Kezdőlap Menedzser Akadémia A változáskezelés művészete 4. - Kulcsszerepben a változáskommunikáció
No menu items!

A változáskezelés művészete 4. – Kulcsszerepben a változáskommunikáció

Érdemes emlékeztetni arra a korábbi döbbenetes statisztikára, amely szerint a változási projektek 80 százaléka elbukik a rossz, nem hatékony, nem elégséges kommunikáció miatt. Ez is aláhúzza annak a jelentőségét, hogy a változással kapcsolatos kommunikációs „műfajra” megkülönböztetett figyelmet és szakértelmet kell fordítani.

dr. Gonda György

Egyértelmű, hogy a változáskommunikáció tartalma és formája, valamint a kommunikációs csapat az egyik legfontosabb kulcs-sikertényezője minden változáskezelésnek. A változások helyes kommunikálása megkönnyíti az emberek és a szervezetek (az érintettek) számára a negatív változások megértését, elfogadását és támogatását.

A változáskommunikáció külön szakmát képvisel, különleges kommunikációs ismereteket és képességeket igényel. Ugyanakkor szerves részét képviseli a változásmenedzselésnek. A változáskommunikátor azonban nem csak kommunikációs szakember, hanem jelentős változáskezelési gyakorlati ismeretekkel is kell rendelkeznie, ő maga is ügynöke a változásoknak.

A változáskommunikátor tehát vezetési tanácsadó, aki a változások elfogadását elősegítő, hatékony közlésre szakosodott. Ne tévesszük azonban soha szem elől, hogy a változások első számú kommunikátora minden esetben a szervezet első embere, s ettől a kötelessége elől nem „bújhat el“.

A változások napi, gyakorlati kommunikálását a szervezetnél soha ne a külső szakértő tanácsadó végezze! Az ő, illetve a tanácsadó kommunikációs szakemberek feladata a folyamatos háttértanácsadás a változási csapat és a szervezet dolgozói számára. A változáskommunikátorok lehetőleg ne jelenjenek meg a szervezet nyilvánossága előtt, mert változási témákban a „külsősök“ általában nem elég hitelesek. Ugyanakkor készítse, készítsék el és fel a változások kommunikálását és az erre kijelölt, alkalmas szervezeti tagokat.

Célok és célcsoportok

Összefoglalóan az alábbi célokat szolgálja a változáskommunikáció:

      • a változási projekt és a változási folyamat, a részeredmények és a végeredmény részletes bemutatása
      • a vezetők és a dolgozók legyenek cselekvő szereplői a változásnak
      • a változással szembeni ellenállás leküzdése
      • a változáshoz szükséges támogatás megszerzése
      • az érintettek motiválása
      • az esetleges sokkhatások elkerülése
      • a pletykák, a folyosói híresztelések megelőzése
      • a szervezeti, egyéni hatékonyság és teljesítmény növelése a változási folyamat időszakában is

A felsorolásból is jól látszik, hogy a változáskommunikáció a változási projektben egyenrangú „szereplő”. Nem véletlen, hogy mind a változási folyamatra, mind pedig az ezzel szoros kapcsolatban lévő kommunikációra külön-külön, de összehangolt, integrált projektterveket szoktak a szakemberek kidolgozni.

Kiknek szól a változások kommunikálása? A célcsoport az összes külső és belső érintett a szervezet belső és külső környezetében. Ebből a meglehetősen nagy körből érdemes kiemelten kezelni a szervezet (például a vállalat) tulajdonosait, az igazgatóságát, a felső vezetését (az ügyvezetést), a középvezetőit és dolgozóit. Kihagyhatatlan a változások kommunikálása az ügyfelek, a beszállítók, az alvállalkozók és természetesen a vásárlók, sok esetben a sajtó, a tőzsde, stb. felé.

Minden kommunikációs célcsoport más jellegű és más mennyiségű tájékoztatást kíván és „érdemel“, tehát a kommunikációt időben, tartalomban és mélységében is szegmentálni ajánlatos. Ha például két vállalat összeolvad a tulajdonosok, a vezetők és a dolgozók felé kell a legrészletesebben kommunikálni a változásokat. Amennyiben az új cég a tőzsdére kerül, oda is sok, részletes információt kell adni a változásról és annak részleteiről.

Természetesen az „utca embere” számára is más híradást kell nyújtani, amennyiben szükséges: rövidet, tényszerűt, szakmai részletek nélkül. A változáskommunikátorok fontos feladata a „kommunikációs cseppek” arányos adagolása az egyes érintetti körök számára. Szükséges a különféle változáskommunikációs eszközök és „műfajok” váltogatása. Itt is sokat számít a rutin, a korábbi projektek gyakorlata, tanulságai.

Készítsünk tervet, de ne legyünk szűkmarkúak!

