A koronavírus-járvány alapvetően átalakítja a nagyvállalati rendezvénypiacot. A hibrid események előretörnek, a rendezvények egyszerűbbek lesznek, de a jövőben is nagy szerep jut a személyes részvételen alapuló eseményeknek – csak másként, mint eddig – elemez Mantuano Mónika az UNICEO (United Networks of International Corporate Event Organizers) alelnöke, a magyarországi közösség vezetője.
A nemzetközi nonprofit szervezet, az UNICEO a vállalatok rendezvényekért felelős döntéshozóinak szakmai közösségeként azt a célt tűzte maga elé, hogy az aktív párbeszéd és a tapasztalatok megosztása révén segítse a szegmenshez tartozó rendezvényszervezői szakma fejlődését. Ez a szakma sohasem állt még akkora kihívás előtt, mint a pandémia kitörése óta, amikor a veszélyhelyzeti lezárások miatt, hosszabb időszakokra is lehetetlenné vált az élő rendezvények megtartása.
Mantuano Mónika kifejtette: a szervezet magyarországi tagozatának megalapítására azért került sor 2016-ban, mert miközben a rendezvénypiac sok tekintetben globálisan is hasonló kihívásokkal néz szembe, a lokális piacokon mindig megvoltak azok a helyi sajátosságok, amelyek alapvetően befolyásolták a szakma sikerét. Ez különösen most vált aktuálissá, amikor a járványhelyzet egyik legnagyobb vesztese a turizmus mellett az ahhoz kötődő rendezvénypiac lett. Ezért is különösen hasznos, hogy a majdnem ezer fős magyarországi szervezetben a legkülönbözőbb iparágak, magyar és nemzetközi cégek szakemberei a különféle szakmai szervezetek tanácsadóival együtt keresik a nehéz helyzetre adható lehető legjobb megoldásokat.
“Ahogy a pandémia előtti időszak a turizmus szárnyalását hozta, a rendezvénypiac Magyarországon is igen jó kondícióban volt. Ennek az aranykornak vetett véget a járvány, ami a nemzetközi mellett a hazai események megrendezését is ellehetetlenítette. Majd, miközben a járvány enyhülését követő újranyitások egyértelműen bebizonyították, hogy a személyes részvétel mellett zajló élő események szerepe megkerülhetetlen, az is látszik, hogy a rendezvénypiac egyértelműen átalakul, amit a hosszútávú tendenciák elemzésénél is figyelembe kell venni. Ennek egyik fontos eleme az, hogy a cégek sokkal tudatosabbak lettek, jobban átgondolják mit és milyen formában valósítanak meg” – elemez Mantuano Mónika, aki egyben a HP nagyvállalati üzletágáért felelős marketingmenedzsereként is tevékenykedik.
A szakember szerint azt, hogy a kisebb céges és a nagyobb szakmai rendezvényekre mennyire szükség van a vállalatok és az egész nemzetgazdaság eredményes működéséhez, jól mutatja, hogy a járványhelyzet kirobbanása után a cégek rendkívül rövid idő alatt átálltak az online események megtartására. Majd miután az újranyitásokat követően mind többen tartottak élő rendezvényeket, egyre markánsabbá vált a hibrid események térnyerése is, ahol a személyes részvétel mellett az online kapcsolódás lehetősége is nyitva áll.
Mantuano Mónika a jelentős változások közé sorolja azt is, hogy az új helyzetben rendkívüli módon lerövidült az egyes élő események életciklusa: ahol korábban éveket vett igénybe a szervezés, ott most hónapokban, ahol pedig hónapokat igényelt ez, ott most hetekben mérhető az előkészítés időszaka. Mindez pedig azzal is együtt jár, hogy a most megrendezésre kerülő események lényegesen egyszerűbbek és letisztultabbak mert, kevesebb pénz és energia jut a kísérőprogramokra, a résztvevők kényeztetésére.
Ugyanakkor a cégek talán még a korábbiaknál is erősebben a szakmaiságra és a személyes találkozások, valamint a kapcsolatépítés lehetőségének megteremtésére fókuszálnak.
