Végre itt a nyár és (többnyire) meleg az idő, de a szabadságok kiadása, kivétele egyre több gondot okoz munkaadónak, munkavállalónak egyaránt szerte a világon. Elmúlt az az időszak, amikor tíz napra, két hétre felelős beosztásban is úgy lehetett elmenni szabadságra, hogy „utánam a vízözön”.
Mit kell egy vezetőnek szabadságra menetel előtt átgondolnia és eldöntenie? Már csak azért is, hogy kiléphessen a ‘mókuskerékből’? A témát tárgyaló írás első részében tettük fel a kérdést (Átalakulóban a szabadságszokások I. rész – Hurrá, nyaralunk!?) A második részt ennek megválaszolásával kezdjük.
Mókuskerék-lassítás
A vezetőnek szabadságra menetel előtt érdemes feltennie önmagának a kérdést, felvázolnia a teendőket:
- az előző szabadság idején milyen hibák, gondok keletkeztek a cégnél, a részlegen
- milyen és milyen irányú kommunikációs teendők vannak a szabadság előtt és azzal kapcsolatban
- milyen elvégzendő feladatok vannak, azokat kikre lehet delegálni
- ki vezesse átmenetileg a céget vagy részleget (s az illetőket fel is kell készíteni a feladatokra!)
- nevezzük meg azokat az – elsősorban sürgősségi – eseteket, helyzeteket, amikor egyértelműen igényt tartunk a felelős, kijelölt kollégák részéről elérésünkre, tájékoztatásunkra
- lehetőleg ne vigyünk munkát magunkkal, fontos, halaszthatatlan döntéseinket még a szabadság előtt hozzuk meg
- állítsuk be elektronikus eszközeinket külső partnereink számára „nem vagyok elérhető eddig”-re
- fizikailag és elektronikusan is zárjuk el a bizalmas információkat
Senki sem pótolhatatlan?
Fontos kérdés a szabadság időpontjának a megválasztása is. Az idegenforgalomban például a nyári időszakban nem tanácsos néhány napnál hosszabb szabadságra elmenni. Minden vállalatnál érdemes meghatározni, hogy melyek a csúcsidőszakok és a holt szezonok, és utóbbira érdemes tervezni a hosszabb nyaralást. Az üzletfolytonosság szempontjából általában a több rövidebb szabadnap a kedvező. A HR szakértők szerint egy hosszabb szabadságot mindenképp be kell iktatni ahhoz, hogy a vezető és a dolgozó egy évben egyszer feltöltődjön. A hosszabb távollét hátránya, hogy igen sok olvasatlan email és teendő halmozódik fel. Ilyenkor a szabadság után nagyobb a terhelés és sokan már az első munkanapon úgy érzik, hogy nem is pihentek, nem is kapcsolódtak ki az elmúlt hetekben.
Minden vezető azt hiszi, hogy pótolhatatlan. Ez többnyire nem így van. Szervezetfejlesztéssel, delegálással, bizalommal, felelősök kinevelésével, betanításával stb. igencsak könnyen elérhető, hogy viszonylag nyugodtan mehessünk vezető pozícióból is szabadságra. A Budapest Bank 500 kis és középvállalati cégvezetőre kiterjedő felmérése kissé más képet mutat. Eszerint gyakori jelenség a szektorban, hogy az első számú vezetőt senki nem tudja helyettesíteni: ha szabadságra megy, vagy más okból kiesik a munkából, a cégek egytizedénél elhalasztják a folyó munkákat, döntéseket, további 50 százalékuknál pedig esetleges a helyettesítés.
Vezetői szabadság – bűntudat nélkül
Pedig a vezetőknek (is) – mindenféle bűntudat nélkül – el kell menniük szabadságra. Miért is?
a kiégést elkerülendő- egyensúlyt kell teremteni a munka és a magánélet között
- példát kell mutatni ezen a területen is a munkatársak számára
- szüksége van az emberi szervezetnek stresszmentes időszakra
- ki kell próbálni, meg kell figyelni, hogyan működik a cég, a részleg „nélkülem”
Szabadság-félelmek
Miközben a HR-szakemberek és a munkapszichológusok elengedhetetlennek tartják a kikapcsolódást, a feltöltődést a szabadság kivételével, egyre többen idegenkednek a néhány naposnál hosszabb szabadságtól. Igaz ez a statisztikák által alátámasztott megállapítás a vezetőkre, a beosztottakra, az önfoglalkoztatottakra, a szerződéses, külső munkatársakra, vagyis szinte minden foglalkoztatotti kategóriára. Egy friss amerikai felmérés szerint az ottani dolgozók 43 százaléka azért vesz ki kevesebb szabadságot, mert tartalékol váratlan eseményekre. A megkérdezettek 21 százaléka a sok munka, 9 százaléka a bűntudat miatt, 3 százaléka pedig amiatt nem, vagy csak néhány napot megy szabadságra, mert a főnöke ezt nem nézi jó szemmel. Figyelemre méltó, hogy a dolgozók 15 százaléka azért mellőzi a szabadságot, mert szüksége van a pénzre. (Már volt szó arról, hogy az USÁ-ban a fizetett szabadság nem automatikus, hanem munkaszerződés kérdése.)