A hatékony és sikeres változáskommunikációhoz tervet, úgynevezett változáskommunikációs tervet ajánlatos készítenünk. Ez többek között tartalmazza a kommunikációs célokat, teendőket, az ezzel kapcsolatos helyi specialitásokat és szokásokat, (pédául az elektronikus hírlevelek kedvelése,az informális tájékoztatási csatornák hatékonysága), a szervezeti kultúra sajátosságait, a célcsoportokat, a határidőket és a részhatáridőket.

Ki kell térnie a határidők kijelölésére, a felelősök megnevezésére, a kommunikációs eszközökre és csatornákra (e-mail, értekezletek, hírlevelek, kiscsoportos megbeszélések, üzenetdobozok, úgynevezett céges napok, stb.) és természetesen a költségekre is. A tervnek tartalmaznia kell a változáskommunikáció értékelési és mérési módszereit, valamint a tájékoztatáshoz kapcsolódó nyomonkövetési feladatokat.

Visszatérve a kommunikációs költségvetésre: a szervezeteknek elsősorban nem ezen a területen kell takarékoskodniuk, ugyanis egy, az elégtelen vagy rossz kommunikáció miatt “bedőlt” változás-projekt anyagi és erkölcsi ára, kára jóval magasabb, mint a legdrágább változáskommunikációs terv megvalósítása. Az erőtlen, alulfinanszírozott, szűkmarkú változáskommunikáció sajnos sok-sok kudarcot hozott a szervezeti változások folyamatában idehaza és külföldön a gazdasági és társadalmi élet szinte minden területén.

Tehát az átgondolatlan spórolás a tájékoztatásban “kivégezheti” az egész változási folyamatot. A változáskommunikáció költségei egyébként általában nem magasak, hiszen az e-mailek, értekezletek, elektronikus hírlevelek, névre címzett postán elküldött levelek, stb. nem kerülnek sokba.

Hatékonysági alapelvek

A változáskommunikáció hatékonyságát az alábbi alapelvek figyelembe vétele is erősíti:

1.Legyen egyszerű, kerüljük a „divatos” üzleti zsargont (team, benchmarking, megközelítés, kihívás, manager és leader, meeting, workshop, analízis, motiváció, stb.).

2.Használjunk hasonlatokat, hasonló eseteket, példákat az elméletek mormolása helyett.

3.Ismétlés, ismétlés, ismétlés. A változással kapcsolatos mondandókat, üzeneteket folyamatosan, újra és újra kommunikáljuk a különféle csatornákon keresztül.

4.A cselekedeteink essenek egybe a változás víziójával. (Például ne hirdessünk takarékosságot, miközben a felső vezetés állandóan irodabútort és gépkocsit cserél.)

5.Személyes példamutatás a változás vezetői részéről. Cselekedeteik legyenek összhangban a változás kommunikálásával.

6.Hallgassunk meg másokat, hogy bennünket is meghallgassanak (kétirányú kommunikáció).

7.Adjunk időt és lehetőséget a beleszólásra, a tervezett változásokkal kapcsolatos vélemények kifejtésére. Legyünk nyitottak mások véleményére, kritikájára.

8. Vegyünk igénybe minél több kommunikációs fórumot és eszközt, hassunk az értelmi és az érzelmi szintekre

9.Összpontosítsunk a lényegre, kommunikációnk tartalma és formája szolgálja a változási célokat.

A változások korrekt és helyes kommunikációját azért tarjuk kiemelten fontosnak, mert segítségével le lehet győzni a negatív változásokkal szemben tanúsított – szinte természetes – ellenállást. A “művészet” nem csak az ellenállás leküzdésében áll, hanem abban is, hogy a kommunikáció célközönségét meg tudjuk nyerni a változások számára, azok mellé tudjuk állítani az ellenzőket is.

A változások kommunikációja fontos része a változási folyamatnak, ezért érdemes ilyen ismeretekkel ellátni, képezni a változási projekt vezetőit, a változási ügynököket (change agents) és mindazokat a személyeket, akik fontos szerepet töltenek be a változáskezelésben.

Egy siker anatómiája

A változáskezelők számára az jelenti az igazi sikert, ha a szinte sokkos elutasítást viszonylag rövid időn belül sikerül átalakítani elfogadássá, sőt aktív támogatássá. E sorok írójának az egyik legnagyobb, legemlékezetesebb változáskezelés-szakmai sikere egy banki szervezeti átalakítás során volt, amiért senki sem rajongott: a felső vezetés egyik tagja nyilvánosan, egyet nem értését nem is titkolva utasította el, támadta a tervezett változásokat még a folyamat legelején.

Ezek után persze, hogy “ráerősített”, felgyorsult a változáskezelési és –kommunikációs csapat a projekt végrehajtásában. A hadakozó felső vezetőt (noha igencsak tiltakozott) bevontuk néhány feladattal a változáskezelési csapatba és felerősítettük a változáskommunikációt.

