Egy újabb illúzióval lett szegényebb az üzleti világ és a munkaszervezés: a közelmúlt kutatásai rávilágítottak, hogy az egyterű, vagy nagyteres irodákban (open space) dolgozók teljesítménye a várt növekedés helyett inkább csökkent. Mégpedig 15 százalékkal alacsonyabb azokénál, akik zárt irodában végzik tevékenységüket. Ráadásul ma már az egyterű irodák több hátrányt jelentenek a dolgozók számára, mint előnyt. Kérdés, miként fog átalakulni az irodapiac és a dizájn, a munkaszervezés, s nem utolsó sorban az irodák kereslete a koronavírus járvány után.
Irodatörténelem dióhéjban
Napjainkban Európában a munkavállalók mintegy 50, az Egyesült Államokban pedig 70 százaléka egyterű irodában végzi tevékenységét. Az ilyen típusú irodákat azért alakították ki, hogy könnyebb legyen az információáramlás, növekedjék a kreativitás és hatékonyabb legyen a közös munka. Korábban a munka-pszichológusok úgy vélték, hogy a dolgozók nagy termekben való közös elhelyezése közelebb hozza egymáshoz a munkatársakat, erősíti a motivációjukat, valamint lerövidíti a kommunikációs utakat és időt. Az sem volt utolsó szempont, hogy az egyterű irodák jelentős költségmegtakarítással járnak, ugyanis jóval kevesebb helyre van szükség, mint a zárt egy-kétszemélyes irodák esetében.
Az egyterű iroda elmélete és gyakorlata több mint 100 éves múltra tekint vissza. (Természetesen korábban is voltak irodák, amelyek kisebb méretű, zárható szobáiban egy-két fő dolgozott.) Az 1900-as évek elején a mérnökből lett munkaszervezési és folyamat- tanácsadó, Frederick Taylor (akiről a taylorizmust elnevezték) maximális termelékenységre és hatékonyságra törekedett az amerikai vállalatoknál. Véleménye szerint az irodákat is úgy kellene berendezni, mint a gyárcsarnokokat: csak az embereknek nem az összeszerelő-szalag mögé kellett ülniük, hanem volt saját asztaluk, ám azokat hosszú sorokban pakolták le egymást mellé és mögé. (A régi játékfilmekben gyakran mutattak egyterű irodákat, ahol vagy könyvelők dolgoztak, vagy éppen a gépíró-kisasszonyok végeztek leírást, illetve gépeltek a diktálással párhuzamosan.)
A Bürolandschaft iroda koncepció a második világháború után született meg Észak-Európában. Ennek a munkaszervezési rendszernek az a lényege, hogy munkakör szerint kell csoportosítani az embereket. (Például egy -egy „kupacban” dolgozik a pénzügy, az értékesítés, a marketing.) A különböző tevékenységeket, folyamatokat természetes elválasztókkal kell elkülöníteni, például a növényekkel.
A múlt század hatvanas éveiben jelent meg Hamburgban a „paravánforradalom”, amely a Herman Miller cég munkatársa, Robert Props ötlete volt. Ő találta ki ugyanis az Action Office nevű moduláris fülke-rendszert, ami asztalból és elválasztókból, paravánokból állt. Az volt a cél, hogy mindenkinek legyen egy kis sarka, amit a saját igényei szerint alakíthat ki, ahol nem zavarják mások, ahol a saját komfort-zónájában érezheti magát. Az Action Office az egész világon hatalmas siker volt. Egyik nagy előnye, hogy az egymással 120 fokos szöget bezáró (Y-formájú) munkaállomások kényelmessé teszik, szinte ösztönzik a személyes kommunikációt. Az asztalokon a későbbiekben a telefon mellett megjelent a számítógép és természetesen néhány személyes tárgy sem hiányozhatott.
