változáskommunikációhoz tervet, úgynevezett változáskommunikációs tervet ajánlatos készítenünk. Ez többek között tartalmazza a kommunikációs célokat, teendőket, az ezzel kapcsolatos helyi specialitásokat és szokásokat, (pédául az elektronikus hírlevelek kedvelése,az informális tájékoztatási csatornák hatékonysága), a szervezeti kultúra sajátosságait, a célcsoportokat, a határidőket és a részhatáridőket.

Ki kell térnie a határidők kijelölésére, a felelősök megnevezésére, a kommunikációs eszközökre és csatornákra (e-mail, értekezletek, hírlevelek, kiscsoportos megbeszélések, üzenetdobozok, úgynevezett céges napok, stb.) és természetesen a költségekre is. A tervnek tartalmaznia kell a változáskommunikáció értékelési és mérési módszereit, valamint a tájékoztatáshoz kapcsolódó nyomonkövetési feladatokat.

Visszatérve a kommunikációs költségvetésre: a szervezeteknek elsősorban nem ezen a területen kell takarékoskodniuk, ugyanis egy, az elégtelen vagy rossz kommunikáció miatt “bedőlt” változás-projekt anyagi és erkölcsi ára, kára jóval magasabb, mint a legdrágább változáskommunikációs terv megvalósítása. Az erőtlen, alulfinanszírozott, szűkmarkú változáskommunikáció sajnos sok-sok kudarcot hozott a szervezeti változások folyamatában idehaza és külföldön a gazdasági és társadalmi élet szinte minden területén.

Tehát az átgondolatlan spórolás a tájékoztatásban “kivégezheti” az egész változási folyamatot. A változáskommunikáció költségei egyébként általában nem magasak, hiszen az e-mailek, értekezletek, elektronikus hírlevelek, névre címzett postán elküldött levelek, stb. nem kerülnek sokba.

Hatékonysági alapelvek

A változáskommunikáció hatékonyságát az alábbi alapelvek figyelembe vétele is erősíti:

1.Legyen egyszerű, kerüljük a „divatos” üzleti zsargont (team, benchmarking, megközelítés, kihívás, manager és leader, meeting, workshop, analízis, motiváció, stb.).

2.Használjunk hasonlatokat, hasonló eseteket, példákat az elméletek mormolása helyett.

3.Ismétlés, ismétlés, ismétlés. A változással kapcsolatos mondandókat, üzeneteket folyamatosan, újra és újra kommunikáljuk a különféle csatornákon keresztül.

4.A cselekedeteink essenek egybe a változás víziójával. (Például ne hirdessünk takarékosságot, miközben a felső vezetés állandóan irodabútort és gépkocsit cserél.)

5.Személyes példamutatás a változás vezetői részéről. Cselekedeteik legyenek összhangban a változás kommunikálásával.

6.Hallgassunk meg másokat, hogy bennünket is meghallgassanak (kétirányú kommunikáció).

7.Adjunk időt és lehetőséget a beleszólásra, a tervezett változásokkal kapcsolatos vélemények kifejtésére. Legyünk nyitottak mások véleményére, kritikájára.

8. Vegyünk igénybe minél több kommunikációs fórumot és eszközt, hassunk az értelmi és az érzelmi szintekre

9.Összpontosítsunk a lényegre, kommunikációnk tartalma és formája szolgálja a változási célokat.

A változások korrekt és helyes kommunikációját azért tarjuk kiemelten fontosnak, mert segítségével le lehet győzni a negatív változásokkal szemben tanúsított – szinte természetes – ellenállást. A “művészet” nem csak az ellenállás leküzdésében áll, hanem abban is, hogy a kommunikáció célközönségét meg tudjuk nyerni a változások számára, azok mellé tudjuk állítani az ellenzőket is.

A változások kommunikációja fontos része a változási folyamatnak, ezért érdemes ilyen ismeretekkel ellátni, képezni a változási projekt vezetőit, a változási ügynököket (change agents) és mindazokat a személyeket, akik fontos szerepet töltenek be a változáskezelésben.

Egy siker anatómiája

A változáskezelők számára az jelenti az igazi sikert, ha a szinte sokkos elutasítást viszonylag rövid időn belül sikerül átalakítani elfogadássá, sőt aktív támogatássá. E sorok írójának az egyik legnagyobb, legemlékezetesebb változáskezelés-szakmai sikere egy banki szervezeti átalakítás során volt, amiért senki sem rajongott: a felső vezetés egyik tagja nyilvánosan, egyet nem értését nem is titkolva utasította el, támadta a tervezett változásokat még a folyamat legelején.

Ezek után persze, hogy “ráerősített”, felgyorsult a változáskezelési és –kommunikációs csapat a projekt végrehajtásában. A hadakozó felső vezetőt (noha igencsak tiltakozott) bevontuk néhány feladattal a változáskezelési csapatba és felerősítettük a változáskommunikációt.

