Ugyan az otthonról történő munkavégzés egyre gyakoribbá válik, kár lenne temetni a hagyományos irodai életet. Bár valóban olcsóbb virtuálisan működtetni irodánkat, nem biztos, hogy ez a legjobb alternatíva. Egy iroda ugyanis saját identitást ad cégünknek, lehetőséget kínál vállalati kultúránk kialakítására, előmozdíthatja az együttműködést, kreativitást. Emellett segíthet ügyfeleink megnyerésében, valamint a tehetséges fiatalok bevonzásában és megtartásában.
Alábbi cikkünkben végigvesszük, mi mindenre érdemes különösen odafigyelnünk irodabérlés előtt, hogy a lehető legjobb döntést hozhassuk.
7 dolog, amit figyelembe kell vennünk irodabérlés előtt
A megfelelő irodahelyiség kiválasztása izgalmas, de egyben kihívást jelentő vállalkozás. Egyszerre kell figyelembe vennünk cégünk, alkalmazottaink, ügyfeleink és vásárlóink, valamint saját érdekeinket a döntés meghozatalakor. Lássuk mely hét dologra érdemes különösen is odafigyelni!
Válasszunk megfelelő méretű irodát
Irodánknak elég nagynak kell lennie ahhoz, hogy csapatunk tagjainak mindegyike rendelkezzen saját munkaállomással, vagyis egy kényelmes méretű íróasztallal és ülőhellyel. Ezen kívül fontos, hogy az irodai életet megkönnyítő helyiségeket is ki tudjuk alakítani, ilyenek lehetnek a tárgyalók és a közösségi kreatív terek. Egy kis plusz hely pedig sosem árthat, különösen akkor, ha az irodabérleti szerződés időtartama alatt további növekedést tervezünk. Irodánk méretének kiválasztásakor érdemes hagyni magunknak egy kis mozgásteret.
Igazítsuk céljainkhoz az iroda stílusát
Cégünk jellegéből fakadóan választhatunk nyitott irodakoncepciót vagy zárt munkaterületeket a különböző csapatok szétválasztásához. Gondoljuk át, hogy milyen stílus illene legjobban csapatunkhoz, és válasszunk olyan irodát, amely megfelel a cégkultúrának, és amellyel a leghatékonyabb munkavégzést segíthetjük elő.
Ragaszkodjunk költségvetésünkhöz
Irodahelyiségek bérlésénél döntő tényező, hogy mennyi pénzt kell költenünk a megfelelő méretű és stílusú irodára. A legjobb, ha előre készítünk egy költségvetést, és szigorúan ahhoz tartjuk magunkat, nehogy túlzásba essünk a kiválasztás során. Egy irodabérlés a rengeteg előny mellett rengeteg kiadással is jár, az extra kiadások és váratlan költségek pedig könnyen túlterhelhetik anyagi lehetőségeinket, ha nem készültünk fel rájuk. Ne válasszunk olyan irodát, amely túlságosan eladósítana minket, vagy a növekedés útjába állhatna!
Egyértelműsítsük a bérleti szerződést
Önmagában sajnos nem elég tudnunk, mit tartalmaz a bérleti szerződés. Arról is meg kell győződnünk, hogy a bérleti szerződésben minden egyéb rendelkezés világosan bekerült-e, mint például a közüzemi szolgáltatások, vagy az esetleges javítások. Ezek ugyanis nagyságrendjüktől függően elképesztően drágák is lehetnek, amivel könnyen hátrányos helyzetbe hozhatjuk cégünket. Ennek elkerülése érdekében feltétlenül beszéljük át részletesen, és rögzítsük írásban is a bérleti szerződés hosszát és egyéb feltételeit.
Keressünk biztonságos épületet
Annak érdekében, hogy cégünk és alkalmazottaink értékei, az iroda berendezései biztonságban legyenek, tájékozódjunk arról, hogy az épület rendelkezik-e biztonsági őrrel, személyzettel ellátott bejárattal és munkaidőn túli biztonsági szolgálattal.
Van-e lehetőségünk átalakításokra?
Irodahelyiségünk meghatározó tényezője lehet későbbi tárgyalásaink sikerességének és a cégünkről kialakított képnek. Amennyiben biztosítani szeretnénk, hogy helyiségeink azt a benyomást keltsék, amire törekszünk, néha elengedhetetlen egy-egy apróbb átalakítás újdonsült irodánkon, Egyes bérbeadók azonban nem engedik az átalakításokat, gyakran még a festést sem, ezért ha ilyet tervezünk, még a szerződés aláírása előtt rögzítsük ennek lehetőségét.
Konzultáljunk szakértővel
Miután végigmentünk a legfontosabb tényezők listáján, láthatjuk, hogy új irodahelyiségünk keresésének folyamata megterhelő feladat lehet. Szerencsére manapság egyre több cég foglalkozik személyre szabott ajánlatok készítésével, hasznos tanácsokkal segítve irodakeresésünket. Az Offie csapatának szakértelmére például bátran rábízhatjuk magunkat, hogy a megspórolt időt és energiát vállalkozásunk fejlesztésére fordíthassuk.
A dolgozók érdekében ezekre is érdemes odafigyelnünk
Fontos, hogy ne csak ügyfeleink, hanem alkalmazottaink számára is a legjobb helyszínt válasszuk ki. Először is biztosítanunk kell, hogy irodánk elég közel legyen ahhoz, hogy a csapat tagjai ingázni tudjanak. Figyelembe kell vennünk továbbá, hogy tömegközlekedéssel jól megközelíthető helyet válasszunk, és hogy a parkolás is megoldott legyen a közelben. Egy másik fontos kérdés, hogy az irodai léthez szükséges kényelmi létesítmények mennyire vannak közel irodánkhoz. Csapatunk valószínűleg értékelni fog egy olyan irodát, amely valamennyire közel van egy postahivatalhoz, de bankok, kávézók és éttermek jelenléte is kifejezetten fontos lehet.
Miért éri meg a teljes körű kiszervezés?
Ha a rengeteg fontos szempont, és az esetleges buktatók után úgy döntünk, túl nagy fába vágtuk a fejszénket, még mindig nem kell lemondanunk tökéletes irodahelyiségünk megtalálásáról. Az egész keresési és szerződéskötési folyamatot kiszervezhetjük erre specializálódott cégeknek, mint amilyen az Offie. Időigényes keresés és nagy kockázatú döntések meghozatala helyett profik kezébe adhatjuk az irányítást. Az Offie a terhek levételén túl rengeteg másban is segítségünkre lehet, naprakész piaci ismereteikkel például pénzt is megtakaríthatnak, kedvezőbb feltételek letárgyalásával.
