Az adózás területén is új dimenziót nyit a digitalizáció, ami a szigorúbb ellenőrzés lehetősége mellett a multik és a KKV-k esetében is hozzájárulhat az adatszolgáltatási kötelezettségekhez kapcsolódó adminisztrációs terhek könnyítéséhez – állítják a PwC Magyarország szakértői.
– A digitalizáció nemcsak az üzleti partnerek ellenőrzésének automatizálására teremt lehetőséget, hanem a kintlévőségek kezelését is nagyban leegyszerűsítheti. Ez főként akkor lehetséges, ha a rendelkezésre álló hatalmas adatbázisok jól strukturáltak, mert akkor azok szakszerű felhasználása még akár a legkisebb vállalkozások számára is utat nyithat a leghatékonyabb, adatalapú döntéshozatal felé – elemez Farkas Gábor, a PwC Magyarország cégtársa. Aki szerint mindez azzal az előnnyel is együtt jár, hogy ezzel a módszerrel jelentősen csökkenhetnek az emberi hibázásból és a szubjektív alapokon nyugvó döntéshozatalból származó kockázatok. A szakember hozzátette: munkatársai napi szinten tapasztalják, milyen komoly kihívást jelent a gazdasági társaságok számára a beszállítók és a vevők ellenőrzése.
A gyakorlat ugyanis azt mutatja, hogy mivel az ilyen ellenőrzések elvégzése kifejezetten időigényes, a társaságok mindennapi működésében könnyedén a háttérbe szorulhat ez az egyébként rendkívül fontos feladat. Ebben az esetben viszont, még a legkörültekintőbb gazdasági társaságok is üzleti kapcsolatba kerülhetnek olyan vevőkkel, beszállítókkal, akiknek gondot okoz a jogszabályok teljeskörű követése, vagy esetleg a felelőtlen üzleti működésük okozhat akár az adott vállalaton átnyúló – sőt akár a teljes ellátási láncra is kiterjedő – problémákat.
– Amikor egy gazdasági társaság eladói pozícióban van, a vevői kapcsolatok megítélésénél természetesen a pontos és időben történő pénzügyi elszámolást tekinti az egyik legfontosabb értékelési szempontnak. Amihez megkerülhetetlen a vevő likviditási és szolvenciális (a fizetőképesség fenntartásához kapcsolódó kockázatok mérlegelése), illetve rentábilis szempontok alapján történő vizsgálata. Természetesen más a helyzet, ha az adott társaság a vevő szerepét tölti be egy tranzakcióban: ilyenkor az esetleges áfacsalások, áfaelkerülések kiszűrése az egyik fő szempont az üzleti partner megítélésénél. Ami az Adóhatóság általános gyakorlatában is keresendő, mert az akár a lánc végén résztvevő gazdasági társaságtól is megtagadhatja a beszerzéséhez kapcsolódó áfa levonásának jogát, ha az egy olyan értékesítési lánc keretében vásárol, amelynek egyik tagjával szemben az áfacsalás/ áfaelkerülés esetköre merül fel – fejti ki a szakember.
Hozzátéve: a Nemzeti Adó- és Vámhivatal általános gyakorlata alapján egy ilyen helyzetben felmerülő áfa levonási jogosultság megítélésében a „kellő körültekintés” bizonyítása enyhítő körülmény lehet. Mindez azt jelenti, hogy ha megállapítható, hogy a beszerző adóalany előzetesen ellenőrizte a beszállítóit, és annak eredményét igazolni is tudja, mégiscsak jogosult lehet a kapcsolódó áfa levonására. Az ilyen ellenőrzésre az adóalanyok több, a piacon elérhető szoftver alkalmazása közül választhatnak, amelyek számos kockázati szempont figyelembevételével értékelik a gazdasági társaságokat. Ezek a technológiai megoldások a legtöbb esetben valamilyen – akár időbélyegzővel ellátott -, dokumentumot bocsátanak a szoftvert használó gazdasági társaságok részére az elvégzett elemzés eredményeként. Ha pedig a kockázati faktormodell alapján az alkalmazott technológia nem ítélte kockázatosnak a vizsgált üzleti partnert (később viszont az mégis annak bizonyult), ellenben a megfelelő körültekintéssel történő eljárás igazolható, úgy a beszerzéshez kapcsolódó áfa levonására továbbra is jogosult lehet a tranzakciót lebonyolító gazdasági társaság. Farkas Gábor szerint ezért a beszállítóknak és a vevőknek egyaránt javallott a partnerek folyamatos és átfogó ellenőrzése. Amihez célszerű egy olyan technológiai megoldást használni, ami a NAV ellenőrzési követelményei szerint, igazolható módon, automatizált formában teszi lehetővé a leendő és a már meglévő beszállítók folyamatos, bizonyíthatóan elvégzett ellenőrzését.
