Kezdőlap Menedzser Akadémia Új csillag az égbolton: stratégiai munkaerő-tervezés
No menu items!

Új csillag az égbolton: stratégiai munkaerő-tervezés

Illusztrációk: Bigstock

Az országok többségében manapság egyszerre van jelen a munkaerőhiány és -felesleg, de a kettő nem találkozik, mert az igények és a lehetőségek eltérőek. Öregszik a munkaerőállomány, a Covid-19 új munkavégzési formákat is hozott, planétánk legtöbb cége állandó gazdasági, üzleti, pénzügyi stb. változások közepette működik. Akadozik az üzleti és egyéb bizonytalanságok miatt a szervezeti, a vállalati üzleti tervezés, számos képességből és készségből hiány van a munkaerőpiacon, a mesterséges intelligencia térhódítása pedig már elindított egy átrendeződést a HR-világban is. A munkaerő-gondokat még hosszan lehet sorolni, a problémák enyhítésére, esetleges megoldására a stratégiai munkaerő-tervezés jelenthet (és itt a feltételes mód használatának nagy jelentősége van!) módszert, gyógyírt.

A legtöbb vállalat rendelkezik valamiféle személyzeti tervvel vagy elképzelésekkel a munkaerő-állomány jelenét és jövőjét tekintve. Azonban nem mindenki végez stratégiai munkaerő-tervezést. Sok cég csak akkor foglalkozik a munkaerő kérdésével, amikor meghatározzák az éves célokat és a költségvetést. Elképzelhető, hogy a következő évre tervezett profit növeléséhez létszám-igazításra van szükség, ezért tervek készülnek az alkalmazottak, az alvállalkozók vagy a tanácsadók létszámának növelésére vagy csökkentésére. Ebben az esetben a tervezési fókusz egy évre vagy kevesebb időre szól, tehát meglehetősen rövid távú. Többnyire nem veszi figyelembe azokat a belső és külső tényezőket, amelyek hatással lehetne a rövidtávú megközelítésre. És itt jön a látókörbe a stratégiai munkaerő-tervezés.

Mi is az SMT?

A humánerőforrás gazdálkodásnak a stratégiai munkaerő-tervezés (SMT) viszonylag új területe, először az elmúlt század végén kezdtek foglalkozni vele a vállalati szakemberek. Az SMT egyre fontosabb lesz a vállalatok számára, ha növekedni szeretnének és versenyképesek akarnak maradni a mai dinamikusan változó munkaerőpiacon. A stratégiai munkaerő-tervezés proaktívan jelzi a szervezet jelenlegi és jövőbeli humán erőforrás igényeit. Ez elsősorban a szervezet közép vagy hosszú távú víziójának meghatározásán alapul.

Fontos figyelembe venni, hol szeretne tartani a vállalat 5-10 év múlva? Mit akar elérni? Ehhez milyen készségek szükségesek az egyes részlegeken? Elengedhetetlen, hogy a stratégiai lépések megtervezésében minden érdekelt személy részt vegyen, a cégvezetés, a HR, a pénzügy stb. A munkaerőforrás gazdálkodási tervnek, majd az SMT-nek köszönhetően elérhető egy olyan szervezet kialakítása, ahol minden részleg, minden munkakör egy állandó létszámmal és ideális képességekkel rendelkezik. Ennek nyomán javulnak az eredmények és magasabb megtérülés is megvalósul.

Nem könnyű a szinkronizálás

Tulajdonképpen az SMT egy széles körű szinkronizációs tevékenység, amelynek keretébe igen sok tényezőre kell figyelemmel lenni, s ezeket össze is kell hangolni. A vezetőknek még a bizonytalan időkben is többnyire tisztában kell lenniük azzal, miként alakítják a változó stratégia-variánsok a szervezet, a vállalat munkaerőigényét. Más szavakkal: fel kell mérni, térképezni a szervezet emberi erőforrás stratégiáját oly módon, hogy az szinkronba kerüljön az üzleti stratégiával.

