Ma már minden magára valamit is adó közép- és nagyvállalat, sőt, újabban számos cég a kisvállalati szektorban is rendelkezik etikai kódexszel. Önmagában azonban ez a vállalati iránymutatások gyűjteménye – amely a cég által az alkalmazottaktól, sok esetben az üzleti partnerektől elvárt viselkedésformákra vonatkozik – csak egy kipipálható „kellék” maradhat, ha nem áll mögötte etikai szervezet- és intézmény rendszer.
Nem véletlen, hogy napjainkban a vállalatok világszerte megkülönböztetett figyelmet fordítanak – nem csak a honlapjukon, hanem a mindennapi üzleti életben is – az etikai szervezet kiépítésére. Történik ez akkor, amikor az üzleti etika értéke és színvonala – enyhén szólva – süllyed, amikor a korrupció, a csalás, a transzparencia hiánya, a túlárazás, a tisztességtelen verseny, a döntéshozók „lezsírozása” (a sort igencsak hosszan lehet folytatni) átszövi a világ országai többségének makró- és mikrógazdaságát, üzleti életét. Persze a létrehozott, létrehozás alatt álló etikai szervezetek csak annyit érnek, amennyi figyelmet fordít a vállalati felsővezetés a tisztességes üzletvitelre és magatartásra.
Csalásvizsgálók nemzetközi szövetségben
Mielőtt megismerkedünk a céges etikai szervezet felépítésével, egyes elemeinek a céljaival, működésével stb., érdemes egy pillantást vetni egy friss kutatásra. A Bejegyzett Csalásvizsgálók Nemzetközi Szövetségének (Association of Certified Fraud Examiners, ACFE) 125 ország több mint 2500 esetét megvizsgáló 2020-as nemzetközi kutatása szerint a vállalkozások éves árbevételüknek mintegy 5 százalékát veszítik el különböző, foglalkozás körében elkövetett csalások következtében. A megvizsgált esetek összesített kárértéke 3,6 milliárd dollár volt. A csalások több mint 40 százaléka visszaélés-bejelentési csatornán, elsősorban az úgynevezett etikai forró dróton keresztül vált ismertté. (Erről a későbbiekben még részletesen lesz szó.)
A bejelentések mintegy fele alkalmazottaktól érkezett. A visszaélés-bejelentési rendszert működtető cégeknél a csalások által okozott károk átlagos értéke körülbelül feleakkora volt, mint a többinél, átlagosan 100, illetve 198 ezer dollár. Ráadásul a csalás elkövetésétől számítva jóval rövidebb idő alatt fel tudták tárni a bűntényt, mint azok a cégek, ahol nem volt ilyen bejelentési lehetőség. A visszaélés-bejelentési rendszer alkalmazása a tanulmány szerint igen jelentős megtakarítást hozhat havonta egy szervezetnek, mivel egy ilyen rendszer megléte egyrészt a lehetséges elkövetőket óvatosságra inti, másrészt a csalás-megelőzést és felderítést is egyértelműen hatékonyabbá és eredményesebbé teszi.
A kódextől az auditig
Az Egyesült Államokban a nagyobb vállalatok szinte mindegyikének van etikai kódexe. Nyugat-Európában ez az arány 80 százalék körüli, míg hazánkban egy korábbi felmérés szerint 23 százalék. Ez utóbbi arány – nem hivatalos becslések szerint – ma már megközelíti az 50 százalékot. Ugyanakkor az Ernst and Young felmérése szerint a hazai vállalatok 80 százalékánál nincsen mód, nincsen hivatalos csatorna a csalások, a visszaélések, a zaklatások, a lopások, a sikkasztás, a pénzmosás és egyéb jogsértések bejelentésére.