A fentiek mellek számos oka van annak, hogy a dolgozók (és a vezetők egy része) nem szívesen megy el néhány naposnál hosszabb szabadságra. Ezek közül említést érdemel:
- félelem a szabadság végére felhalmozódó munkatömegtől
- félelem attól, hogy a „szabadságos” véglegesen helyettesíthető
- stréberség, a cég iránti elkötelezettség túlzott kifejezése
- a vállalati kultúra nem ösztönzi a szabadságolást
- a vezető és a dolgozó munkaalkoholista, nem tud és nem is akar kikapcsolni
Nemzetközi felmérések szerint a felső vezetők 46 százaléka(!) szabadsága idején is megválaszolja a beérkező emaileket. Ilyen körülmények között a dolgozók egy része is úgy érezheti, hogy az ilyen hozzáállás tőle is elvárt. Ha a dolgozó arról értesül, hogy a főnök a tengerparti strandon is üzleti telefonbeszélgetéseket, videokonferenciákat folytat, levelezik stb., nyomást érez hasonló időtöltésre saját szabadsága idején, s inkább nem megy el pihenni.
Plusz szabadság és költőpénz
Egyre több vállalat ösztönzi anyagilag és extra szabadnapokkal is munkatársai pihenését, rekreációját. A 150 főt foglalkoztató amerikai Moz cég például 21 nap fizetett alapszabadságot biztosít dolgozóinak, akik évi háromezer dollár úgynevezett szabadság-pénzt kapnak. Ezt az összeget többet között repülőgépjegyekre, benzinre, múzeumi és strand belépőjegyekre, szállodára, állatmegőrzésre, étkezésre fordíthatják, természetesen elszámolandó számlák ellenében. Egyetlen feltétel, hogy a pénz ne a dolgozó lakóhelyén legyen elköltve. A San Francisco-i székhelyű, világszerte 9 ezer dolgozót foglalkoztató Autodesk Inc. informatikai vállalat minden negyedik évben hat hét fizetett sabbaticalt biztosít munkatársainak. Ezeket a heteket utazásra, családi és baráti együttlétekre, s a kikapcsolódás minden egyéb értelmes formáira lehet fordítani. A tapasztalatok szerint a cég dolgozói nem csak munkára „éhesen”, hanem felfrissülve, új ötletekkel és új kihívásokra is várva térnek vissza munkahelyükre.
Mi is az a szabadság-menedzsment?
A 21-dik században a vállalati és a menedzsment gyakorlatnak számos új területe született, ezek közül érdemes kiemelni a szabadság menedzsmentet. Ez egyrészről mind inkább része a korszerű, dolgozó-központú vállalati kultúrának, másrészről pedig tevékenységet, munkaköröket is jelent. Ma már mind több HR-részleg alkalmaz szabadság-menedzsereket, akiknek az a feladata, hogy a cégvezetéssel, a részlegvezetőkkel és nem utolsó sorban a dolgozókkal egyeztessék, összehangolják, optimalizálják az éves szabadságok kivételének időzítését. Ennek a tevékenységnek az alapjai egyrészről a cég vonatkozó szabályai, szabályozásai, másrészről pedig a munkaszerződésekben foglaltak. A szabadság-menedzsment nem könnyű feladat, hiszen figyelemmel kell lenni a vállalat, a dolgozók, az ügyfelek, a beszállítók stb. érdekeire, elvárásaira. A munkaszerződések gyakran szabályozzák évszakok szerint is a kivehető szabadságnapok számát!
Kiemelt feladat a helyettesítések időben történő megszervezése. A zökkenőmentes és nem csak formális helyettesítéshez szükség van arra is, hogy a vezetők és a dolgozók egy része el tudja látni a távollévő(k) munkáját, rendelkezzenek az ehhez szükséges ismeretekkel.
Ezt a célt szolgálja az úgynevezett cross training, vagyis a munkatársak megismertetése tanfolyamokon és gyakorlatokon keresztül egyes kollégáik munkakörével, tevékenységeivel, feladataival. Ez a munkakörbővítés hasznos a cégnek és a munkavállalóknak egyaránt, különösen a helyettesítések megszervezésekor.
Nehéz eldönteni, mi a fontosabb: a zavartalan, folytonos, bevételkiesést nem okozó üzletmenet vagy/és a vezetők és a dolgozók rekreációja. E kettős cél koordinálását, elérését ma már számos szoftver és mesterséges intelligencia segíti, amelyek képesek a szabadságolással kapcsolatos sok-ismeretlenes egyenlet megoldására. Persze nem elég a vakáció-politikát kidolgozni és folyamatosan karbantartani a cégeknél, hanem azt rendszeresen kommunikálni kell a dolgozókkal és elvégezni a szükséges módosításokat. A folyamatos kommunikációval elkerülhetőek a kellemetlen helyzetek és döntések, valamint a részlegen belüli és a részlegek közötti konfliktusok. (A szabadság-szakértők felhívják a figyelmet, hogy a cégeknek azokra is figyelmet kell fordítaniuk, azokkal is „törődniük” kell, akik bármilyen oknál fogva nem mennek vakációra.)
Arany középút
Látnivaló, hogy a szabadság menedzsment ma már kiemelten fontos üzleti kérdés cégszinten, a nemzetgazdaság szintjén pedig igen fontos gazdasági kérdés, amely még a főbb gazdasági mutatók alakulását is befolyásolhatja. Nem könnyű koordinálni az egyéni és a cég érdekeket, legyen szó hosszú hétvégéről, sabbaticalról, kéthetes szabadságról, vagy éppen home officeról. 
Ez utóbbi első pillantásra végtelen szabadságnak tűnik, de a felmérések mindegyike azt bizonyítja, hogy otthonról sokkal többet dolgoznak a vezetők és alkalmazottak, mint a munkahelyükön. Persze ez sem egészséges, s ezen a területen is, ahogy a munka egész világában – meg kell találni az arany középutat.
Dr. Gonda György, CMC
vezetési tanácsadó
Certified Management Consultant