Amíg a személyzeti terv csak egy jövőbeli állapot egy lehetséges forgatókönyvét jelenti, addig a stratégiai munkaerő-tervezés során több helyzet is felvázolásra kerül. Az egyik legnagyobb különbséget az jelenti, hogy a stratégiai tervezés három-öt éves előre tekintéssel számol az egy éves időtáv helyett. A stratégiai jelleg hangsúlya miatt az ilyen típusú munkaerő-terv általában kevésbé részletes, mint a személyzeti terv, amely általában inkább taktikai jellegű.

Az SMT céljai

Az SMT célja annak biztosítása a szervezet számára, hogy optimális mennyiségben

  • a megfelelő emberek
  • a megfelelő képességekkel
  • a megfelelő áron
  • a megfelelő időben
  • és a megfelelő helyen végezzenek munkát.

Ezeknek a szempontoknak a teljesítése segít, hogy a vállalat a céljainak eléréséhez valóban a szükséges erőforrásokkal rendelkezzen. Így elkerülhető a túl sok vagy túl kevés munkavállaló alkalmazása. Arról nem is beszélve, hogy az SMT versenyelőnyt hozhat, javíthatja az ágazaton belüli verseny-pozíciókat.

Néhány fontosabb SMT-előny

Mielőtt röviden áttekintenénk az SMT elkészítésének lépéseit, érdemes rámutatni, milyen további előnyökkel jár az SMT. A munkaerőhiány javítása úgy is megvalósulhat, hogy a meglévő munkaerő készségeinek az elemzése és ezek összevetése a jövőbeni célokkal, rálátást adnak, hogy pontosan milyen készség-hiányok vannak a szervezetben. Ezek az információk segítségül szolgálnak, hogy a vállalat sikeréhez mely kompetenciák megszerzésére vagy fejlesztésére kell hangsúlyt fektetni.

Ugyancsak előnyös az SMT a költségoptimalizálás szempontjából. A sikeres működéshez ugyanis elengedhetetlen feltétel, hogy egy vállalat a költségeit optimalizálja. Ennek egyik sarkalatos pontja az alkalmazottakkal járó bérek és járulékok nagysága, valamint a toborzással járó ráfordítások. A valóban szükséges készségekről reális képet kaphatunk, ha teljesen áttekintjük a cég működését. Ebben segítséget jelet a munkaerő-tervezés is, amivel sikeresen növelhető a termelékenység és jelentősen csökkenthetőek a költségek.

Nem kis feladatot jelent a vállalati HR részlegek számára a munkaerő változás kezelése. A cégeknél sokszor komoly feladatot jelent a nyugdíjhoz közeledő kollégák és egyben az ő szaktudásuk és tehetségük pótlása. Új alkalmazottakat kell felvenni? Vagy a jelenlegi munkaerők körében már megvannak a megfelelő személyek? Esetleg csak továbbképzésre lenne szükségük? Akármi is legyen a megoldás, a stratégiai humán erőforrás-tervezéssel előre fel lehet készülni a szervezettől távozó alkalmazottak pótlására.

Az előnyök sorába tartozik a toborzási stratégia javítása is. Egy vagy több alkalmazott hirtelen távozása a cégtől a produktivitás rovására is mehet. Ezért szükség van olyan hosszú távú toborzási stratégia kialakítására, amely képes felkészülni az előre nem látható és akár azonnali felmondások kezelésére. Vállalaton belül így minden pozícióban lajstromozhatóak a hiány pótlására szükséges készségek. Ezáltal egy vagy több kolléga távozása esetén azonnal tudni lehet kik azok, akik a végső megoldásig az adott személyt, személyeket ideiglenesen pótolhatják. A hosszú távú toborzási stratégia nagy figyelmet fordít a belső toborzásra is. Ez ezért nagyon kedvező, mert – amellett, hogy anyagilag kedvezőbb megoldást jelent – arra motiválja az alkalmazottakat, hogy fejlesszék magukat az előrelépés érdekében.

