Távolról sem mindegy, hogy amikor belépünk egy új munkahelyre, csak körbevisznek bennünket és bemutatnak a jövendő munkatársainknak, vagy pedig emellett kapunk néhány hónapot a sikeres beilleszkedésre is. Nem véletlen, hogy a szervezetek, a közepes és nagy vállalatok HR részlegei és szakmai vezetői újabban megkülönböztetett figyelmet fordítanak az új munkatársak szervezeti szocializációjára. Ugyanis az „újak” későbbi teljesítménye jelentős mértékben függ a beilleszkedési szakasz időtartamától, mélységétől, valamint az átadott, megszerzett ismeretek mennyiségétől is minőségétől.
Szervezeti, munkahelyi beilleszkedés
A munkahelyi szocializáció tehát arról szól, hogyan illeszkedik be az új kolléga a munkahelyen, miként kapcsolódik a szervezethez, illetve miként látja majd el a munkáját. A munkahelyi beilleszkedés három formáját különböztetik meg a szakemberek: szervezeti-, munka- és foglalkozási szocializáció.
A munka-szocializáció arra utal, hogyan viszonyulunk a munkához, ezt általában gyermekkorban már eltanuljuk a szüleinktől. A foglakozási szocializáció arra vonatkozik, hogy elsajátítunk a foglakozásunkhoz kötődő viselkedési mintákat, például a vezetők esetében a munkatársak véleményének, mondandójának meghallgatását, vagy a menedzserek esetében az elegáns öltözködést.
A szervezeti szocializáció pedig azt jelenti, miként illeszkedik be a munkavállaló a munkacsoportba, hogyan képes kommunikálni a munkatársaival, miként képes alkalmazkodni. A munkahelyi szocializáció során kap az „újonc” pontos képet arról, hogy a szervezet mit vár el tőle. Ez egyfajta szerep-felvételt is jelent, a szerep tanulása történhet formális és informális módon is. Gyakori jelenség, hogy egy munkahelyen több szerepet is be kell tölteni, például a középvezető egyszerre vezető és beosztott is. (A többes szerep szerepkonfliktusokhoz vezethet!)
Egy másik megfogalmazás szerint a szervezeti szocializáció azt a folyamatot jelenti, amelynek során az egyén egy adott közösség részévé válik, megismeri és elsajátítja annak kultúráját. Ha ezt a folyamatot a munka világára vonatkoztatjuk, nem csupán a személy szociális (társadalmi, közösségi) beilleszkedését foglalja magába, hanem egyúttal az egyén munkához, munkakörhöz való szoktatását is jelenti.
Amennyiben egy szervezetnél, cégnél figyelemmel kísérik egy személy munkahelyi beilleszkedését, válasz kapható arra, hogy megfelel-e az illető a pozícióra, melyre felvették, vagy sem. Az üzleti szférában ennek megállapítása rendkívül fontos és hasznos, ám korántsem ez az egyetlen előnye annak, ha a szervezet odafigyel munkavállalói szocializálására.
Egy sikeres beilleszkedés végén az egyén úgy érzi, hogy valóban tagja lett a közösségnek, rendszeresen kap visszajelzést, pozitív megerősítést, ezért elégedett a helyzettel. A vállalat pedig gazdagabb lett egy motivált munkavállalóval, aki hajlandó áldozatot hozni a munkahelyéért és nem azon töri a fejét, hogy mikor válthatna munkát.
Kölcsönös érdek a siker
A szervezeti szocializációs folyamat – a téma egyik vezető hazai szakembere szerint – mind az egyén, mind az őt befogadó szervezet (munkahely) szempontjából kiemelkedő jelentőségű. A folyamat során egy úgynevezett kettős érdekprobléma jelentkezik, azaz az egyénnek érdeke, hogy olyan beosztásba kerüljön, amely további szervezeti életmódjához közel áll, szakképzettségével, érdeklődési körével azonos.
Ugyanakkor a munkáltatónak is érdeke, hogy az egyén a beosztásában kiemelkedő teljesítményt nyújtson, s elkötelezett legyen munkája, munkahelye és annak céljai iránt. A sikeres szocializációt az új belépő általában úgy éli meg, hogy a munkaszervezet már teljes jogú tagjának tekinti őt, rendszeresen pozitív visszajelzéseket kap környezetétől (munkahelyi vezetőjétől és társaitól), és ö maga is elégedett a helyzettel, valamint azzal a karrier jövőképpel, amelyet az adott szervezet felvázol számára.