“Egy új korszak beköszöntét jelenti az is, hogy a rendezvény fogalmát át kell írni a szótárakban. Mert amíg eddig rendezvényről beszéltünk, mindenki természetesenek vette, hogy élő eseményt értünk ezalatt, ma már az online és a hibrid eseményeket is ide soroljuk. A járvány kirobbanását követően kényszerűnek és átmenetinek tekintett digitális megoldásokról bebizonyosodott, hogy a megfelelő helyen és időben a jövőben is megvan a maguk hasznossága és szerepe. Éppen úgy, ahogy a home office is velünk marad és a különféle munkaköröket figyelembe véve, kialakul majd a hozzá kötődő legjobb gyakorlat, a rendezvények esetében is hasonló tendenciákkal számolunk. Az UNICEO szakemberei ennek kapcsán is igyekeznek bemutatni azokat a sikeres megoldásokat, trendeket, amelyek az egész hazai piac fejlődését, versenyképességét elősegíthetik”- fejti ki az alelnök.
Hozzátéve: a mai, gyorsan változó járványhelyzetben az UNICEO felmérések készítésével is elősegíti a tisztánlátást. A nyáron publikált tanulmányuk fontos következtetése volt például, hogy azoknak, akik azt mondták, szeretnének élő rendezvényt tartani, nyolcvanöt százaléka online vagy hibrid eseményekben is gondolkodik. Ezt igazolja az is, hogy igen gyakori, amikor a járványhelyzet miatti bizonytalanság közepette az ötven százalékot is eléri, vagy meghaladja a weben keresztül csatlakozó résztvevők száma.
Az érdekességek közé tartozik az is, hogy több vállalat a külsős rendezvényszervezők alkalmazása helyett ismét a belsős munkatársakra bízza az eseményeik megszervezését. Az is tanulságos volt, hogy a legnagyobb nemzetközi cégek – különösen az amerikai, a francia és a német vállalatok – a járványhelyzetre való tekintettel azért is visszafogottabbak az élő rendezvények kapcsán, mert üzletpolitikájuk fontos eleme a felelősségvállalás a munkavállalók, azok családja és az ügyfeleik felé, miközben legalább ennyire fontosnak tartják azt is, hogy ez a visszafogott magatartás, az esetleges veszélyek előzetes kiiktatása az adott márka védelmét is szolgálja.
“Miközben ma már természetes, hogy egy esemény kapcsán a személyes és az online részvételre külön díjat alkalmaznak, az is érzékelhető, hogy a szakmai rendezvények nagyobb elmélyültséget biztosító visszanézhetősége igen népszerű lett a résztvevők körében. A digitális technológia alkalmazásának előnyei közé tartozik, hogy amíg korábban jelentős gondott okozott, ha egy kulcsszereplő mondjuk betegség miatt lemondta a részvételt, ma már természetes, hogy az online jelenlét biztosításával valaki virtuálisan tartja meg az előadását, vagy vesz részt egy kerekasztal beszélgetésen” – magyarázza Mantuano Mónika.
Az új helyzet ugyanakkor a szolgáltatói oldalt, a komoly munkaerőhiánnyal küzdő szállodákat, rendezvényközpontokat is jelentős kihívás elé állítja azzal, hogy a bizonytalan helyzetben kevesebb és kisebb rendezvényeket szerveznek a cégek. Rövidebb az ajánlatkérések átfutási ideje, miközben bármikor érkezhet egy lemondás. Más kérdés, hogy miközben a hagyományos rendezvényszervezői piac máig nem tért vissza korábbi szintre, az online események technikai hátterének megteremtése új piaci lehetőséget teremt a régi, vagy az új szereplőknek. Mindeközben az is egyértelmű, hogy az általános infláció ebbe a szegmensbe is átgyűrűzik, ami az áremelkedéssel is próbára teszi a piaci szereplőket. Mantuano Mónika ennek kapcsán azt tartja a legfontosabbnak, hogy a megrendelők és a szolgáltatók közösen gondolkodva dolgozzanak együtt az aktuális helyzethez folyamatosan alkalmazkodva, összefogva, hogy túléljük ezt a mostani nehéz időszakot.
Érsek M. Zoltán