Hogyan készül az SMT?

Az előnyök egy része után ismerkedjünk meg az SMT fontosabb lépéseivel.

  1. Az üzleti stratégia elkészítése. A hatékony stratégiai munkaerő-tervhez a szervezetnek világos, minden érdekelt fél számára egyértelmű elképzeléssel kell rendelkeznie a hosszú távú célokról. Ennek érdekében ki kell dolgozni, meg kell határozni, hogy a vezetők hol szeretnék látni a vállalatot öt év múlva.
  2. A jelenlegi munkaerő helyzet feltérképezése, elemzése. Át kell tekinteni, hogy a vállalat jelenleg mivel rendelkezik – az emberek és a képességek tekintetében egyaránt. Ezt aktuális helyzetelemzésnek nevezzük. A rendelkezésre álló munkaerő-kínálatot munkakörönként érdemes megvizsgálni, és ne személyenként, ez ugyanis segít az objektív értékelésben. Ezek után azt kell elemezni, hogy az egyes „szerepkörökben” dolgozó munkatársak jelenleg milyen képességekkel rendelkeznek, összehasonlítva azzal, hogy üzleti stratégia alapján milyen képességekre van szükség. A jövőbeli munkaerő igény meghatározásához egyes szervezetek a múltbeli adatok vagy iparági referenciaértékek alapján készítenek előrejelzéseket. A több erőforrással rendelkező vállalatok munkaerő-előrejelző elemzést alkalmazhatnak bizonyos kockázatok, például a bevétel és a nyugdíjazás azonosítására.
  3. El kell dönteni, mely szerepek kiemelten fontosak a jelenlegi és a jövőbeli siker szempontjából. Ez lehet a legnehezebb feladat a stratégiai munkaerő-tervezés során: eldönteni, hogy melyek a kulcspozíciók a szervezetben, vagy melyek a legfontosabbak.
  4. A hiányosságok és a kockázatok elemzése. Ha eltérést látunk aközött, amivel rendelkezünk és aközött, amire úgy gondoljuk, hogy szükségünk lenne, fontos időt szánni, hogy megvizsgáljuk, miként tudnánk áthidalni ezeket a hiányosságokat. Például mi érné meg jobban, a saját embereinket képezni, vagy új embereket felvenni? Vagy ha bizonyos alkalmazottaknak közeledik a nyugdíjazása, szükség lehet-e olyan csomagokra, amelyek arra motiválják az érintetteket, hogy maradjanak, vagyis ne veszítsük el a tudásukat. Meg kell vizsgálni azokat a külső tényezőket is, amelyek veszélybe sodorhatják az üzleti stratégiát. Külső kockázatot jelenthetnek például a gazdasági vagy politikai feltételek, a munkaerőpiaci változások, az iparági trendek alakulása, vagy az új jogszabályok is.
  5. Cselekvési terv kidolgozása. Érdemes újra áttekinteni a legkritikusabb szerepeket és készségeket, majd el kell kezdeni a prioritások meghatározását és a cselekvési terv megvalósítását. Mely szerepek és/vagy készség hiányok jelentik a legnagyobb stratégiai kockázatot? A folyamatos mérés és nyomon követés segítségével pedig megbizonyosodhatunk a célok teljesüléséről. Ha bármi megváltozik vagy nem a tervek szerint alakul, érdemes megvizsgálni, annak milyen hatásai vannak, és mit szükséges átalakítani.