Amikor egy új munkahelyen kezdünk el dolgozni érdemes a belépés előtt vagy a belépéskor megkérdezni a HR-es szakembert, hogy a cégen belül milyen szocializációs programok működnek, mert ezzel segíteni tudjuk, hogy az új munkatársak könnyebben elfogadjanak bennünket, hiszen új környezetben új kollégák között új elvárásoknak kell megfelelnünk. A beilleszkedés kezdetén nem igazán ismerjük a vállalat szervezeti felépítését, a cégkultúrát, a formális és informális kapcsolatokat és kommunikációs csatornákat, a döntési folyamatokat, a vezetési stílust, kit hol találunk, stb.
A sikeres beilleszkedés szakaszai
A hatékony beilleszkedés folyamata általában négy szakaszból áll.
Az első szakasz az előzetes szocializáció (a szakirodalom anticipation szakaszként említi), ami a munkahelyre való belépés előtt történik meg. Az állásra pályázó adatokat, információkat, véleményeket gyűjt a cégről. Ehhez a feladathoz ma igen sok forrás áll rendelkezésre, ezek közül érdemes megemlíteni a vállalat honlapját, nyilvános éves és pénzügyi jelentését, tőzsdén jegyzett cég esetén a tőzsdei információkat, valamint a szervezetről megjelent cikkeket. A toborzás és a felvételi interjúk során sok kérdést lehet feltenni a cégről, érdemes véleményt kérni esetleg korábban, vagy most ott dolgozó ismerőstől, a vállalat ügyfeleitől, beszállítóitól, alvállalkozóitól, stb. Ebben a szakaszban fennáll annak a veszélye, hogy bizonyos mértékig túl kedvező vagy kedvezőtlen irányú torz kép alakulhat ki a szervezetről, amely befolyásolhatja a munkaerő elvárásait is.
A második szakaszra már a belépés után kerül sor, ez a megismerkedés (encounter) időszaka. Ennek a szakasznak az elején történik a belépéssel kapcsolatos dokumentumok elkészítésére, a szervezeti felépítés, a szervezeti és működési szabályzat (SZMSZ), valamint az úgynevezett belépési kézikönyv megismerésére. A céges „alapok” megismerése után ugyanebben a szakaszban kerül sor a „beavatásra”, vagyis a jól előkészített betanításra. Ebben a szakaszban a nagyobb cégek egy idősebb, a vállalatnál már hosszabb ideje dolgozó „kísérőt”, mentort bíznak meg az „újonc” szakmai betanításának menedzselésével.
A betanítás során az új dolgozó részletesen megismerkedik feladatával, a vele szemben támasztott elvárásokkal, a teljesítmény-mutatókkal, a helyi formális és informális viszonyokkal, a szervezeti és csoportnormákkal, s kialakítja kapcsolati hálóját. Ez utóbbi nem csak a cégen belüli kapcsolatokra vonatkozik, hanem vállalaton kívüliekre is, például a banki kapcsolatokra, az alvállalkozókra, az ügyfelek egy részére.
Ebben az időszakban kerül sor arra, hogy az újonnan csatlakozott munkatárs részletesen megismerje szerepét, szerepeit a szervezetben, s hogy eldöntse, képes-e azonosulni a szervezet által elvárt szereppel. Nem elég ugyanis a szerepet csupán felismerni, megtanulni, hanem azzal azonosulni is kell.
Ugyanez vonatkozik a szervezeti kultúra átvételére (acculturation) is, amely a beilleszkedési folyamat harmadik szakasza. Az „újoncnak” el kell sajátítania azokat a belső normákat, szokásokat, vélekedéseket, melyek az adott szervezetre jellemzőek. Ez akkor lesz igazán eredményes, ha a szervezeti kultúra már tükröződik az új belépő gondolkodásmódjában, és meghatározza viselkedését mind a szervezeten belül, mind pedig azon kívül. A szervezeti kultúra része többek között a cég etikai kódexe, öltözködési előírásai, logója, viszonya a társadalomhoz és a természeti környezethez, ügyfél menedzselési előírásai, tárgyalási szokásai.
A szervezeti szocializáció és a szervezeti kultúra elsajátítása egymással szorosan összefonódva valósul meg, hiszen az új munkatárs olyan munkahelyi szerepek elsajátításában lesz motivált, melyek a szervezeti kultúra által előírt, elvárt viselkedésformákat leginkább megjelenítik.
A
szervezeti szocializációs folyamat negyedik szakasza az egyénnek a szervezeten belüli stabilizálódása, a munkacsoportba, illetve a tágabb szervezeti környezetbe való beintegrálódása (social integration). A munkavállaló és a szervezet kölcsönösen elfogadják egymást, véglegesen kialakul az egyén szerepe és státusza, kiszélesednek emberi kapcsolatai a szervezetben. Itt érdemes megjegyezni, hogy a társas integrációval kapcsolatos vizsgálatok azt mutatják, hogy az új munkatársak 30 százaléka még a próbaidő letelte előtt távozik sok cégtől, ráadásul ezek 70-80 százaléka már az első napon erre az elhatározásra jut.