A projekt sikerrel lezárult, már egy másik változási feladaton dolgoztam egy másik szervezetnél. Másfél év múlva egyik este összetalálkoztam az utcán a bankos Mr. Ellenállóval.

Ugye milyen jól sikerült – most már visszatekintve – a pénzintézet tulajdonosai és első számú vezetője által kezdeményezett szervezeti változtatás? -kérdeztem. Te tévedsz, – mondta – a változást én kezdeményeztem! Azt már csak magamban gondoltam, hogy a változáskezelés és változáskommunikáció olyan jól sikerült, hogy a bankár azt már “internalizálta”, vagyis azt hitte, hogy a folyamatot ő indította el.

Kell ennél nagyobb siker a változáskezelésben?

Dr. Gonda György

vezetési tanácsadó

Certified Management Consultant (CMC)

0Kövesse AzÜzletet a facebookon is!Tetszik

Friss

Búzaszenteléssel vette kezdetét az idei Magyarok Kenyere program

A horvátországi Karancson tartott Kárpát-medencei Búzaszentelő Ünnepséggel vette kezdetét az idei Magyarok Kenyere program.

Tájegységi központ épül Tardoson a Gerecse jövőjéért 

A Gerecsei Tájvédelmi Körzet központjában, Tardoson egyedülálló fejlesztés veszi kezdetét. A 310 millió forintos uniós támogatással megvalósuló Jura Ház nemcsak a természetvédelmi őrszolgálat új bázisa lesz, hanem a fenntartható fejlődés, a közösségi összefogás és a környezeti nevelés szimbóluma is

A Turkish Airlines új korszakot ünnepel az európai légiközlekedésben

A Turkish Airlines büszkén ünnepli Törökország légi közlekedésének történelmi mérföldkövét, amelynek során az iGA Isztambuli Repülőtér 2025. április 17-től kezdődően elsőként vezeti be Európában a három független futópályás üzemet

Itt a korszakváltás: jönnek a kínai autók a használt kínálatba

Az idei év első negyedéve kimagasló eredményeket hozott a Das WeltAuto számára.
Hirdetés

Hírek

Zebrák a falvakban

Kihirdeti kedden a kormány az utcák és járdák felújítására szóló pályázatát a falusi önkormányzatok számára.

450 ittas sofőr ellen intézkedtek húsvétkor

A húsvéti ünnepek négy napja alatt 450 ittas járművezetőt szűrtek ki a forgalomból a rendőrök.

Újfajta visszaváltó automata jelent meg Magyarországon

Mostantól fesztiválokon és tömegrendezvényeken is könnyen visszaválthatjuk a palackokat, dobozokat, üvegeket.

Deviza – Erősödött a forint jegyzése

Erősödött a forint árfolyama kedd reggel a főbb devizákkal szemben a hétfő esti jegyzéséhez képest a nemzetközi devizakereskedelemben.

IMF: Világgazdasági recesszió nem lesz, de rugalmasabb világgazdaság jöhet a vámháborúk miatt

A világgazdaság továbbra is szilárd lábakon áll – legalábbis...

Kína ellen blokkot gründol az ázsiai családi egység meghírdetésével?

Miközben Donald Trump újabb kereskedelmi szövetségi nyomást helyez Ázsia...

Trump csapást jelzett és kamatot csökkentett az Európai Központi Bank

Christine Lagarde az Európai Központi Bank elnöke Fotó: europarl.europa.eu Az...

Szabadon bárhova! – Bécs új kerékpárja  mozgáskorlátozottaknak

Bécs városa továbbra is elkötelezetten dolgozik a fenntartható közlekedés fejlesztésén, ennek jegyében 2025 áprilisában bemutatták az első mozgáskorlátozottak igényeihez igazított "Grätzl-kerékpárt", amely a környezetbarát és akadálymentes közlekedést támogatja.
Hirdetés

Gazdaság

Július 1-től újabb szigor az online számlaadat-szolgáltatásban. Itt van mire figyeljünk.

Az Online Számla rendszerbe jelentett számlaadatok pontosságának javítása érdekében újabb szigorítás várható a Nemzeti Adó- és Vámhivatal részéről a figyelmeztető- (WARNING) és hibaüzenetek (ERROR) kapcsán,

Devizapiac – Erősödött kissé a forint kedd reggelre

Erősödött kissé a forint a főbb devizákkal szemben kedd reggelre az előző esti jegyzéséhez képest a nemzetközi devizakereskedelemben.

Szokatlan mértékű túlterheléses támadás érte az OTP-t

Nemzetközi mércével mérve is szokatlan méretű túlterheléses támadás érte csütörtökön az OTP Bank digitális ügyfélkiszolgálási felületeit

Indul a Lakhatási Tőkeprogram, emelt keretösszeggel, 300 milliárd forinttal

A Lakhatási Tőkeprogram a nagy érdeklődés miatt 100 milliárd forinttal magasabb keretösszeggel, 300 milliárd forinttal indul el.