Az etikai szervezet és intézményrendszer léte, kiterjedése, tulajdonságai, működése, betartatása, ellenőrzése folyamatos karbantartása, a vezetők és a dolgozók rendszeres etikai tréningeztetése, a szankcionálási gyakorlat és még számos eleme nem csak a vonatkozó jogszabályoktól, hanem a vállalati mérettől és nem utolsó sorban a cégkultúrától is függ. Egy nagyobb vállalatnál, vállalatcsoportnál az etikai szervezet döntően a következő elemeket tartalmazza:
- etikai kódex
- etikai tanács
- etikai igazgató, menedzser, képviselő, ombudsman (nagyjából ugyanaz a tevékenység, csak a beosztás, az elnevezés különbözik)
- anonim etikai bejelentő és kérdésfeltevő rendszerek
- etika-tanfolyamok
- etikai belső ellenőrzés, kontrolling
- belső és külső etikai audit
A vállalat bibliája
Honnan tudható az üzleti élet szereplői számára, hogy mi etikus és mi nem? A cégek átfogó, igen részletes üzletvezetési, etikai kódexe a vállalat krédójának, értékrendszerének, erkölcseinek, belső és külső üzleti kapcsolatainak „bibliája”, útmutatása. Ezek a kódexek akkor jók, ha egyszerűek (ugyanakkor részletesek), érthetőek, az adott vállalatra „szabottak” és eligazítást jelentenek a helyes, etikus viselkedéshez. Az új belépőknek általában aláírásukkal kell megerősíteniük, hogy az etikai kódexet megértették és annak előírásait be fogják tartani. Az etikai kódexek számon kérhetőek a „külvilág” részéről is, ugyanis a cégek ezt a dokumentumot honlapjukra is feltöltik. A céges etikai normákat pedig a vállalatok folyamatosan kommunikálják a belső és a külső érintettek (stakeholderek) felé.
Az etikai kódex többek között kiterjed az etikus üzleti magatartás elveire, a vállalat etikai értékeire, cég által megkövetelt viselkedési szabályokra, a kétirányú ajándékozási előírásokra, a tiltásokra, a pozitív ajánlásokra (mit kell tenni), a tárgyalásokra, a jogsértések jelentésére, az összeférhetetlenség elkerülésére, a lojalitásra. Kedvező jelenség, hogy mind több nagyvállalat terjeszti ki etikai kódexét a beszállítókra is. Megcélozzák a felelős beszállítói láncot, ami nem csak az első szintű beszállítót érinti, hanem annak beszállítóit, alvállalkozóit, szerződéses partnereit is. Érdemes megjegyezni, hogy az üzleti etikai normákat, standardokat nemzetközi szinten sok dokumentum, szabálygyűjtemény (például ISO 26000, SA 8000) rögzíti, így ezek jelentős része átemelhető a szervezeti, céges etikai kódexekbe is.
Kulcsszerepben az Etikai Tanács
Az etikai tanács vagy bizottság fő feladatai a vállalat etikai programjának koordinálása, felügyelete, az etikai kódex szabályai betartásának figyelése, valamint az előírások megszegése esetén a szankcionálás. Ugyancsak a feladatok sorába tartozik többek között a vállalati etikai normarendszer kidolgozása, továbbfejlesztése, érvényre juttatásának elősegítése a menedzsment szándékaival és a céges jövőképpel összhangban. Továbbá: a vállalati normarendszertől való eltérések azonosítása, jelzése a menedzsment felé, részvétel az anomáliák kiküszöbölésében, állásfoglalás konkrét etikai kérdésekben, új etikai kérdéskörök felvetése, vizsgálata, azok integrálása a vállalati etikai norma- és intézményrendszerbe.
A Mol-csoportnál például az Etikai Tanács (ET) koordinálja az etikai tanfolyamokat, tréningeket és a cégcsoport üzleti etikával kapcsolatos tevékenységeit is. A Tanács rendszeresen beszámol a MOL Igazgatóságának, elnök-vezérigazgatójának és a Felügyelő Bizottságnak az elvégzett feladatokról, az etikai szabályokba ütköző ügyek kivizsgálásáról és kimeneteléről és az egyéb felmerülő etikai kérdésekről. Fontos feladata az ET-nek általános és neveket nem tartalmazó, vagyis anonimizált határozatainak közzététele, ismertetése. Az ET szükség esetén bármikor összehívható, de évente legkevesebb egyszer kell ülést tartania
Látnivaló, hogy az etikai kérdések „elérnek” a vállalati kormányzás (corporate governance) csúcsaira is, nevezetesen az Igazgatósághoz és a Felügyelő Bizottsághoz is. (Egyébként a világ számos cégénél az Igazgatóság egyik tagjának reszortja a vállalati etika.) Az etikai eljárások és az etikátlan magatartás orvoslásának részletes leírását a kódex mellékletét képező ET Eljárási Rendje tartalmazza a hazai központú energetikai cégcsoportnál.
