Virtuális kávézás, real time kérdőiv és kiegészítés a kiesett jövedelem pótlására – ez a Shell gyakorlata a koronavírus járvány időszakához kötődő home office időszakára. Istenesné Solti Andrea, a Shell Hungary Zrt. Igazgatóság elnöke szerint a mostani időszak tapasztalatai hosszú időre meghatározhatják a munkaszervezés jövőjét.
– Mennyiben másként kezdődik egy munkanap a home office időszakában, mint korábban?
– Összességében az ingázás elhagyása miatt sokkal hatékonyabbak a napjaim, mert a munkába járás idejét megspórolom. Az ingázásra fordított időt mentális, fizikális, emocionális felkészülésre tudom használni. Ilyen nálam a séta, a zenehallgatás, a családdal töltött idő, vagy a szakmai cikkek olvasása. Ezek mozgósítják azokat az energiákat, amelyek ahhoz szükségesek, hogy kiegyensúlyozott legyek, és megbirkózzak a kihívásokkal.
– Mennyiben másként telik egy munkanap, azzal, hogy alapvetően a távoli négy fal közül kell kommunikálni a munkatársakkal?
– A COVID-ot megelőzően is támogattuk az otthoni munkavégzést, a munkakörök többségében bevett gyakorlat volt, hogy rendszeresen otthonról dolgoztunk. Kollégáink 40%-a, köztük én magam is, régiós vezetőként nemzetközi csapattal dolgozom. Van gyakorlatunk ilyen körülmények közötti munkaszervezésre, vezetésre, kommunikációra. Vannak azonban új helyzetek is, például a személyes találkozó keretében tervezett “újbelépő programot” átalakítottam virtuálissá. Ebben a környezetben nagyon fontos a rendszeres, jól megtervezett kommunikáció. Rendszeresen tartunk vezetői megbeszéléseket, üzletmenet folytonossági értekezletet, emellett vannak egyéni és csapat megbeszélések.
A munkatársak jóléte nagyon fontos számomra és az igazgatóság minden tagja számára, így számos kezdeményezésünk van, hogy ezt biztosítsuk is. Ezért hetente egyszer egy közös „virtuális kávézást” is beterveztünk, és minden munkatársunkat meghívjuk egy munkamentes beszélgetésre is. Itt tesztelni tudjuk az írásban megosztott üzenetek hatékonyságát, real time, online kérdőívvel visszajelzést kapunk a munkatársaink közérzetéről, és ha van, válaszolunk a kérdéseikre.
A kezdetektől fogva magas számmal vesznek részt a munkatársak ezeken az alkalmakon, ami nagyon jó.
– Mi az első tanulsága a rendkívüli helyzetnek?
– Arról is tanultunk most, hogyan lehet egy nehéz szituációból megerősödve kijönni. Készítettünk egy „köszönet selfiekből” álló videómontázst, amellyel a frontvonalon, a töltőállomáson dolgozóknak fejeztük ki tiszteletünket és elismerésünket a mindennapi helytállásukért. Ez a munkatársaink kezdeményezésére indult és én ezért nagyon büszke vagyok rájuk. Számomra ezek a leghitelesebb példák az erős munkáltatói márkára. Az ilyen kezdeményezések tovább építik a közösségünket és ezek a pozitív energiák egyénileg is megerősítenek, segítenek bennünket. Az informális kapcsolat tartására pedig létrehoztunk egy zárt Facebook csoportot is, amit szintén közösségépítésre és lazább kommunikációra tudunk használni ezekben az időkben.
– Mennyire kellett átalakítani, vagy kialakítani az otthoni irodát, és mi volt a legfontosabb szempont?
– A Shellt sokszínű globális munkaerő jellemzi, ezért ahogyan már jeleztem, nagyon sok munkatársnak lehetősége van, köztük nekem is, hogy otthonról dolgozzunk, akár napi szinten, egyszer egy héten vagy alkalmanként. Nálam például általában a péntek volt az otthoni munkavégzés napja, ezt a naptáramban jelöltem is, és eleinte feljött az emlékeztető az otthoni munkavégzési napról. Időközben ez lett a hétköznapi realitás és jelenleg azt írom be a naptáramba, amikor bemegyek az irodába.
