Sok szó esik mostanában a munkahelyi szocializálódásról, vagyis arról a folyamatról, amely egy új munkahelyre való belépéstől addig tart, ameddig a vezető vagy a dolgozó céges „állampolgárrá” válik. A „beszokási” időszakban az új munkaerő megismerkedik – többek között – a vállalat egyes részlegeinek tevékenységével, az új kollégákkal, a helyi szabályokkal, s nem utolsó sorban saját munkakörének minden részletével. Ez utóbbiról a vezetési és a HR-ismeretekben viszonylag kevés szó esik, pedig a munkaköri leírás (ML) tartalma, minősége az egyik legfontosabb meghatározója az alkalmazotti létnek.
A munka törvénykönyve értelmében a munkaköri leírás a munkaszerződés kötelező tartozéka. Mi is a munkaköri leírás röviden? Egy olyan dokumentum, amely tartalmazza a betöltendő pozíció általános leírását, s minden fontos tudnivalót, ami egy új munkáról, munkahelyről az érdeklődő vagy a belépő birtokába kerülhet. A leírás alapján kap a munkavállaló alapvető képet arról, hogy pontosan hol, milyen területen, milyen munkáltatónál fog dolgozni és mi lesz a feladata azon a munkahelyen. Magyarországon a munkaszerződéshez kötelező mellékelni a munkaköri leírást, tehát ezt még a munkaszerződés aláírása előtt meg kell kapnia a munkavállalónak áttanulmányozásra.
Munkakör, feladatok, elvárások
A munkaköri leírás arra is kitér, mi a munkavégzés célja és kinek az irányítása alatt kell elvégezni a feladatokat, behatárolja a munkavállaló felelősségét, valamint a vele szemben támasztott követelményeket. A dokumentumban annak is szerepelnie kell, hogy pontosan mik a munkáltató elvárásai (például végzettségek, kompetenciák, nyelvtudás, szakmai tapasztalat), s hogyan történik a teljesítmény mérése. A részletekről az alábbiakban lesz szó.
A munkaszerződés elengedhetetlen része a munkakör meghatározása. A munkakörbe tartozó feladatokat az ML részletezi, amely több módon is kapcsolódhat a munkaszerződéshez. Az egyik eset, amikor a munkaköri leírás a munkaszerződés melléklete. Ebben az esetben figyelemmel kell lenni arra, hogy mivel a munkaköri leírás a munkaszerződés elválaszthatatlan része, így az ML-t csak akkor lehet módosítani, ha ahhoz mind a munkavállaló, mind a munkáltató hozzájárul.
A másik eset, amikor a munkaköri leírás nem része a munkaszerződésnek, azaz a munkaköri leírás a munkaszerződéstől elkülönülten kerül átadásra a munkavállaló részére, vagyis az ML a munkaszerződés fontos kiegészítő dokumentuma. Ez esetben a munkaköri leírás módosításakor nem szükséges a felek közös megegyezése, azt a munkáltató akár egyoldalúan is megteheti, de csak akkor, ha ez az egyoldalú módosítás a munkakör jellegét alapvetően nem változtatja meg.
Mit tartalmaz a munkaköri leírás (ML)?
Mit kell tartalmaznia a munkaköri leírásnak? Elsősorban a következőket:
- a munkahely és a munkavállaló adatait
- a munka betöltéséhez szükséges szakképesítési követelményeket
- a munkakör megnevezését
- a munka helyszínét
- a foglalkoztatás jellegét
- a beosztás megnevezését, a munkaidőt és a munkarendet
- a munkavállaló felettesének (vagy annak pozíciójának) megnevezését
- a jelentési kötelezettséget és „útvonalat”
- a munkavállaló helyettesének (vagy annak pozíciójának) megnevezését
- a munkavállaló adott munkakörhöz tartozó feladatait
- a munkavállaló jogait, kötelezettségeit, és felelősségi körét
- a teljesítményértékelés módját
- a munkakörülményeket
- a hatálybalépés dátumát
A hazai és a nemzetközi gyakorlat szerint az ML nem tartalmazza feltétlenül a fizetést és a bónuszokat. Napjainkban nem népszerű olyan hosszú munkaköri leírást készíteni, amelyik a végletekig részletezi a munkavállaló feladatait és kötelezettségeit. Ezzel ugyanis rugalmatlanná válhat egy munkakör. Az ML lényege egyértelműen a munkakör megnevezése, valamint az, hogy a dolgozó csak olyan munkafolyamatokért feleljen, amelyek az adott munkakör tevékenységébe illeszthetőek.