Az ezredfordulóra a paravános „ketrec-rendszert” ismét az egyterű irodatér váltotta fel, ezzel párhuzamosan megjelent az úgynevezett tiszta asztal (clean desk) vagy hotel rendszer, amikor senkinek nincs „saját” asztala. Az alkalmazottak minden reggel sorba álltak, hogy megkapják a szükséges irodai felszerelést (sokan az autójuk csomagtartóját használták irodai szekrényként). A dolgozók egyre korábban érkeztek a munkahelyükre, hogy megkaphassák a csendesebb, világosabb helyeket.
A hotel-rendszerben kevesebb íróasztal van, mint dolgozó. Ez a rendszer olyan vállalatoknál került bevezetésre, ahol a munkatársaknak (könyvvizsgálók, vezetési- és adótanácsadók stb.) inkább „kint” az ügyfeleknél kell dolgozniuk, mint a saját cégüknél. Ha valakinek éppen nincs üzleti megbízása, vagy az anyavállalatánál szeretne néhány napon át dolgozni, a tervezett bejövetel előtt íróasztalt kell foglalnia a recepciósnál. A hotel-rendszer ugyancsak a költségtakarékosságot, a fenntartási kiadások mérséklését szolgálja.
Panaszok és előnyök, egyterű etikett
Már az elmúlt század kilencvenes éveiben is mind több panasz érkezett a cégek vezetéséhez a dolgozók részéről az egyterű irodákra. (Érdemes megjegyezni, hogy a felső vezetők hagyományos, zárható, nagy méretű külön szobákban, a középvezetők pedig többnyire az egyterű irodák végében kialakított „üvegkalitkában”, üvegbokszokban dolgoznak.) Nyilvánvaló, hogy az embereknek szükségük van személyes, privát térre feladataik ellátásához. Mielőtt az egyterű irodáknak a hatékony munkavégzést megnehezítő hátrányait áttekintenénk, érdemes felsorolni, hogy milyen vélt vagy valós előny-reményeket fűztek és fűznek az open space rendszerhez a nem kis számú alkalmazók:
Időközben kialakult az egyterű irodák etikettje, viselkedési kódexe. Néhány példa és jótanács:
- Tiszteld a másik munkáját! Az, hogy egész nap egymás mellett ültök, ráadásul jó kapcsolatban is vagytok a munkatársakkal, még nem jelenti azt, hogy az egész napot végig beszélgethetitek. Ne felejtsd: mindnyájan dolgozni jöttetek az irodába, ne beszélgess túl sokat a melletted ülőkkel, mert zavarhatod őket a munkavégzésben.
- Óvatosan az illatokkal! Ha szokásod túl sok kölnit, parfümöt használni, az a közvetlen környezeted számára kellemetlen lehet, így érdemes ezt kicsit visszább fognod. Ha fűszeres és erősen illatozó ételt viszel ebédre, azt mindenképpen a konyhában fogyaszd el!
- Ne csinálj túl nagy zajt! Amennyiben az irodában megengedett munka közben zenét hallgatni, lehetőleg fülhallgatóval tedd azt! Ne kopácsolj az asztalon, valamint ne beszélj túl hangosan, amikor telefonálsz!
- Tiszteld a másik terét, és tarts rendet! Csupán azért, mert téged nem zavar, hogy tele van az asztalod különböző tárgyakkal, az nem jelenti azt, hogy a másiknak nem rontja a közérzetét a látvány. Emellett, ha többen ültök egy nagy asztalnál, tartsd a saját területeden az eszközeidet, mert másoknak a „területfoglalás” zavaró lehet.
- Ne dolgozz betegen! Mivel sokan vagytok egy légtérben, könnyen megfertőzheted a kollégáidat. Ha nem érzed jól magad, inkább vegyél ki betegszabadságot, vagy ha lehet, dolgozz otthonról!
- Légy toleráns! A nyílt irodai környezetben különböző személyiségtípusok vannak összezárva, akik különböző stílusban dolgoznak, beszélnek, élnek. Legyünk toleránsak, fogadjuk el ezeket a különbségeket, és találjuk meg a módját, hogy alkalmazkodni tudjunk. Biztos, hogy lesznek dolgok, amiket mi másképp csinálnánk, mint a mellettünk ülők, de ezeket a különbözőségeket kénytelenek vagyunk elfogadni. Legyünk nyitottak, hallgassuk meg a másik álláspontját is, és elsősorban pozitív szemszögből nézzük a közös munkát. Például legyél figyelemmel külföldi kollégáid esetlegesen eltérő kultúrájára, szokásaira. A különbözőség érték, legyen az vallási, faji, nemi, kulturális, korosztályi stb.