A MOL-nál az ET szűkebb testülete az Előkészítő Bizottság, amely döntések előkészítéséért felel. Miután a nagyvállalat sok magyar és külföldi cégből áll, az ET munkáját a csoportszintű és a helyi etikai megbízottak segítik. Az ET állandó tagjai az operatív felső vezetés és a munkavállalók képviselőinek soraiból kerülnek ki, de számos cégnél független, külső szakértők is rendelkeznek tagsággal Az ET elnöke olyan személy, akinek független megközelítéssel, részrehajlás nélkül felügyeli, ellenőrzi és védelmezi az etikai eljárások tisztességét. Általában két évre szól a megbízatása, az állandó tagoké pedig határozatlan időre.
Kell-e mindenhol ET?
Jogosan vetődik fel a kérdés, hogy kell-e, célszerű-e minden vállalkozásnak állandó ET-t fenntartania és működtetnie? Természetesen nem. Ismételten hangsúlyozni érdemes, hogy a vállalkozás mérete, céljai, a menedzsment elkötelezettsége, az etikai normák terjesztésével, betartásuk ellenőrzésével kapcsolatos elképzelései fogják meghatározni, hogy létrehoz-e a cég állandó ET-t, vagy sem. Nagy szervezetek esetében célszerű a tanács, a bizottság létrehozása, kisebb cégek esetében elégséges lehet az Etikus Üzleti Magatartási Bizottság megválasztása, anélkül, hogy az rendszeresen ülésezne, vagy rendszeres tevékenységet folytatna. Ilyen helyeken az ET-t szükség szerint, a felmerülő etikai problémák megtárgyalására esetről-esetre hívják össze. Van példa arra is, hogy egy cég megalkotja saját etikai kódexét, de ET-t nem hoz létre, hanem az etikai ügyekkel egy erre alkalmas személy (általában a vállalati jogász) foglalkozik. Szükség esetén pedig a vezetés ad hoc jelleggel hív össze etikai testületet, amely megtárgyalja a felmerülő etikai problémákat és döntéseket is hoz.
Etikai osztály, igazgató, menedzser, megbízott
A vállalatok mértétől, anyagi lehetőségeitől függ, hogy rendelkeznek-e független etikai osztállyal, csoporttal, vagy „csak” egy személy, az etikai igazgató – de hívják etikai menedzsernek, megbízottnak ombudsmannak is – felelős mindenért, a képzéstől a panaszok, bejelentések kezeléséig. Az ő napi munkája kizárólag a céges etika gyakorlati kérdéseivel kapcsolatos. Az etikai osztály vagy a megbízott általában igen magas szintű, naprakész ismeretekkel rendelkezik, végső soron az ET gyakorlati jobbkeze. Minden vezető és dolgozó fordulhat kérdéssel, információval, bejelentéssel az etikai igazgatóhoz, aki minden cégnél a vállalati struktúrától független személy, s hatásköre kiterjed a szervezet társadalmi felelősségvállalásának számos területére, például a kitűzött célok megvalósításának értékelésére, ellenőrzésére.
A sok helyi és külföldi céggel rendelkező vállalatok minden egysége rendelkezik etikai megbízottal, akik a céges etikai kódex, oktatás, panaszos bejelentések helyi betartásáért, menedzseléséért, kivizsgálásáért is felelős. A Strabag etikai kódexe szerint a regionális ombudsmanok minden dolgozó, de harmadik fél, például az alvállalkozók és munkavállalóik számára is rendelkezésre állnak. Az ombudsmanhoz fordulhat minden dolgozó többek között megoldatlan munkajogi ügyével, mindennemű diszkriminációval, valamint az inkorrekt fizetéssel és a szexuális zaklatással kapcsolatban.
Forró-drót: közérdekű bejelentés vagy spicliség?
A bejelentések, panaszok, információkérés stb. új „eszköze” a 24 órás a telefonos-üzenetrögzítős, vagy e-mailes, vagy web-alapú online úgynevezett etikai-forró drót. Számos cégnél erre a célra rendszeresített dobozokba is be lehet dobni névvel vagy név nélkül a kérdéseket, bejelentéseket. Az etikai forró-drót másik végén általában az etikai igazgató található, akinek minden bejelentést ki kell vizsgálnia, minden üzleti, céges etikai kérdést meg kell válaszolnia titoktartási kötelezettség mellett. Ő egyrészről információ továbbító, másrészről pedig etikai tanácsadó. A forró-drótot többek között nevezik „Mondd el nekünk”, „Speak up”, „Közérdekű bejelentések”, „Kérdezz” fórumnak is.