A munkaköri leírás „szíve”
Érdemes megjegyezni, hogy a munkaköri leírás hivatkozási alap lehet peres esetekben. Ezért a munkáltató számára fontos lehet, hogy az ML minél részletesebb legyen, hiszen az egy munkavállaló elbocsátása esetén segíthet abban, hogy bizonyítsa: a dolgozó tudta, mire vállalkozott.
A munkaköri leírásnak igen fontos része, amolyan „szíve” a munkakör ellátásával kapcsolatos feladatok részletes felsorolása. Az ML-ben a munkaadók számára javasolt minden ellátandó feladatot részletezni. Ennek oka, hogy csak azok a feladatok kérhetők számon a munkavállalón, amelyeket ő ismert, és ezek ismeretében írta alá a munkaköri leírást, vállalva ezáltal az abban foglalt feladatok ellátását. A jó, színvonalas ML biztonságot ad a munkavállaló számára is, hiszen hivatalosan csak azokat a feladatokat kell elvégeznie, amelyeket a munkaköri leírás is tartalmaz
Ugyancsak érdemes felhívni a figyelmet arra, hogy a munkaköri leírás a hatályba lépéssel fejeződik be. Ha a munkavállaló korábban egy másik munkaköri leírással rendelkezett, akkor ki kell térni arra, hogy a korábbi ML hatályát veszti. A munkaköri leírást a felek aláírják, és az a munkaszerződéssel együtt – vagy ha nem része a munkaszerződésnek, akkor annak egy eredeti példánya – a munkavállaló részére átadásra kerül.
És ha nincs munkaköri leírás?
Miért van szükség az ML-re? Munkaköri leírás nélkül rövid időn belül eluralkodik a káosz bármely szervezet, cég életében. Ugyanis pontosan körülírt munkakörök, világosan leosztott feladatok, mindenki számára egyértelműen meghatározott felelősség nélkül nem fogják tudni az alkalmazottak, mi a feladatuk, és egy idő után a vezetők sem lesznek tisztában azzal, hogy kire milyen feladatot bíztak.
Ezek egyenes következményeként a vezetők és a dolgozók elégedetlenek lesznek, egyre gyakrabban fordulnak elő konfliktusok. Ráadásul a dolgozók motiválatlanok lesznek, és hatékonyságromlásra lehet számítani. A tapasztalatok szerint ezeknek és a hasonló problémáknak mindegyike kiküszöbölhető a megfelelően elkészített munkaköri leírással.
Sok cég ML nélkül tevékenykedik; a feladatokat szóban osztják ki a vezetők, a munkatársak közül pedig sokszor az végzi el az adott feladatot, akinek éppen van egy kis szabad ideje és kapacitása. Ez a fajta „működés” előbb-utóbb megbosszulja magát, hiszen nem alakulnak ki állandó munkakörök, és egy idő után követhetetlenné válnak a feladatkiosztások is.
Milyen a jó ML?
Ugyanakkor, hogy valóban növelni lehessen a működési hatékonyságot a vállalaton belül, olyan munkaköri leírások szükségesek, amelyek ténylegesen az adott munkakörök jellegzetességeire és feladataira koncentrálnak, nem pedig egy valahonnan lemásolt sablonra.
Tudnivaló, hogy a feladatok felsorolása a legfőbb és leghosszabb része a munkaköri leírásnak: mit is kell csinálnia a munkavállalónak, mit vár el tőle a munkáltató. Ha az ML túlságosan rövid vagy nagyon általános feladatokat tartalmaz, a munkavállalónak érdemes rákérdeznie még a próbaidő alatt, hogy mi tartozik még a munkaköréhez, nehogy emiatt félreértés legyen ő és a munkáltató között.
Gyakori kérdés a munkavállalók részéről, hogy van-e joga a munkáltatónak a munkaköri leírás megváltoztatása nélkül olyan feladatok elvégzésére utasítani, amelyek egyértelműen nem tartoznak az ML keretei közé. A válasz a hazai munkajogban keresendő: a munkáltatónak joga van ideiglenesen a munkaszerződéstől eltérően, más munkakörben foglalkoztatni a dolgozót, de ennek természetesen vannak határai. Egy naptári évben ez összesen a negyvennégy – beosztás szerinti – munkanapot vagy háromszázötvenkét órát nem haladhatja meg, év közben kezdett jogviszonynál pedig időarányosan kell ezt csökkenteni. Továbbá fontos elvárás, hogy a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás várható tartamáról a munkavállalót előzetesen tájékoztatni kell.