Zaj van, magánszféra nincs
Az elmúlt tíz, de különösen az elmúlt három esztendőben a munka-pszichológusok és a vezetési tanácsadók jelentős számú kutatást, felmérést végeztek vállalati, országos és globális szinten a nyitott környezetben történő munkavégzésről. A vizsgálatok részletesen feltárták az egyterű irodákban való munkavégzés hátrányait, s a következőkben erről lesz szó. Számos felmérés igazolja, hogy az irodai dolgozók többsége szenved a nyitott terű irodában, mert zaj van, magánszféra pedig gyakorlatilag nincs. Ez pedig az összpontosítás csökkenéséhez és több hibázáshoz vezet. A felmérések szerint nincs középút: a dolgozók vagy szeretik, vagy gyűlölik a nyitott terű irodát. Az utóbbiak lényegesen többen vannak.
A munkateljesítmény csökkenését a szakemberek azzal magyarázzák, hogy a nyitott terű irodában egyszerre túl sok inger éri a dolgozókat, ami a stressz fokozódásával is jár. Az „első számú közellenség” a zaj: a University of Sydney munkapszichológiával foglalkozó professzorai szerint a nyitott irodákban dolgozók közel fele elégedetlen a zaj miatt, míg a hagyományos irodákban dolgozók csupán 16 százaléka állította ugyanezt. Az állandó hangzavarban (telefonok, egymás közötti beszélgetések, klaviatúrák, klímaberendezések és ki-be járkálások zaja stb.) nem könnyű a munkára összpontosítani.
Az egy légterű irodákban – a kutatók elemzése szerint – ritka az értelmes szakmai vita, sokkal valószínűbb, hogy a dolgozók kénytelenek a kollégáik magánéleti témáit, pletykáit, problémáit hallgatni, például azt, hogy mit vettek szeretteik születésnapjára, milyen az új gyógyszer hatása, milyen balhé volt a családban a magas villanyszámla miatt, vagy éppen hol a legolcsóbb a görögdinnye.
A pszichológusok szerint az egyterű irodákban az emberek tényleg többet beszélnek egymással, de nem a munkáról egyeztetnek. (Ma már egyértelmű, hogy a legjobb minőségű munkát akkor végzik az alkalmazottak, ha csendben, teljes nyugalomban dolgozhatnak.)
Open space= civilizációs betegség?
A nyomasztó, stresszes, viszonylag kényelmetlen egyterű környezetben nehezen végezhető egyszerre több feladat (multitasking); ez a tény leginkább az Y generációt érinti, noha ők általánosságban viszonylag elégedettek a nyílt térrel. A felmérések szerint viszont az idősebb dolgozók számára a legkényelmetlenebb és a legzavaróbb a nagyteres rendszer, ők alkalmazkodnak a legnehezebben az open space körülményekhez, ha egyáltalán…
Sokan – és nem csak az idősebbek – hiányolják az egyterű irodákban a magánszférát, az ajtókat, azok bezárásának lehetőségét, mások pedig személyes „gettóként” tekintenek erre az irodai és munkavégzési rendszerre.
Sok szakember az open space szindrómát már civilizációs betegségnek tartja, amit a gyakori stressz mellett magas vérnyomás, emésztési zavar, fejfájás, sőt depresszió is jellemez. Sokatmondó a Forbes gazdasági magazin széles körben végzett felmérésének egyik eredménye: a megkérdezettek több mint harmada lemondana jövedelme egy részéről, ha kellemesebb, nyugodtabb környezetben dolgozhatna.