Beilleszkedési technikák, módszerek
A fenti adatok is azt támasztják alá, hogy nagy jelentősége van mind a munkavállaló, mind az őt alkalmazó cég számára a sikeres beilleszkedésnek, amelynek elősegítésére, támogatására változatos technikák, módszerek állnak a szakemberek rendelkezésére. Azok a szervezetek, amelyek együttműködő, bizalmon alapuló, támogató légkörű társas kapcsolatokra épülnek, komoly előnyt érhetnek el a szocializációs folyamatban, még akkor is, ha e folyamat nem feltétlenül szabályozott és előre tervezett, ugyanakkor intenzív személyes odafigyelésen és törődésen alapuló.
A beilleszkedési programok kidolgozásában és megvalósításában kiemelt szerepe van a szervezetek humánerőforrás részlegének. A beilleszkedési támogatási folyamatban fontos eszközök többek között a „személyre szabott” az egyéni és a kiscsoportos tanfolyam-sorozatok, a készségfejlesztő programok, a pszichológiai és kommunikációs tréningek, az egyes szakaszokban nyújtott teljesítmény mérése és az eredmény, valamint a további tennivalók ismertetésé az új munkatárssal. Nem kevésbé fontos – beosztástól függetlenül – egy vonzó karrier vagy pályagondozási terv kidolgozása és megbeszélése az új kollégával.
Kiemelt szerepben a tájékoztatás
Különbséget kell tenni a már korábban is (más szervezeteknél) munkaviszonyban állók és a pályakezdők „beillesztése” között. Mindkét munkavállaló típus számára elengedhetetlen a tájékoztatás a szervezet működéséről összefüggő tudnivalókról, ide tartozik többek között a munkaköri leírás, a munkaidő- és munkarend, a kollektív szerződés, a már említett SZMSZ, valamint a belső szabályozások.
Az egyéni boldogulás, a vonzó jövőkép érdekében szükséges tájékoztatás:
A pályakezdők beilleszkedésével kapcsolatban szükséges tájékoztatást adni többek között a munkahelyi viselkedési normákról és elvárásokról, az elvárt kapcsolattartási, megjelenési és öltözködési formákról, a támogatott továbbképzési lehetőségekről. Már a belépést követően érdemes megismertetni a pályakezdőt a szakmai konzulenseivel a szervezetben.
A szervezeti szocializáció során a munkavállaló „külsősből” a munkahely, a szervezet „rendes” tagja lett. Amennyiben ez az átalakulási, átalakítási folyamat sikeres, az alábbi előnyök jelentkezhetnek:
- az egyén és a szervezet szükségleteik szerint egymásra találtak, „megvették” egymást
- hatékony munkavégzés
- jó munkateljesítmény
- magas fokú elégedettség a munkával
- erőteljes kötődés, elkötelezettség a szervezet irányába
- kölcsönös elégedettség, elismerés és megbecsülés
- alacsony szintű stressz, vagy stresszmentesség
A beilleszkedés időszak fontos szervezeti kulturális kommunikációs eszköz is. Ebben az időszakban adja át a szervezet az újonnan érkezőknek az alapértékeket, a szerep modelleket, stb. A tréningek, tanfolyamok és a személyes „terelés” mellett ilyenkor nyílik az első lehetőség a szervezet elismerési (anyagi és erkölcsi jutalmazási) és hibakorrekciós kultúrájának a megismerésére.
Jó befektetés a gondos beilleszkedési program
A mind élesebb hazai, a regionális és a globális piaci versenyben mind több szervezet, vállalat ismeri fel az új munkatársak zökkenőmentes és nem elkapkodott beilleszkedésének fontosságát.
Számos cég rendelkezik részletes beilleszkedési szabályozással, programmal. A nagyobb szervezeteknél a HR részlegen belül – szorosan együttműködve a funkcionális szervezeti egységekkel – külön csoport, erre a területre szakosodott szakembergárda foglalkozik a szocializációval, ami ma már (szerencsére) nem csak az egyes részlegeknél eltöltendő 1-2 hétből áll.
Erre a folyamatra nincsenek, nem is lehetnek egységes szabályok, hiszen a beilleszkedési gyakorlat ágazat- és vállalat függő. Annyi azonban minden „okos vállalat” számára bizonyos és egyértelmű, hogy olyan humán és idő befektetést jelent a jól megalapozott és végrehajtott beilleszkedési folyamat, amely rövid időn belül igencsak kifizetődik.