Szcenárió-tervezés

Az üzleti stratégia, valamint az SMT elkészítésekor érdemes úgynevezett szcenárió módszert alkalmazni. Ez azt jelenti, hogy a stratégiát, stratégiákat több forgatókönyv – pesszimista, optimista, váratlan események stb. – figyelembevételével ajánlott elkészíteni. Így egyrészről rugalmasabb lehetőség van az alkalmazkodásra a folyamatos változásokhoz, másrészről pedig a nagyobb meglepetések elkerülhetők. S persze az sem mellékes, hogy hogy bármelyik szcenárió „előhúzásával” kritikus helyzetben sok idő takarítható meg, amely ugyancsak fokozza a versenyelőnyt.

Az SMT készítése nem lehet mechanikus, a fentieket kívül még számos tényezőre oda kell figyelni. Ezek közük fontos a vállalati kultúra figyelembevétele, külső tanácsadói segítség, közreműködés bevonása, a hiányos készségek hangsúlyos felsorolása, a technikai fejlődés és az új szakmák kialakulásának nyomkövetése, a munkaerő nemzetközi migrációja.

A hibridtől a virtuálisig

Az akcióterv elkészítése előtt át kell tekinteni az újonnan kialakult, kialakuló munkavégzési modelleket, lehetőségeket, például a távmunkát, a hibrid (home office és „bejárós”) rendszert. Ebbe a kategóriába tartozik még többek között a hálózati (network), az agilis és a virtuális működési, szervezeti, munkavégzési rendszer. Ki kell alakítani ezekre a rendszerekre is a megfelelő stratégiát azzal, hogy a megfelelő ember a megfelelő helyre kerüljön. Az ebben a bekezdésben felsorolt rendszerek, lehetőségek az úgynevezett távmunka stratégiának az elemei.

Elemezzünk szakadékot is!

Az SMT elengedhetetlen részét képezi még: az új vezetők és munkatársak toborzása, a vezetői fejlesztési tréningek, a nemzetközi terjeszkedési kezdeményezések, a munkaerő-létszám karcsúsítása, a karrierfejlesztési lehetőségek felvázolása, a munkaerő megtartásának módszerei, valamint az utódlási tervek, alternatívák kidolgozása. Ugyancsak nélkülözhetetlen az úgynevezett szakadék-elemzés (gap analysis), amely rámutat a hiányzó készségekre, képességekre, tudásdeficitekre stb.

Nem szégyellnivaló a versenytársak SMT-szempontú elemzése bencmarking (összehasonlító) módszerekkel, valamint a legális hírszerzés a konkurencia üzleti és egyéb stratégiáiról.  (Fontos hangsúlyozni a legális szót, nem valamikori ipari kémkedésről van itt szó, hanem nyilvános adatok holisztikus és szinkronizált elemzéséről!)

Az SMT nem állócsillag

Évtizedünk sikeres közép- és nagyvállalatai szinte mindegyike rendelkezik SMT-vel. Számos hazai és nemzetközi céget ez a tervezés segítette és segíti át a pandémia és az Ukrajna elleni orosz agresszió okozta üzleti és humán erőforrás nehézségeken. Nem szabad elfelejteni, hogy napjainkban új lendületet vett a munkaerővándorlás. Kontinenseket átlépve jönnek és mennek a fizikai és a szellemi dolgozók, ez utóbbiakat manapság már knowledge worker-eknek hívják. A szcenárió-tervezésnek tehát a nemzetközi mozgások is részét képezik.

Az SMT talán elméleti ujjgyakorlatnak tűnhet, pedig távolról sem az. A gyakorlatban határozza meg a cégek sorsát, üzleti jövőjét. Ezért a megvalósítás, az implementálás szerves részét képezi az SMT-nek, nem kevésbé a mérés és az utóigazítás. Az SMT új „csillag” a céges égbolton, távolról sem állócsillag.

Dr. Gonda György vezetési tanácsadó Certified Management Consultant (CMC) változáskezelés, kommunikáció AzÜzlet.huDr. Gonda György, CMC

vezetési tanácsadó

Certified Management Consultant

0Kövesse AzÜzletet a facebookon is!Tetszik

Friss

MSZÉSZ elnök: a nemzetközi versenyképességhez növelni kell a szállodaipar profitabilitását

A szállodai szakma pozitív jövőképének kulcsa az ember, a...