Élőszó helyett elektronikus levelezés
Két harvardi professzor, Ethan Bernstein és Stephen Turban átfogó felmérést és elemzést készített több ezer résztvevővel a munkavégzésről az egyterű irodákban. Azok körében, akik a hagyományos irodákból az egyterűekbe költöztek, a társas, személyes kommunikáció – minden várakozással ellentétesen – 73 százalékkal csökkent! A dolgozók a korábbinál csaknem 70 százalékkal több időt töltöttek el egymás közötti elektronikus levelezéssel és 75 százalékkal többet cseteltek. (Például: ahelyett, hogy az egyik munkatárs átszólna a másiknak az asztal túloldalára, hogy: „mi a véleményed erről?”, messengeren teszi fel a kérdést.)
A professzorok szerint, ha a minimális privátszférát sem biztosítjuk a dolgozók számára, akkor ők az elektronikus kommunikáció eszközeihez fognak folyamodni négyszemközti beszélgetéseik lefolytatására. Miután a nagyterű irodákban a kommunikáció egyre inkább írásbeli, ennyi erővel a dolgozók akár otthon is maradhatnának (home office), ami még kevesebb pénzbe kerül a munkáltatónak. Vagyis az történt, hogy a cégek igen sok pénzt elköltöttek ezekre az újfajta irodákra, amelyekkel a munkatársak közötti együttműködést kívánták növelni. Ehhez képest ugyanezek a vállalatok végül is rengeteg pénzt elveszítettek a hatékonyság csökkenése miatt…
Nem sikerült elérni az eredeti célt
Bernstein és Turban végkövetkeztetése szerint az egyterű irodába költözéssel a vállalatoknak pont az eredeti célt nem sikerült elérni, hogy több legyen a személyes kommunikáció a munkavállalók között. Az egyterű irodák nem feltétlen az interakciót támogatják, hanem a inkább a dolgozók magánszféra iránti vágyát növelik, így a szóbeli beszélgetés helyett alternatív kommunikációs csatornát választanak. Ezekből manapság pedig egyre nagyobb a választék a digitális világban. Még nagyobb probléma a kutatók szerint, hogy mindez közvetetten csökkenti a szervezeti termelékenységet, illetve a hatékonyságot, hiszen a túl sok beérkező információ miatt a felhasználók könnyen elveszthetik a fókuszt.
Fertőzésveszély
További igen fontos szempont a dolgozók fenntartásait illetően, hogy egy 2018-ban végzett felmérés szerint az emberek igencsak tartanak a fertőzésektől a nagyterű irodákban. A koronavírus-járvány most különösen rávilágít arra, hogy nem alaptalanul. Egy dél-koreai hivatalos elemzés szerint például volt az országban olyan céges ügyfélszolgálati központ, ahol 216 alkalmazottból 94-nek pozitív lett a koronavírus-tesztje. És mindössze 16 nap alatt szabadult el így a vírus, vagyis 90 százalékuk biztosan a munkahelyén fertőződött meg. A járványtól függetlenül egy korábbi elemzés szerint az nyílt terű irodákban kétszer nagyobb a fertőzésveszély, mint a hagyományos iroda-rendszerben.
A magyar dolgozók nem szeretik az egyterűt, a home office-t nagyon
Érdemes röviden áttekinteni a magyar munkavállalók egy részének véleményét az open space irodákról. A tavaly novemberi Big Office Day szervezői mintegy ezer vállalati dolgozó és vezető körében végeztek felmérést, kutatást az irodákkal kapcsolatos hazai vélekedésekről. Az egyik kérdésre adott válaszok alapján egyértelmű, hogy mind az open officeról, mind a clear deskingről lesújtó véleménnyel van a dolgozók nagy többsége. Az egyterű irodákról a megkérdezettek mindössze 10 százaléka válaszolta, hogy vannak előnyei. A fix iróasztal hiányával kapcsolatban nagyobb az elfogadás, a válaszadók közel egyharmada szerint megszokható, 24 százalék pedig hatékony megoldásnak tartja abban az esetben, ha a munkavállalók a home office miatt nem járnak be minden nap.