Az etikai forró-drót viszonylag új intézménye, eszköze az etikai „fegyvertárnak”, a bejelentést sokan feljelentésnek, spicliségnek, „befújásnak” tekintik. Pedig nem az, hanem – amennyiben tisztességesen viszonyul hozzá mind a bejelentő, mind pedig a cég – egy olyan lehetőség, amellyel kapcsolatban a panaszosnak nem kell retorziótól, esetleg nyilvános meghurcoltatástól tartania. Nem véletlen, hogy angolul nem csak a hot line (forró-drót), hanem a whistle-blowing, vagy a sípok megfújása kifejezést is használják erre a lehetőségre.
Az etikai kódexnek természetesen csak akkor lehet érvényt szerezni, ha valamilyen módon kiderülnek a normaszegő viselkedések. Egyre több vállalat teszi lehetővé, hogy az alkalmazottak a felettesüket megkerülve közvetlenül a felsővezetéshez, esetleg az etikai igazgatóhoz vagy az ET-hez fordulhassanak panaszaikkal, észrevételeikkel, adott esetben akár anonim módon is. A bejelentés, különösen, ha anonim, persze sokaknak a „feljelentés” rosszízű gyakorlatát juttathatja eszébe. Kétségtelen, hogy a vállalati kultúrán, valamint a bejelentés alapos kivizsgálásán is múlik, múlhat, hogy a jóhiszemű bejelentésből ne legyen feljelentés.
A MOL etikai kódexe szerint „az etikai problémák bejelentése és az etikai kérdések felvetése segít megvédeni a tisztességes és etikus magatartás kultúráját, vállalatunk és üzleti partnereink jó hírnevét és pénzügyi stabilitását, valamint alkalmazottjaink munkahelyeit és az érintett közösségek jólétét. Közös célunk, hogy megelőzzük és felderítsük az etikai vétségeket és a jogsértéseket. Az etikai vétség bejelentésének elmulasztása veszélyezteti társadalmi legitimitásunkat, és így önmagában is etikai vétségnek minősülhet. Biztonságos és hozzáférhető csatornákat biztosítunk, amelyeken keresztül a külső és belső érintettek tanácsokat kaphatnak és felvethetik az etikai aggályaikat (” whistle-blowing”, azaz „közérdekű bejelentés”). Névtelen bejelentést is lehet tenni.
Minden bejelentést bizalmasan kezelünk, a megtorlás kockázata nélkül. Amennyiben az Etikai és Üzleti Magatartási Kódex normáinak bármilyen jellegű megsértését tapasztalja, vegye fel a kapcsolatot a MOL‑csoport Etikai Tanáccsal a SpeakUp! vonalon keresztül.” Egyértelmű, pontosan eligazító, tiszta megfogalmazás.
Néhány példa forródróton történt bejelentésekből: megvesztegetés gyanú, felül- vagy alulárazás, szexuális zaklatás, munkahelyi eszközök (nyomtató, másoló stb.) folyamatos használata magán célokra, lopás, családtagok összejátszási lehetősége azonos munkahelyen (vagyis esetleges összeférhetetlenség), elfogadható-e ez vagy az a konkrét ajándék, fenyegető magatartás, trágár beszédmód, a vállalati szabályok és normák, valamint a törvények megsértése, megszegése, és a sort igen hosszan lehet folytatni.
A bejelentési rendszert többnyire még a következő témákban, esetek gyanújában veszik igénybe:
- kartelljogi jogsértések
- számviteli bűncselekmény
- megvesztegetés, korrupció, részesedés adása
- adatvédelmi és IT biztonsági esetek
- diszkrimináció és más munkajogi esetek
- sikkasztás, hűtlen kezelés
- környezetvédelem, biztonság és egészség
- export és import szabályozások megsértése
- tisztességes ügyvitel, az érdekütközésekre is kiterjedően
- pénzügyi és banki manipuláció, a bennfentes kereskedésre is kiterjedően
- erőforrások vagy szolgáltatások használata szabotázshoz vagy vandalizmushoz
- pénzmosás
- adójogi jogsértés
Dr. Gonda György, CMC
vezetési tanácsadó
Certified Management Consultant
dr. Gonda György írásának második részében azzal folytatja, hogy az EU is foglalkozott azok intézményes védelemével, akik visszaélést tapasztalnak és arról bejelentést tesznek…