Győrben nyitotta meg második BYD értékesítési pontját az AutoWallis Csoport

Győrben nyitotta meg második BYD értékesítési pontját, az első vidéki BYD bemutatótermét az AutoWallis

Horvátország 122 külföldi várossal, rekord számú járattal várja a turistákat a 2025-ös nyári szezonban  

A Horvát Idegenforgalmi Közösség adatai szerint Horvátország a 2025-ös nyári repülési szezonban, március végétől október végéig, 122 külföldi várossal lesz közvetlen légi összeköttetésben.

Az MBH Bank 123 forint osztalékot fizethet részvényenként

Az MBH Bank igazgatósága törzsrészvényenként 123 forint osztalék kifizetését javasolja a társaság közgyűlésének a Budapesti Értéktőzsde (BÉT) honlapján közzétett előterjesztés szerint.
Hirdetés

Hírek

Devizapiac – Vegyesen változott kedd estére a forint árfolyama

Az euró árfolyama a reggel hét órakor jegyzett 402,86 forintról 402,12 forintra gyengült 18 órakor, napközben 401,77 forint és 403,69 forint között mozgott.

Nem ússzuk meg: áprilistól ez is kell a beutazáshoz az Egyesült Királyságba

Április 2-tól minden magyar állampolgárnak is szüksége lesz az...

Vidéki otthonfelújító nyugdíjasok irány az Államkincstár

A kormány kibővítette a kedvezményezetti kört, így a nyugdíjasok...

Így módosulhat most az ESG-törvény

A Nemzetgazdasági Minisztérium társadalmi egyeztetést indít az Európai Bizottság...

Erősödött a forint reggel

Erősödött a forint árfolyama hétfő reggel a főbb devizákkal szemben a péntek esti jegyzéséhez képest a nemzetközi devizakereskedelemben.

Március végétől Debrecenből Lipcsébe és Máltára hoz járatot a BMW

A Universal Airlines március 30-tól heti két retúrjáratot indít...

Németország kiszabadult a költségvetési kalodából. Örülhetünk?

Friedrich Merz A német parlament történelmi döntést hozott: elfogadták azt...

Gyengült hétfő reggelre a forint

Az eurót hétfő reggel hét órakor 399,59 forinton jegyezték a péntek esti 398,92 forint után. A dollár jegyzése 367,36 forintra ment fel 366,46-ról, a svájci franké pedig 415,39-re 414,30 forintról.
Hirdetés

Gazdaság

Európai terjeszkedéséhez olasz bankot nézett ki az ING

  Fotó: popso.it Európai terjeszkedési tervéhez igazodva az ING, Olaszország felé vette az irányt, ahol a Banca Popolare di Sondrioval vette fel a kapcsolatot. Az ING Group...

Az adóelőlegből is igénybe vehető az szja-kedvezmény

Nyomtatásra, irattárolásra sincs szükség, mert a nyilatkozatot az adóhivatal automatikusan továbbítja az abban megjelölt munkáltatónak, kifizetőnek.

Az alapvető élelmiszerek árának csökkentéséért lép a GVH

A nemzeti versenyhatóság álláspontja szerint az érdekképviseleti szervezetek által rendszeresen kiadott áremelési közlemények sérthetik a tisztességes piaci versenyt és fokozzák az inflációs nyomást.

Itt az első kamatforduló, utalják a csúcshozamot az inflációkövető állampapírokra

A PMÁP-ot az államkincstár 99 százalékos árfolyamon váltja vissza, de ez az egy százaléknyi veszteség is bőven megéri, hiszen a többi lakossági állampapír közül a legalacsonyabb kamatú is 5,5 százalékot fizet