Érdekes válaszok érkeztek az otthoni munkával kapcsolatban is. A megkérdezettek egyharmada 5, míg 15 százalékuk akár 10 százalékot is engedne a fizetéséből heti plusz egy nap home officért. A válaszadók közel egyötöde pedig eleve nem menne olyan céghez dolgozni, ahol nincs lehetőség otthoni munkavégzésre.
A hibridé a jövő
A COVID-járvány megmutatta és megmutatja, hogy az otthoni munkavégzés igencsak kedvelt, viszonylag olcsó és életképes. Sokan ugyan már az open space rendszer közelgő „halálát” emlegetik, arra azonban nem lehet egyelőre számítani, hogy az egyterű irodák rövid időn belül eltűnnének. Mi tehát a megoldás az otthoni munkavégzés mellett, mit hoz a jövő az irodák világában?
Irodatervező szakemberek és a munkáltatók jelentős részének véleménye szerint a legjobb megoldás a hagyományos és a nyílt terű irodák ötvözete. Azaz az irodákban nagyjából egyenlő arányban legyenek nyitott és zárt terek. Ez az új iroda-rendszer a korábbi munkahelyi berendezkedések erényeit kínálja svédasztal jelleggel. Van benne klasszikus magániroda, kis karámok sora, nagy közösségi tér a csoportos megbeszélések számára, úgynevezett telefonfülkék a bizalmas beszélgetések számára. De megtalálhatóak az úgynevezett süketszobák is, ahol a dolgozók teljes mértékben a munkájukra tudnak koncentrálni, mert semmilyen külső zavaró tényező nem éri el őket.
Vannak ebben a rendszerben közösségi terek, családias jellegű társalgók fotelekkel, magazinokkal, növényekkel. Az új típusú irodához (amelyből már meglehetősen sok van) csatlakozik konyha, étkezési tér is. Ebben a hibrid irodában mindenki megtalálhatja magának azt a teret, amit az elvégzendő feladat vagy a munkatársak pillanatnyi lelkiállapota, munkastílusa megkíván. A nem kis méretű társalgó fontos szerepet játszik a hibrid irodákban: például itt lehet fogadni az ügyfeleket is, a kollégák itt lazíthatnak, vagy informálisan tárgyalhatnak, akár csocsózhatnak is, vagy éppen ötletelhetnek.
Munkaszervezési szakemberek szerint a home office mellett a hibrid irodáé a jövő, vagyis az open space nem tűnik el, hanem kiegészül, otthonosabbá, emberibbé és multifunkcionálissá válik. Várhatóan folytatódik majd az egy főre jutó irodai terület csökkenése: az USA-ban például 1985-ben egy dolgozóra 37 négyzetméter jutott, 2011-ben már csak 23, jövőre pedig – ingatlanpiaci előrejelzés szerint – csak 14 négyzetméter.
Változások az irodavilágban
De nem hagyható figyelmen kívül az sem, hogy a mostani járvány érezteti majd a hatását az irodákban is. Nem kizárt, hogy egy esetleges újabb belobbanás nyomán az irodákba való belépés előtt lázmérés lesz, odabent pedig maszkot kell viselni és gyakran kell fertőtleníteni. Várhatóan növelik majd az elválasztó paravánok magasságát, átalakítják a légkondicionáló rendszereket is. Szó van arról is, hogy érintésmentes kapcsolókat szerelnek fel, kötelező haladási irányt jelölnek ki a termekben és az asztalok között. Kevesebben mehetnek majd be a tárgyalókba, a konyhába, a kávézóba.
Csökkenthetik az egyterűek „népsűrűségét” azzal is, hogy rotációs rendszerben az ott dolgozók fele egyik héten az irodában, másik héten otthonról dolgozik. Az esetleges elővigyázatossági intézkedéseket még hosszan lehet sorolni, annyi azonban bizonyos: a járvány az „irodavilágot” is megváltoztatja, miközben – a járványtól függetlenül – a nagyterű rendszerek színesebbé, emberibbé és sokfunkcióssá válnak.
Dr. Gonda György, CMC
vezetési tanácsadó
Certified Management Consultant