Számomra a tartós otthoni munkavégzéshez csak pár dolog hiányzott, például beszereztem egy webkamerát és egy kihangosítót – így nagyban javult a komfortérzetem azzal, hogy nincs egész nap fülhallgató rajtam. A COVID alatt is számos külsős programon, szakmai találkozókon veszek részt, amelyekhez elengedhetetlen a jó technika.
Az ideális home office nagyon fontos, a Shellnél elérhető egy online útmutató arról, hogyan lehet biztonságos munkavégzési területet teremteni otthon. Készítettünk egy munkabiztonsági ellenőrző listát is, amellyel a munkatársak fel tudják mérni a környezetüket és ez alapján elkészíthetik a szükséges kiigazításokat.
A munkatársak számára lehetővé tettük, hogy használaton kívüli irodai székeket kölcsönözzenek otthonra, illetve használt laptopokat biztosítottunk gyermeküknek, amit például a virtuális oktatáshoz használhatnak.
A munkatársainkat számos vállalati programmal támogatjuk a jelen helyzetben. Rugalmas munkabeosztással segítjük a munka- és a magán élet összehangolását. Az éves szabadságnapon felül további vészhelyzeti szabadságnapokat biztosítottunk, amit a gyerekfelügyelethez, vagy beteg rokon ápolása miatt lehet igényelni, ha szükséges. A betegszabadság és karantén idejére kiegészítést nyújtunk a kiesett jövedelem pótlására.
– Elsősorban milyen kommunikációs eszközöket vesznek igénybe a céges ügyek intézésére
– Sikeres volt az alkalmanként otthoni munkavégzésről a mindennapi otthoni munkára történő átállás. Minden munkatársunknak van laptopja, amelyről otthonról is elérjük a céges rendszereket biztonságosan. A SharePoint segítségével, a dokumentumainkat elérjük akár a mobil telefonunkról is, a kommunikációra pedig Skype-ot, illetve MsTeams-et használunk.
– Mennyiben jelent könnyebbséget vagy nehézséget az otthoni munka, az, hogy jobban összefolynak a napok, a családi kapcsolat is jobban belefolyik a munkába?
– Fontos, hogy megtervezzük a napot. A naptáramba is betervezem és jelzem a szüneteket, foglalok időt az ebédelésre. Az ingázásból felszabaduló időt pedig – ahogy már említettem, fel tudom használni sportolásra, kikapcsolódásra. Mivel a gyerekeim már egyetemisták, így ők is besegítenek az otthoni teendőkbe, a feladatmegosztás jól működik a családomban.
De van kockázata annak és előfordul, hogy az ember ott ragad este a számítógépnél. Arra törekszem, hogy összességében meglegyen az egyensúly, fordítsak időt a kikapcsolódásra, feltöltődésre is. Ez többszörösen megtérül, hiszen nagyobb energiával és kreativitással tudok munkához látni. Figyelnünk kell arra, hogy fizikailag, érzelmileg és mentálisan is kiegyensúlyozottak legyünk, megtaláljunk a harmóniát ebben az új helyzetben is.
– Mi az amit a home office tanulságaiból hosszútávon hasznosítani tud a későbbi menedzsment munkában és hoszabb távon a mostani gyakorlat eredményeként csökkenhet-e a személyes jelenlét, kapcsolat az üzleti életben.
– A Shellnél már korábban is megvolt a teljes bizalom a munkatársaink irányában az otthoni munkavégzés terén, ezért nálunk könnyen ment az átállás.
A virtuális munkavégzés iránti elfogadás általánosságban nőni fog a piacon a mostani tapasztalatok alapján. Ezáltal a cégek nagyobb rugalmasságot tudnak biztosítani munkatársaiknak, a jövőbeni kiválasztásoknál pedig nagyobb tehetségbázisból meríthetnek. A teljesítményértékelési rendszerben a megfogható, mérhető eredményeken lesz a hangsúly. Hatékonyabb lesz a munkanap, kevesebb az utazással töltött idő. Ahogy most megtapasztaltuk, a webináriumok és online konferenciák tere kibővül, így a fejlesztési lehetőségek köre szélesebb lesz. Ezek ráadásul költséghatékonyabbak is.