A projekt sikerrel lezárult, már egy másik változási feladaton dolgoztam egy másik szervezetnél. Másfél év múlva egyik este összetalálkoztam az utcán a bankos Mr. Ellenállóval.

Ugye milyen jól sikerült – most már visszatekintve – a pénzintézet tulajdonosai és első számú vezetője által kezdeményezett szervezeti változtatás? -kérdeztem. Te tévedsz, – mondta – a változást én kezdeményeztem! Azt már csak magamban gondoltam, hogy a változáskezelés és változáskommunikáció olyan jól sikerült, hogy a bankár azt már “internalizálta”, vagyis azt hitte, hogy a folyamatot ő indította el.

Kell ennél nagyobb siker a változáskezelésben?

Dr. Gonda György

vezetési tanácsadó

Certified Management Consultant (CMC)

0Kövesse AzÜzletet a facebookon is!Tetszik

Friss

Tajvan szerint indokolatlanok az amerikai vámok

A tajvani kormány csütörtökön kiadott közleményében észszerűtlennek nevezte az Egyesült Államok által Tajvan termékeire kivetett 32 százalékos vámot

Kína és az EU újrakezdi az ármegállapodási tárgyalásokat az elektromos járművek ügyében

Kína és az Európai Unió megállapodott abban, hogy a lehető leghamarabb folytatják az elektromos járművekre (EV) vonatkozó szubvencióellenes vizsgálathoz kapcsolódó ármegállapodási tárgyalásokat

Brit miniszterelnök: Nagy-Britanniának nem érdeke a kereskedelmi háború

Trump bejelentése után a Brit Iparszövetség (CBI) állásfoglalásban szólította fel a brit kormányt a vámjellegű ellenlépések elkerülésére.

Az olasz kormányfő szerint el kell kerülni a kereskedelmi háborút

Az Egyesült Államok és az Európai Unió közötti vámháború egyik félnek sem érdeke, megállapodásra kell jutni a kereskedelmi háború elkerülésével
Hirdetés

Hírek

Devizapiac – Vegyesen változott kedd estére a forint árfolyama

Az euró árfolyama a reggel hét órakor jegyzett 402,86 forintról 402,12 forintra gyengült 18 órakor, napközben 401,77 forint és 403,69 forint között mozgott.

Nem ússzuk meg: áprilistól ez is kell a beutazáshoz az Egyesült Királyságba

Április 2-tól minden magyar állampolgárnak is szüksége lesz az...

Vidéki otthonfelújító nyugdíjasok irány az Államkincstár

A kormány kibővítette a kedvezményezetti kört, így a nyugdíjasok...

Így módosulhat most az ESG-törvény

A Nemzetgazdasági Minisztérium társadalmi egyeztetést indít az Európai Bizottság...

Erősödött a forint reggel

Erősödött a forint árfolyama hétfő reggel a főbb devizákkal szemben a péntek esti jegyzéséhez képest a nemzetközi devizakereskedelemben.

Március végétől Debrecenből Lipcsébe és Máltára hoz járatot a BMW

A Universal Airlines március 30-tól heti két retúrjáratot indít...

Németország kiszabadult a költségvetési kalodából. Örülhetünk?

Friedrich Merz A német parlament történelmi döntést hozott: elfogadták azt...

Gyengült hétfő reggelre a forint

Az eurót hétfő reggel hét órakor 399,59 forinton jegyezték a péntek esti 398,92 forint után. A dollár jegyzése 367,36 forintra ment fel 366,46-ról, a svájci franké pedig 415,39-re 414,30 forintról.
Hirdetés

Gazdaság

Európai terjeszkedéséhez olasz bankot nézett ki az ING

  Fotó: popso.it Európai terjeszkedési tervéhez igazodva az ING, Olaszország felé vette az irányt, ahol a Banca Popolare di Sondrioval vette fel a kapcsolatot. Az ING Group...

Az adóelőlegből is igénybe vehető az szja-kedvezmény

Nyomtatásra, irattárolásra sincs szükség, mert a nyilatkozatot az adóhivatal automatikusan továbbítja az abban megjelölt munkáltatónak, kifizetőnek.

Az alapvető élelmiszerek árának csökkentéséért lép a GVH

A nemzeti versenyhatóság álláspontja szerint az érdekképviseleti szervezetek által rendszeresen kiadott áremelési közlemények sérthetik a tisztességes piaci versenyt és fokozzák az inflációs nyomást.

Itt az első kamatforduló, utalják a csúcshozamot az inflációkövető állampapírokra

A PMÁP-ot az államkincstár 99 százalékos árfolyamon váltja vissza, de ez az egy százaléknyi veszteség is bőven megéri, hiszen a többi lakossági állampapír közül a legalacsonyabb kamatú is 5,5 százalékot fizet