Nem beszélve arról, hogy egy alkalmazott technológia nem csak a döntések meghozatalában segíthet: az egyébként kötelező adatszolgáltatásra kifejlesztett és alkalmazott szoftverek amellett, hogy nagyban megkönnyíthetik a vállalkozások életét, használatukkal – közvetlen és közvetett módon -, jelentős megtakarítást is biztosíthatnak a gazdaság társaságok számára.
A közvetlen megtakarításra jó példa a valós idejű számlaadatszolgáltatásban rejlő lehetőségek kiaknázása a számla adminisztráció, a könyvelés előkészítés, valamint a bevallási, riportálási kötelezettség automatikus teljesítése terén.
– A Nemzeti Adó- és Vámhivatal az elmúlt években olyan jelentős átalakuláson ment keresztül, amelynek fókuszában a digitalizáció ált, ami kéz a kézben járt a riportálási és jelentési kötelezettségek kibővítésével, valamint az új információ szolgáltatási kötelezettségek bevezetésével. Miközben ez a vállalkozások számára kihívást és jelentős adminisztratív terhet jelenthet, az Adóhatóság dedikált felületén, jól strukturált, rendezett formában elérhető adatmennyiség megfelelő hasznosítására is jónéhány lehetőség is rejlik – dr. Ablonczy Zsuzsanna, a PwC menedzsere szerint ilyen lehet például a riportált számlaadat összehasonlítása, vagyis az úgynevezett rekonsziliáció is.
Mégpedig azért, mert, az Adóhatóság, a hatalmas adatmennyiségből generált adatbázist az adóalanyok által – valós idejű számlaadat szolgáltatás keretében – riportált adatok összegyűjtésével és rendezésével hozza létre. Az adóalanyok pedig hozzáférhetnek ennek az adatbázisnak a bizonyos részeihez. Így például mind az általuk jelentett, mind a részükre kiállított számlák adattartalmát lekérdezhetik az Adóhatóság dedikált felületéről és összevethetik a beszállítóiktól kapott, vagy éppen az általuk kiállított számlák vállalatirányítási rendszerbe rögzített adattartalmával. Ezután pedig, amennyiben az óvatosság elvét követik, csak azokat a számlákat helyezik levonásba, amelyek tartalmát a beszállítóik jelentették az Adóhatóság felé. Így akár olyan beszerzésekhez kapcsolódó áfát is levonásba helyezhetnek, amelyeket adminisztrációs nehézségekből adódó probléma miatt esetleg eddig nem tettek meg. Ezzel a módszerrel tehát egy egyszerű lekérdezéssel akár jelentős pénzügyi megtakarítást is elérhetnek.
A technológia által biztosított lehetőségeket kihasználva az adóalanyok, a papír alapú számlák adatait az optikai karakterfelismerés (Optical Character Recognition – OCR) – segítségével is automatikusan rögzíthetik a könyvelési rendszerükbe. Az automatizáció segítségével ezen felül a különböző bevallási kötelezettségek (például áfabevallás, közösségi összesítő nyilatkozat) automatikus kitöltése is könnyedén kivitelezhető. De az információ strukturált, rendezett megszerzése és felhasználása emellett közvetett módon más haszonnal is járhat a társaságoknak, akik ezáltal elsősorban időt és energiát takaríthatnak meg. A PwC szakértői úgy látják, erre az egyik legjobb példa az ellátási láncban rejlő digitalizációs lehetőségek kiaknázása, ami például a kiszállítás igazolás digitalizációját és az integrált ellátási lánc menedzsmentet is magába foglalhatja.
– Azok a társaságok, akik az Európai Unió másik tagállamában letelepedett adóalany részére már értékesítettek valamilyen árut, készterméket, biztosan ismerik a Közösségen belüli áfa mentes értékesítéshez szükséges dokumentáció típusait, valamint az azokkal szemben támasztott követelményeket. Ezzel kapcsolatban általánosan elmondható, hogy az Adóhatóság elismeri a kiszállítás megtörténtét és így alkalmazható az áfamentesség esetköre, ha az ügylet vonatkozásában legalább két, független fél által aláírt, egymásnak nem ellentmondó dokumentum a rendelkezésükre áll. Tapasztalataink ugyanakkor azt mutatják, hogy még ennek az egyszerű szabályozási hattérnek a lekövetése is jelentős materiális és adminisztratív terhet jelenthet a társaságok számára. Tekintettel arra, hogy egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során ez a terület kiemelt figyelmet élvez, az adóalanyoknak különösen érdekükben áll egy olyan jól strukturált, könnyen kereshető rendszer kialakítása, amely nem akadályozza, sőt inkább segíti őket a mindennapi feladatok elvégzésében – értékel a menedzser.