Milyen a jó munkaköri leírás? Többek között:
- egyértelművé teszi a dolgozók számára, hogy mit vár tőlük a munkáltatójuk
- pontosan meghatározza, hogy mely feladatok tartoznak az adott munkakörhöz
- egyértelmű, világos elvárásokat fogalmaz meg a dolgozók felé
- azt eredményezi, hogy minden munkafolyamatnak meglesz a saját felelőse
- biztosítja az egyes munkafolyamatok elvégzéséhez szükséges feltételeket
- segítségével lehetővé válik az egyes munkakörök kontrollja
- megoldást ad arra, hogy abban az esetben, ha helyettesítés válik szükségessé, az egyes munkakörökben dolgozók tudják, hogy ki kit helyettesíthet, ismerjék a helyettesítendő munkakörök feladatait
- összehangolja az egyes munkaköröket
- egyértelmű, kellően konkrét, miközben elegendő teret ad a felmerülő problémák megoldására
Álláskeresés, toborzás, ML
A munkaköri leírások a toborzási folyamat fontos eszközei, ugyanis tájékoztatást nyújtanak a potenciális jelöltek számára az adott munkakörrel kapcsolatos feladatokról, felelősségekről és elvárásokról. A részletes ML megismerése kulcsszerepet játszik egy új állásra való jelentkezés, illetve az állás betöltése során is.
Az ML tehát álláshirdetés esetében az első információforrás, amely alapján az álláskereső tájékozódhat. A munkaköri leírás alapján eldöntheti, hogy érdeklődik-e a pozíció iránt. Az álláshirdetésekben lévő munkaköri leírás sokszor csak vázlatos adatokat tartalmaz, a konkrétumok az állásinterjún derülnek ki. Bővebb munkaköri leírást is az állásinterjún kap a potenciális munkavállaló, ahol lehetősége van belekérdezni a részletekbe, kifejteni az állás betöltéséhez szükséges kompetenciáit stb.
A munkáltatóknak biztosítaniuk kell, hogy munkaköri leírásaik pontosak, átfogóak és naprakészek legyenek, hogy vonzzák a képzett jelölteket, és biztosítsák a tisztességes és átlátható felvételi folyamatot. Az ML egyben kommunikációs eszköz is, amely a toborzási, majd a felvételi folyamatban egyértelművé teszi többek között a feladatokat és az elvárásokat, s emellett kérdéseket és válaszokat generálhat.
Azok az anyagiak…
De ne feledkezzünk meg az ML kapcsán az anyagiakról sem. A világ legnagyobb álláskereső oldalának, az Indeed-nek a felmérése arról tájékoztat, hogy az elhelyezkedni szándékozók egynegyedének véleménye szerint a munkaköri leírások legfontosabb része az anyagi kompenzációk ismertetése. Az Indeed egy másik felmérése szerint az álláskeresők 83 százalékának döntésében – elfogadja-e vagy nem az állásajánlatot – nagy és fontos szerepet játszanak a céges fizetési és bónusz ajánlatok, lehetőségek. Ez utóbbiak közül az elvárási listán előkelő helyet foglal el a hosszú fizetett szabadság, a rugalmas munkaidő, az egészségbiztosítás, a munkahelyi étkezési lehetőségek (office snacks), a képzési és tréning költségek átvállalása, valamint a kutyabarát munkahely.
Az ML és az üzleti világ
Az Indeed felmérések azt bizonyítják, hogy az „ML-éremnek” is két oldala van. Az itt leírtak elsősorban az egyik oldalra összpontosítottak, vagyis arra, hogy az alaposan kidolgozott munkaköri leírásoknak számos előnye van az üzleti világban. Többek között az, hogy segítenek a vállalatoknak megtalálni a megfelelő embereket a megfelelő pozíciókra. De az sem mellékes, hogy a munkaköri leírások hozzájárulnak a hatékony teljesítményértékeléshez. Így az alkalmazottak pontosan tudják, milyen elvárásoknak kell megfelelniük, és hogyan mérhetik meg saját teljesítményüket.
Dr. Gonda György, CMC
vezetési tanácsadó
Certified Management Consultant