Aki úgy látja, erre a problémára kifejezetten jó megoldást jelenthet a napjaink egyik legformabontóbb technológiai újdonságának tekinthető blokklánc technológia alapját adó, megosztott főkönyvi technológia (DLT) alkalmazása. Ahol a szállítási mozzanathoz és a kapcsolódó dokumentációhoz az alkalmazott rendszer egy olyan, úgynevezett hash értéket rendel, amely rögzíti az adattartalom pillanatnyi állapotát, majd ezt eltárolhatja – ezáltal biztosítva a tartalom sérthetetlenségének kritériumát. Az ilyen, decentralizált alapú rendszer kialakítása – amely szállítási mozzanatonként tartalmazza a kiszállításhoz kapcsolódó dokumentációt és az arra vonatkozó információkat -, megoldással szolgálhat a tartalom megőrzésére, a dokumentumok visszakereshetőségére és az adattartalom sérthetetlenségének problémakörre. Nem utolsó sorban pedig jelentős idő- és költségmegtakarítást is jelenthet a társaságoknak.
De amellett, hogy a fentiekben említett technológiai megoldások a már bevezetett kötelezettségekben rejlő lehetőségek felhasználására fókuszálnak, a jövő is többféle újdonságot ígér ezen a területen.
Kiss Benjámin, a PwC tanácsadója szerint ugyanis a jogszabályi környezet folyamatos változása kockázatot jelenthet az alkalmazott és már jól megszokott technológiák további alkalmazhatóságára.
– Így például, miközben az Európai Unió fokozatosan tervezi az „Áfa a digitális korban” elnevezésű intézkedéscsomagban foglalt javaslatok bevezetését, vannak olyan változások, amelyek már 2024-ben hatályba lépnek. Ennek keretében például az elektronikus számla fogalma a tervek szerint 2024. január 1.-étől teljesen megváltozik. Az Adóhatóság jelenlegi gyakorlata alapján az elektronikusan kiállított, elektronikus úton továbbított és elektronikusan tárolt PDF számla tekinthető elektronikus számlának. Az e-számla fogalmi megváltozásának eredményeként azonban ez már nem lesz elegendő: 2024 januárjától ugyanis az elektronikus számlát előre meghatározott struktúrában kell kiállítani úgy, hogy az az automatikus feldolgozásra is alkalmas legyen – érvel a Kiss Benjámin.
A fentieken túlmenően – magyarázza -, amennyiben a társaságok vevői szerepkörben járnak el egy tranzakció keretében minden B2B (cégek közötti) ügylet keretében, az új típusú elektronikus számlákat kötelesek lesznek befogadni. Ezért a gazdasági társaságok által használt vállalatirányítási rendszereket is minél előbb fel kell készíteni az e-számlák automatikus befogadására és kezelésére. Így kezdetben a digitalizációs változás akár jelentős adminisztratív és materiális terhet jelenthet, ami azonban kis tervezéssel, megfelelő szakértelemmel és előre gondolkodással minimalizálható. Pozitívumként jelentkezhet viszont, hogy a másik oldalon mind a számlaadminisztrációra, mind az automatizálható könyvelési feladatokra fordítandó munkaidő jelentősen csökkenthető, ami a területen dolgozó munkavállalók tehermentesítéséhez is hozzájárulhat.
A PwC szakértői úgy látják, a digitalizáció által nyújtott lehetőségek és az ennek kapcsán rendelkezésre álló hatalmas adatmennyiség emellett is számtalan esetben szolgálhat új megoldással. A megtakarítási lehetőségek feltárása és kiaknázása azonban nem könnyű feladat, mert több olyan digitális megoldással is találkozni a piacon, amelyek első látásra ugyan jövedelmezőnek tűnhetnek, a várt megtakarítások helyett mégis további kiadásokat generálhatnak. Van olyan például, amikor a megvásárolt, vagy lefejlesztett technológiai megoldás ugyan jól működik, de az adott társaság tevékenységi körével, gazdasági profiljával nem egyeztethető össze teljes mértékben. Ennél is jellemzőbb az, amikor a technológiai megoldás végül a kijelölt feladatok teljekörű elvégzésére nem alkalmas. Ezért ha egy gazdasági társaság olyan komplex adózási és technológiai vonatkozású probléma előtt áll, amely megoldása már az előzetes becslések alapján is jelentős erőforrás felhasználást igényel, mindenképpen célszerű az adózás területén jártas szakember véleményének kikérése egy ilyen technológia megoldásra törtnő beruházás előtt.
Kocsis Erika
